Электронный документооборот DIRECTUM

Внешний электронный документооборот: когда стоит задуматься?

Контрагентов уже больше ста, а документов с каждым из них — тысячи.

Взаимные сверки — ваш привычный бизнес-процесс.

Бумажные архивы занимают отдельные комнаты.

Суммы за пересылку документов — отдельная строка бюджета.

Знакомая ситуация? Значит, вам пора переходить на межкорпоративный электронный обмен документами со своими контрагентами.

К легкому безбумажному взаимодействию уже всё готово. Вам не придется тратить бюджеты и время на дополнительные модификации. Сразу после установки компонентов бизнес-решения вы можете приступить к внешнему электронному документообороту и ощутить эффект:

• Все документы хранятся в едином архиве — полностью исключаются потери.
• Сокращаются сроки подписания документов — подписывать формализованные и неформализованные документы можно даже с мобильного откуда и когда угодно.
• Скорость электронного обмена документами с контрагентами сокращаются с 2-3 недель до нескольких минут благодаря готовой интеграции с сервисами ЭДО.
• Стоимость пересылки документов сокращается в 50 раз.
• Увеличивается оборачиваемость денежных средств за счет быстрого подписания документов.

Внутренний и внешний документооборот в едином процессе

Исходящие договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы формируются в системе электронного документооборота (СЭД). Первичные формализованные документы о передаче товаров или результатов работ, заносятся в СЭД из учетной системы. Бумажные документы — путем сканирования. Таким образом, сотрудники получают доступ к единому хранилищу документов компании.

Отправка документов контрагентам через сервис ЭДО встроена в стандартный процесс внутреннего согласования и не зависит от вида или формата документов. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена документами и ставится на контроль, а при получении ответа — снимается с контроля, система уведомляет об этом ответственного. При обмене через сервис ЭДО соответствие файлов требованиям регулятора проверяется автоматически.

Входящие документы автоматически поступают из сервиса обмена в систему электронного документооборота (СЭД), причем потоки распределяются по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами.

Прямо в системе пользователь может отправлять или принимать приглашения на электронный обмен документами с контрагентами, подписывать документы и отказывать в подписании. Таким образом ему не нужно переключаться между интерфейсами СЭД и сервиса обмена. Это экономит его время и снижает вероятность ошибок.

Контрагенты используют разные сервисы ЭДО? Не проблема!

Система электронного документооборота выступает единой точкой обмена, собирая и обрабатывая документы из учетных систем и сервисов. Это происходит абсолютно прозрачно для пользователя СЭД.

Коннекторы к сервисам обмена с контрагентами (Synerdocs, Диадок. СБИС, СФЕРА Курьер) позволяют работать только в интерфейсе системы электронного документооборота, исключая необходимость переключаться между окнами сервисов.

Даже если ваши контрагенты подключены к разным операторам электронного обмена документами, вам достаточно подключиться только к одному-двум сервисам обмена. Обмен с другими сервисами настраивается через роуминг — технологию, позволяющую отправлять электронные документы практически любому распространенному сервису ЭДО через своего оператора.

Храните и предоставляйте информацию с учетом требований закона

Решение «Финансовый архив» обеспечивает централизованное и надежное хранение договоров и учетных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т. д.), как электронных, так и бумажных.

Юридическую значимость электронным документам всех форматов гарантирует усиленная квалифицированная электронная подпись (по закону равнозначна собственноручной). Подписанные бумажные документы хранятся в виде сканов.

Готовиться к налоговым и аудиторским проверкам можно без лишних усилий. В системе легко найти и выгрузить сразу комплект документов по сделке. При этом документы выгружаются сразу в том формате, в котором нужно представлять их в контролирующие органы. Вместе с документами выгружаются и электронные подписи, и служебные документы.

Архив прост в управлении — гибко распределяйте права доступа, выделяйте версии, настраивайте жизненный цикл документов и отслеживайте историю работы с ними. После истечения заданных сроков хранения документы автоматически перемещаются из оперативного в архивное хранилище, тем самым поддерживается высокая скорость работы системы.

Решения компании DIRECTUM поддерживают форматы, утвержденные ФНС России.

Используйте готовый набор инструментов для внешнего документооборота

Взаимодополняющие бизнес-решения позволят настроить электронный обмен документами под ваши персональные требования:

• Делопроизводство.
• Управление договорами.
• Финансовый архив.
• Долговременный архив.
• Управление документами..

Закажите презентацию