Управление бизнес-процессами
- Система Business Studio
- Постановка целей
- Проектирование бизнес-процессов
- Проектирование оргструктуры
- Имитационное моделирование и ФСА
- Разработка ТЗ на внедрение ИС
- Регламентирующая документация
- Обеспечение сотрудников базой знаний
- Контроль показателей и достижения целей
- Эффекты от использования
- RPA-Платформа ElectroNeek
Система Business Studio
Система бизнес-моделирования Business Studio разработана специально для максимально легкого создания бизнес-архитектуры. Помимо этого, она обеспечивает решение смежных задач, необходимых для обеспечения непрерывного развития компании. Возможности Business Studio можно наглядно продемонстрировать с помощью диаграммы, показывающей цикл совершенствования компании:
Применение Business Studio
Система Business Studio успешно применяется в таких проектах как:
| Ключевые пользователи
|
-
Постановка целей
Цели, которые ставит перед компанией собственник, являются отправной точкой для формирования дерева целей компании. Дерево целей дает наглядное представление, за счет чего будет достигнута наивысшая цель, и является отображением стратегии компании.
Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают руководители и сотрудники компании. Описывая стратегию в упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления стратегии компании в удобном виде является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном.
Сбалансированная система показателей — это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных целей и показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые.
Business Studio позволяет компаниям провести формализацию стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и целевая дата его достижения, а также план движения к целевому значению в разбивке по выбранному периоду измерения. Можно назначить сотрудников, которые будут иметь право на контроль значений конкретного показателя, а также определить лицо, ответственное за внесение значений.
Проектирование бизнес-процессов
Имея формализованные цели, можно приступить к проектированию бизнес-процессов компании, то есть определить ту деятельность, которую сотрудники компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.
BUSINESS STUDIO позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования:
• IDEFO
• Процедура (Cross Functional Flowchart)
• BPMN 2.0
• Процесс (Basic Flowchart)
• EPC (Event Driven Process Chain)
Нотацию IDEFO целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процедура, BPMN, Процесс и ЕРС — для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. BUSINESS STUDIO позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.
Согласно принципам процессного подхода для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.
Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей результативности (KPI). В качестве KPI можно использовать показатели из сбалансированной системы показателей или создать новые.
Правила выполнения бизнес-процессов автоматически фиксируются в документе «Регламент бизнес-процесса».
Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. BUSINESS STUDIO позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме.
Место подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документе «Положение о подразделении». Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции.
Сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении — наиболее часто возникающий перед бизнес-аналитиком вопрос. На основе информации о занятости сотрудника в бизнес-процессах BUSINESS STUDIO рассчитывает рекомендуемое количество специалистов.
• оценить средние значения и разброс ключевых параметров процесса;
• найти самые затратные или самые длительные процессы;
• найти «бутылочные горлышки» — перегруженные ресурсы, к которым постоянно выстраивается очередь операций, в результате чего они задерживают выполнение всех процессов;
• получить рекомендацию о необходимом количестве ресурсов;
• найти ресурсы с низкой загрузкой;
• проанализировать производство и потребление материальных ресурсов.
Если полученные значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, можно провести анализ «Что, если?». Для этого необходимо перепроектировать бизнес-процессы или добавить ресурсы и снова провести имитацию. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес- аналитику остается только выбрать версию бизнес-процесса с наилучшими показателями.
Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) — обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. BUSINESS STUDIO позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный признак.
Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе «Техническое задание на создание информационной системы». Оно включает в себя следующие разделы:
1. Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемые в них функции ИС
2. Перечень необходимой функциональности ИС
3. Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС
4. Перечень необходимых отчетов, которые должны формироваться в ИС.
Техническое задание, при необходимости, дополняется другими разделами и передается ИТ-службе.
Формирование регламентирующей документации
1. Оперативно обновлять базу знаний компании, содержащую всю необходимую для работы сотрудников регламентирующую документацию и отчеты.
2. Сотрудникам комфортно работать с необходимой им информацией.
BUSINESS STUDIO PORTAL — это интернет-портал, позволяющий сотрудникам обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства. Для работы с порталом сотрудники проходят авторизацию и имеют доступ только к разрешенным документам.
После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу. На ней собраны все необходимые ссылки для быстрого перехода к нужной информации и документам: Описание должности, Должностная инструкция, Описание подразделения сотрудника и другие. Набор ссылок на персональной странице можно настраивать под нужды компании, также и каждый сотрудник может формировать свой собственный раздел «Избранное».
В разделе «Бизнес-модель компании» сотрудники могут работать с документами и отчетами, размещенными на портале. Для удобного перемещения между документами поддерживаются гиперссылки, причем сотрудник видит только те из них, по которым имеет право перейти.
1. Открыть и сохранить на диске в форматах Microsoft Word (DOCX) или Portable Document Format (PDF).
2. Вложить ссылку на документ или отчет на портале в письмо и отправить другому сотруднику.
3. Поместить в свой раздел «Избранное» на персональной странице.
4. Распечатать.
Одновременно с предоставлением нужной информации портал собирает статистику посещения страниц, а также дает возможность сотрудникам поставить оценку полезности того или иного документа. Это позволяет бизнес-аналитикам анализировать посещаемость портала и качество размещенной на нем информации.
Портал позволяет задавать в условиях поиска:
• место расположения поискового запроса;
• тип совпадения поискового запроса;
• справочники, в которых будет осуществляться поиск.
В результатах поиска портал выдает пользователю только доступную ему по правам информацию.
Другими способами предоставления сотрудникам регламентов и отчетов являются:
• Формирование пакета документов в формате Microsoft Word, например, для печати и ознакомления сотрудников под роспись.
• Формирование HTML-публикации — пакета регламентирующих документов в формате HTML. HTML-публи-кация поддерживает гиперссылки между документами и позволяет осуществлять полнотекстовый поискв документах. HTML-публикацию можно разместить в интернете или внутри компании, а также передать заинтересованным лицам в виде файлов.
Таким образом, при внесении изменений в бизнес-архитекту-ру, BUSINESS STUDIO предоставляет широкий спектр возможностей для обновления базы знаний компании. В результате работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.
Регулярный контроль показателей и достижения целей позволяет компании понять, какова эффективность ее бизнес-процессов и в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии. Для этого необходимо обеспечить:
1. Регулярный сбор значений показателей.
2. Возможность удобного контроля показателей и достижения целей.
BUSINESS STUDIO обеспечивает своевременный сбор значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников следующими способами:
• BUSINESS STUDIO PORTAL Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных BUSINESS STUDIO через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.
• Файлы Microsoft Excel Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, а затем загружает заполненные отчеты в свою базу данных. Кроме того, есть возможность загружать и отчеты в формате Microsoft Excel, созданные внешней информационной системой.
Контроль показателей осуществляется с помощью BUSINESS STUDIO PORTAL. На портале ответственные лица наглядно видят текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ. Руководителю демонстрируется тренд показателя — рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.
Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в Портале можно посмотреть динамику изменений показателей. Графики покажут состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде, или требуется принять предупредительные меры.
Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения цели рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Также можно осуществлять контроль достижения сразу всех целей с помощью стратегической карты.
Для руководителей
BUSINESS STUDIO позволяет создать эффективную компанию, работающую как часы. Все элементы бизнес-архитектуры, спроектированной с помощью BUSINESS STUDIO, логически увязаны друг с другом: от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей.
Ускорить достижение стратегических целей
Повысить прозрачность компании
Снизить затраты и время выполнения бизнес-процессов
Сохранить в компании знания о правилах выполнения бизнес-процессов при потере ключевых сотрудников
Минимизировать время обучения нового персонала
Разгрузить руководителей от «текучки» и предоставить им возможность заниматься стратегическими задачами
Снизить трудоемкость работ по проектированию и совершенствованию бизнес-архитектуры в 2-3 раза
Для консультантов по управлению
BUSINESS STUDIO позволяет ускорить и повысить качество выполнения всех этапов проекта по описанию и реинжинирингу деятельности организации:
Моделирование бизнес-процессов
Формирование регламентирующих документов
Уточнение требований
Переформирование документов
Консалтинговые компании могут увеличить ценность своего предложения, передавая заказчику модель в формате BUSINESS STUDIO для дальнейшего самостоятельного обновления. При выполнении большого количества проектов и значительном штате сотрудников, в BUSINESS STUDIO можно создать базу референтных моделей бизнес-процессов, что позволит существенно сократить сроки аналогичных проектов.
Для ИТ-специалистов
Специалистам, занимающимся внедрением информационных систем, BUSINESS STUDIO позволяет.
• Описать автоматизируемые бизнес-процессы.
• Сформировать техническое задание на создание и внедрение информационной системы:
• Сформировать инструкции для пользователей или включить описание работы с информационной системой в должностные инструкции.
Таким образом, снижается трудоемкость разработки технического задания и инструкций пользователей.
Для специалистов по качеству
Разработка и внедрение системы менеджмента качества (СМК) предполагает формирование пакета нормативной документации, соответствующей требованиям стандартов ISO 9000, использование данной документации в повседневной деятельности сотрудников организации, а также ее непрерывную актуализацию.
Применение BUSINESS STUDIO как единой информационной базы позволяет значительно сократить временные и трудовые затраты по созданию системы менеджмента качества, позволяя:
• описать цели и политику в области качества организации;
• выделить и описать бизнес-процессы и процедуры;
• создать регламентирующие документы, описывающие деятельность должностных лиц и подразделений (должностные инструкции, положения о подразделениях) в рамках СМК;
• проводить анализ несоответствий требованиям качества, выявленных при аудите СМК либо обнаруженных на любой стадии жизненного цикла продукта или услуги;
• контролировать состояние процессов при помощи контрольных карт;
• разрабатывать по результатам анализа корректирующие и предупреждающие мероприятия и контролировать их выполнение;
• поддерживать всю нормативную документацию СМК в актуальном состоянии за счет внесения необходимых изменений в BUSINESS STUDIO и переформирования необходимых документов;
• организовать оперативный доступ должностных лиц организации ко всему пакету документации СМК и устранить длительный поиск информации в бумажных документах за счет использования BUSINESS STUDIO PORTAL или HTML-публикации.
обратный звонок
Новости
Система организует удобное информационное пространство для всех участников процесса...
Готовый документ в 2 секунды и без ошибок - результат, с которым RPA-бот создаст и ...
Проведено обучение сотрудников КНИТУ-КАИ по курсу "Проектирование бизнес-архитектуры...
Системность работ по совершенствованию процессов в ВУЗе в том числе позволяет...
Два разработанных модуля в новой версии системы - Управление жизненным циклом ...
материалы