Десятилетний опыт использования «DIRECTUM Финансовый архив» в ООО «СафПласт»: сокращение трудозатрат на подготовку к налоговым проверкам
Завод «СафПласт» — ведущий производитель прозрачных полимерных листов, а также научно-производственный центр разработки инновационных решений в полимерной отрасли. С 2010г. СафПласт использует систему управления документооборотом DIRECTUM, в 2012г. в компании начали использовать решение «DIRECTUM Финансовый архив» - для сокращения трудозатрат при подготовке к налоговым проверкам. До использования бизнес-решения обработка запросов из ИФНС выглядела следующим образом: сначала в учетной системе формировался отчет, содержащий реквизиты запрошенных бухгалтерских документов, затем начинался ручной поиск документов и снятие копий.
С использованием «DIRECTUM Финансовый архив» в СафПласт сканирование подписанных документов стали выполнять сразу при их получении, скан-копии размещать в DIRECTUM, связывать с записью о хозяйственной операции в 1С, и сотрудник бухгалтерии получил возможность напрямую из учетной системы открыть копию документа. При получении запроса из налоговой бухгалтер в несколько кликов настраивает выборку по контрагенту за период, выгружает для отправки в ИФНС скан-копии запрошенных документов и, если требуется, распечатывает необходимые копии.
«Затраты времени на подготовку к налоговым проверкам снизились в разы» – так оценил эффект использования «DIRECTUM Финансовый архив» Рафкат Фаритович Асадуллин, начальник ИТ-отдела завода СафПласт. Сейчас в финансовом архиве предприятия размещено примерно 40 тысяч документов. Планы по развитию использования решения включают более глубокую интеграцию DIRECTUM с сервисом Diаdoc.
Вариантом развития использования «DIRECTUM Финансовый архив» может стать внедрение инструмента интеллектуальной обработки финансовых документов - DIRECTUM Ario, который выполняет оптическое распознавание документов, их последующую классификацию и извлечение фактов. Сканирование и размещение документов в архиве выполняется за секунды, а исполнитель освобождается от значительного количества рутинных операций.