Электронный документооборот DIRECTUM

СЭД DIRECTUM. Командировки и авансовые отчеты

DIRECTUM представляет комплексное решение «Командировки и авансовые отчеты».

На первом этапе решение позволяет оформлять и согласовывать командировки в фоновом режиме, без необходимости личного присутствия.

На втором – автоматизирует заполнение отчетов по авансовым расходам, занесение подтверждающих документов в систему и выгрузку комплекта документов для передачи в контролирующие органы.

Решение поддерживается в десктоп- и веб-клиенте.

Внедрение сливает два этапа воедино:

Формирование и согласование отчетов можно встроить в любой бизнес-процесс с предусмотренными авансовыми выплатами. Работа с авансовым отчетом может быть полностью переведена в электронный вид.

Заявка на командировку

Командированный сотрудник создает в системе заявку на командировку: отправляет задачу по типовому маршруту «Оформление командировки» и заполняет запись справочника:

Указывает цель, длительность поездки и предположительную сумму расходов. Здесь же он может запросить покупку билетов до места назначения и обратно, указать марку и номер автомобиля, если поездка планируется на личном транспорте.

Заполненная карточка командировки автоматически вкладывается в заявку. Можно вложить в нее сопутствующие документы, например, путевой лист.

После этого заявка направляется на согласование с руководителем отдела и бухгалтером.

Согласование командировки и формирование приказа

Руководитель и бухгалтер проверяют условия заявки, оценивают сумму расходов и, если нет замечаний, согласовывают ее.

В результате формируется приказ. Данные в него подставляются из карточки командировки. Руководитель подписывает приказ электронной подписью. Подписание проходит в полном соответствии с законодательством.

Далее формируется несколько подзадач:

• делопроизводителю организации – на регистрацию приказа;
• бухгалтеру по командировочным выплатам – на авансовые перечисления;
• сотруднику административной службы – на покупку билетов, если требуется.

Сотрудник, оформивший заявку, получает уведомления о переводе денежных средств и покупке билетов, читает приказ по командировке и выполняет задание на ознакомление.

Оформление авансового отчета

Сразу после подписания приказа по командировке в системе формируется авансовый отчет и приходит задание на его заполнение.

После возвращения из поездки сотрудник в задании видит практически готовый к отправке на согласование отчет:

• часть полей заполняется данными из справочника «Командировки»;
• отправленные на e-mail документы занесены в систему и открываются по кнопке «Связанные документы» на ленте;
• данные из чеков с QR-кодом, авиа- и железнодорожных билетов проанализированы сервисами интеллектуального распознавания Ario и перенесены в табличную часть отчета;
• рассчитаны авансовые расходы и остаток суммы.

Человеческий фактор перестает быть причиной продолжительных доработок и согласований.

При необходимости уже заполненные данные в отчете можно дополнить (загрузить в систему оставшиеся подтверждающие документы, уточнить описания расходов).

Формирование документа занимает меньше минуты. Заполненное задание и отчет отправляется на согласование по регламентированному в организации маршруту. Авансовый отчет закрывается, когда командируемый передает в бухгалтерию бумажные оригиналы подтверждающих документов.

Оформление командировки и авансового занимает считанные минуты.

Выгрузка комплектов документов

Все документы, связанные с авансовыми расходами, хранятся в системе. Чтобы предоставить их для проверки, достаточно запустить сценарий «Выгрузка авансовых отчетов» и в открывшемся окне задать нужные параметры:

Комплекты документов формируются с учетом требований законодательства и надзорных органов.

Двойной удар по рутине

В результате внедрения решения:

• сокращаются трудозатраты на оформление командировок, авансовых отчетов и сопутствующих документов;
• снижается трудоемкость кропотливых операций по расчетам и заполнению отчета по авансовым расходам;
• сохраняется прозрачность бизнес-процессов на всех этапах;
• компания значительно экономит на печати бумажных документов.

Закажите презентацию