Электронный документооборот DIRECTUM

Канцелярия  

Модуль «Канцелярия» облегчает выполнение операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:

• единую регистрацию всей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК);
• регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла: рассмотрение руководством, согласование, исполнение;
• контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
• быстрый поиск документов, получение стандартных форм и журналов, статистических отчетов по документообороту организации;
• маркировка документов штрих-кодами.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения – ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел содержится в специальном справочнике системы. При подготовке документов для передачи в архив по каждому делу можно распечатать обложку, а также опись его документов, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения.

Регистрация документов

Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки, которые содержат все первичные данные, а также необходимую информацию о состоянии бумажного документа (местонахождение, состояние исполнения и т. д.). Прямо к РКК можно прикрепить скан-образ бумажного документа.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями. Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных документов системы между собой. Для исходящих документов по данным РКК можно сформировать список рассылки по организациям, а также распечатать конверт.

Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения и вынесения резолюции, на основании которой документ ставится на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков. При этом работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Например, секретарь или сам руководитель может быстро сформировать поручения по документу прямо из РКК.

Формирование поручений путем отправки задач позволяет значительно повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и максимально полно использовать возможности автоматизации:

• фиксация переписки по исполнению поручений;
• отправка на доработку;
• гибкая настройка маршрутизации и т. д. 

Работа с документами в электронном виде экономит время исполнителей и предотвращает случайную потерю оригиналов.

Поиск и анализ информации

Возможности системы позволяют осуществлять поиск документов по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.

Также в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: «Просроченные поручения», «Документы, подлежащие возврату» и т. д.

Веб-канцелярия

Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

Закажите презентацию