Роботизация создания и рассылки типовых писем с помощью RPA-бота ElectroNeek

С помощью технологии RPA (Robotic Process Automation) компании автоматизируют выполнение рутинных повторяющихся задач. Это может быть перенос данных из одной системы в другую, выставление счетов, извлечение текста из документов и многое другое. При использовании RPA подобные задачи берут на себя программные роботы — приложения, обученные имитировать действия человека.
Мы разработали RPA-бот ElectroNeek для решения одной из самых востребованных на предприятиях задач – массовое создание и рассылка писем, любых информационных материалов.
Часто специалистам приходится вручную готовить коммерческие предложения, персональные приглашения или поздравления, информационные письма, что отнимает у них значительное количество времени, которое они могли бы с пользой потратить на более важные задачи или качественное обслуживание клиентов. Как следствие, рутина отнимает у персонала время, увеличивает сроки выполнения задач, операционные расходы и приводит к ошибкам при вводе информации вручную.
Созданный нашими специалистами RPA-бот имитирует действие человека в повторяющемся стандартном функционале при создании писем и других информационных материалов - при подготовке массовой рассылки контрагентам или потенциальным клиентам. Только приложение делает это в десятки раз быстрее и никогда не ошибается. RPA-бот работает без выходных, перерывов, не спит, не уходит в отпуск. Он на службе 24/7/365.
Пример того, как RPA-бот по созданию и рассылке писем автоматизирует процесс:
- Бот заходит в подготовленную пользователем папку и находит шаблон письма и файл с исходными данными (например: ФИО, должность, организация, e-mail контактного лица и т.д.).
- Бот формирует письмо по шаблону, внося всю информацию из файла с исходными данными, в формате Word.
- Бот выполняет проверку на корректность заполнения полей.
- Бот сохраняет письмо в виде PDF-файла в заданной пользователем папке и приступает к созданию следующего письма, работая со скоростью 1 письмо в 2 секунды.
- Бот приступает к отправке созданных писем: открывает почтовый ящик, заполняет поля электронного письма (Кому, Тема), вносит текст электронного письма и выполняет вложение электронного документа.
- Бот отправляет готовые электронные письма по заданному списку e-mail-адресов.
И это не предел возможностей для RPA-бота ElectroNeek. Уже готовятся доработки:
- Проверка грамотности составленных писем.
- Автоматический подсчет созданных электронных писем.
- Отправление писем с помощью системы юридически значимого документооборота Диадок.
- Сфера роботизации этого процесса может быть расширена до автоматической корректировки прайс-листов, реквизитов контрагентов в справочниках ERP-систем.
В итоге Вы получаете:
- Информация поступает клиентам и потенциальным покупателям в разы быстрее и в назначенное время.
- Специалисты будут уделять больше времени важным задачам.
- Отсутствие ошибок при ручном вводе данных.
- Оперативные изменения в связанных данных и системах.
- Повышение эффективности работы нескольких отделов.