Роботизация создания и рассылки типовых писем с помощью RPA-бота ElectroNeek

С помощью технологии RPA (Robotic Process Automation) компании автоматизируют выполнение рутинных повторяющихся задач. Это может быть перенос данных из одной системы в другую, выставление счетов, извлечение текста из документов и многое другое. При использовании RPA подобные задачи берут на себя программные роботы — приложения, обученные имитировать действия человека. 

Мы разработали RPA-бот ElectroNeek для решения одной из самых востребованных на предприятиях задач – массовое создание и рассылка писем, любых информационных материалов. 

Часто специалистам приходится вручную готовить коммерческие предложения, персональные приглашения или поздравления, информационные письма, что отнимает у них значительное количество времени, которое они могли бы с пользой потратить на более важные задачи или качественное обслуживание клиентов. Как следствие, рутина отнимает у персонала время, увеличивает сроки выполнения задач, операционные расходы и приводит к ошибкам при вводе информации вручную. 

Созданный нашими специалистами RPA-бот имитирует действие человека в повторяющемся стандартном функционале при создании писем и других информационных материалов - при подготовке массовой рассылки контрагентам или потенциальным клиентам. Только приложение делает это в десятки раз быстрее и никогда не ошибается. RPA-бот работает без выходных, перерывов, не спит, не уходит в отпуск. Он на службе 24/7/365. 

Пример того, как RPA-бот по созданию и рассылке писем автоматизирует процесс: 

• Бот заходит в подготовленную пользователем папку и находит шаблон письма и файл с исходными данными (например: ФИО, должность, организация, e-mail контактного лица и т.д.). 
• Бот формирует письмо по шаблону, внося всю информацию из файла с исходными данными, в формате Word. 
• Бот выполняет проверку на корректность заполнения полей. 
• Бот сохраняет письмо в виде PDF-файла в заданной пользователем папке и приступает к созданию следующего письма, работая со скоростью 1 письмо в 2 секунды.
• Бот приступает к отправке созданных писем: открывает почтовый ящик, заполняет поля электронного письма (Кому, Тема), вносит текст электронного письма и выполняет вложение электронного документа. 
• Бот отправляет готовые электронные письма по заданному списку e-mail-адресов. 

 

И это не предел возможностей для RPA-бота ElectroNeek. Уже готовятся доработки: 

• Проверка грамотности составленных писем. 
• Автоматический подсчет созданных электронных писем. 
• Отправление писем с помощью системы юридически значимого документооборота Диадок.
• Сфера роботизации этого процесса может быть расширена до автоматической корректировки прайс-листов, реквизитов контрагентов в справочниках ERP-систем. 

В итоге Вы получаете: 

• Информация поступает клиентам и потенциальным покупателям в разы быстрее и в назначенное время. 
• Специалисты будут уделять больше времени важным задачам. 
• Отсутствие ошибок при ручном вводе данных. 
• Оперативные изменения в связанных данных и системах. 
• Повышение эффективности работы нескольких отделов.