Электронный документооборот DIRECTUM

Управление электронными документами
Управление электронными документами

Управление электронными документами


Развитие  любой организации неотрывно связано с увеличением количества документов и сложности работы с ними. Модуль «Управление электронными документами» позволяет повысить эффективность бизнеса, обеспечивая полный комплекс работ с документами. 

Создание документа

Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, LibreOffice, Apache OpenOffice, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для быстрого создания однотипных документов используется несколько инструментов.

Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т. п. Поля, заполненные в его карточке, автоматически подставляются в тект.

DIRECTUM. Создание электронного документа. Шаг 1. Основные параметры.

Шаг 1. Основные параметры.

С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста (так называемые макроподстановки), которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями. Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров (например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.

DIRECTUM. Создание электронного документа. Шаг 2. Специфические параметры

Шаг 2. Специфические параметры.

Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса (например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование).

DIRECTUM. Создание электронного документа. Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение

Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение.

При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок. При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. После создания документа с помощью мастера можно автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания.

DIRECTUM. Создание электронного документа. Шаг 4. Результат работы мастера действий

Шаг 4. Результат работы мастера действий.

Обеспечение конфиденциальности информации

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается:

  • контролем и настройкой прав доступа на любой объект системы;
  • шифрованием, на основе сертификата электронной подписи пользователя или установленного пароля;
  • ведение истории всех действий пользователей с документами: просмотр, изменение, экспорт копии и пр.
  • Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

    DIRECTUM. Защита информации от несанкционированного доступа


    Версионность документа

    Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа и избежать работы с устаревшей информацией.

    Поддержание жизненного цикла и версионности

    Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Кроме того, версия может быть скрытой, т. е. доступной только для пользователей с полными правами на документ. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится на согласовании и не должна быть доступной для всех.

    Сохраняйте версии в подходящем формате: TXT, DOC, PDF и др. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую (подписанную вручную и сканированную) загрузить в формате PDF.

    Электронная подпись

    ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.

    В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов DIRECTUM, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Токены сертифицированы ФСТЭК, поэтому ЭП, установленная на документ с их помощью, считается квалифицированной.

    Система DIRECTUM поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет:

    • подтвердить время формирования ЭП — не позднее времени формирования штампа времени;
    • подтвердить действительность сертификата ЭП на момент подписания, если на момент формирования штампа времени он не был отозван.

    Электронный документооборот DIRECTUM. Использование электронной подписи.

    Также для повышения надежности работы с ЭП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, например, КриптоПро и ViPNet.

    Связанные документы

    Документы системы DIRECTUM могут быть связаны между собой. Например, можно связать договор и приложения, существующие в рамках договора. Это позволяет быстро обращаться к документам по одной тематике.

    Электронный документооборот DIRECTUM. Поиск связанных документов

    Связь между документами устанавливается в обе стороны. Пользователь может видеть в дереве связанных документов только те документы, на которые у него есть права.

    Жизненный цикл документа

    Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться как вручную, так и автоматически.

    DIRECTUM. Жизненный цикл документа

    Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены.

    DIRECTUM. Стадии жизненного цикла документа

    Ведение истории работы

    История работы с документом оказывает большую помощь в случае непредусмотренного изменения текста или карточки документа. Функция ведения истории является обязательной для систем электронного документооборота

    В DIRECTUM протоколируется работа всех пользователей. В историю записываются операции просмотра, изменения, создания, экспорта и импорта документов, назначения прав на доступ к ним и т. д.

    Помимо документов, история работы также ведется для папок, задач, заданий, уведомлений и записей справочников.

    DIRECTUM. Управление документами. история работы с документом

    Поиск по штрих-коду

    Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации. За счет маркировки бумажных документов уникальным штрихкодом и использования сканера штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно.

    При сканировании штрих-кода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.

    DIRECTUM. Использование штрих-кода


    DIRECTUM. Обучающее видеоКак это работает? (Обучающее видео)
    Закажите презентацию