Электронный документооборот

Управление электронными документами
Управление электронными документами
Управление электронными документами

Развитие  любой организации неотрывно связано с увеличением количества документов и сложности работы с ними. Модуль «Управление электронными документами» позволяет повысить эффективность бизнеса, обеспечивая полный комплекс работ с документами. 

Создание документа

При создании документа средствами системы часто используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки» и т.п. При этом в текст документа можно автоматически переносить уникальные реквизиты, указанные в карточке документа.

Конструктор документов позволяет создавать типовые документы на основе уже подготовленных макетов. Макеты предусматривают заполнение пользователем отдельных фрагментов или изменение разделов документов в зависимости от изначально-введенного значения (например, определенные пункты договора могут менять формулировку исходя из его суммы или типа договора). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью Мастеров действий.

Обеспечение конфиденциальности информации
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается:
– контролем и настройкой прав доступа на любой объект системы;
– шифрованием, на основе сертификата электронной подписи пользователя или установленного пароля;
– ведение истории всех действий пользователей с документами: просмотр, изменение, экспорт копии и пр.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.



Версионность документа
Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа и избежать работы с устаревшей информацией.

Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Кроме того, версия может быть скрытой, т.е. доступной только для пользователей с полными правами на документ. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится на согласовании и не должна быть доступной для всех.

Электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) гарантирует авторство и неизменность электронного документа после его подписания. Система поддерживает два вида ЭП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним. Утверждающая – может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Также для повышения надежности работы с ЭП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, в том числе ФАПСИ. Интеграция возможна благодаря реализации ЭП с использованием Microsoft CryptoAPI.

Для безопасной и удобной работы с ЭП предусмотрено использование внешних носителей, в том числе переносных ключей eToken или Rutoken. Носители являются удобным средством, которое обеспечивает пользователю возможность свободно перемещаться между рабочими местами, не прибегая к процедуре экспорта-импорта закрытых ключей.

Связанные документы
Документы системы DIRECTUM могут быть связаны между собой. Например, можно связать договор и приложения, существующие в рамках договора. Это позволяет быстро обращаться к документам по одной тематике.

Связь между документами устанавливается в обе стороны. Пользователь может видеть в дереве связанных документов только те документы, на которые у него есть права.


Жизненный цикл документа
Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться как вручную, так и автоматически.

Например, жизненный цикл вида документа «Входящий счет на оплату» включает стадии «Инициализация», «Внутреннее согласование», «Отказано в оплате», «Оплата», «Оплачен». Стадии будут автоматически меняться в рамках бизнес-процесса, соответственно изменяя состояние документа.





Ведение истории работы
История работы с документом оказывает большую помощь в случае непредусмотренного изменения текста или карточки документа. Функция ведения истории является обязательной для систем электронного документооборота

В DIRECTUM протоколируется работа всех пользователей. В историю записываются операции просмотра, изменения, создания, экспорта и импорта документов, назначения прав на доступ к ним и т. д.

Помимо документов, история работы также ведется для папок, задач, заданий, уведомлений и записей справочников.
Закажите презентацию