Электронный документооборот DIRECTUM

Управление электронными документами
Управление электронными документами

Управление электронными документами


Развитие  любой организации неотрывно связано с увеличением количества документов и сложности работы с ними. Модуль «Управление электронными документами» позволяет повысить эффективность бизнеса, обеспечивая полный комплекс работ с документами. 

Создание документа

Система DIRECTUM позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Project, Microsoft Visio, LibreOffice, Apache OpenOffice, AutoCAD, CorelDraw и др.)

Для быстрого создания однотипных документов используется несколько инструментов.

Создание на основе шаблона определяет начальное содержимое документа в зависимости от его вида. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Коммерческое предложение» и т. п. Поля, заполненные в его карточке, автоматически подставляются в тект.

DIRECTUM. Создание электронного документа. Шаг 1. Основные параметры.

Шаг 1. Основные параметры.

С помощью конструктора документов можно создавать типовые приказы, служебные записки, заявления, договоры и др. на основе уже подготовленных макетов. Каждый такой макет содержит фрагменты текста (так называемые макроподстановки), которые в процессе генерации документа заполняются введенными значениями. Помимо заполнения пользователем фактического значения фрагментов, макеты могут предусматривать изменение разделов документов в зависимости от введенных параметров (например, в договор включаются те или иные пункты в зависимости от организации, от имени которой заключается сделка). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью мастеров действий.

DIRECTUM. Создание электронного документа. Шаг 2. Специфические параметры

Шаг 2. Специфические параметры.

Мастера действий позволяют автоматизировать несколько последовательных действий в рамках одной операции или этапа процесса (например, ввод данных в процессе заполнения документа, отправка на согласование).

DIRECTUM. Создание электронного документа. Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение

Шаг 3. Проверка и отправка на утверждение.

При запуске мастер действий запрашивает у пользователя необходимые параметры для создания типового документа, генерирует его на основе существующего макета, и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения макроподстановок. При этом часть необходимых данных (например, сумма НДС) вычисляются самим мастером, что избавляет пользователя от лишних действий. После создания документа с помощью мастера можно автоматически отправить задание по соответствующему маршруту для согласования/подписания.

DIRECTUM. Создание электронного документа. Шаг 4. Результат работы мастера действий

Шаг 4. Результат работы мастера действий.

Обеспечение конфиденциальности информации

Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается:

  • контролем и настройкой прав доступа на любой объект системы;
  • шифрованием, на основе сертификата электронной подписи пользователя или установленного пароля;
  • ведение истории всех действий пользователей с документами: просмотр, изменение, экспорт копии и пр.
  • Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

    DIRECTUM. Защита информации от несанкционированного доступа


    Версионность документа

    Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа и избежать работы с устаревшей информацией.

    Поддержание жизненного цикла и версионности

    Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Кроме того, версия может быть скрытой, т. е. доступной только для пользователей с полными правами на документ. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится на согласовании и не должна быть доступной для всех.

    Сохраняйте версии в подходящем формате: TXT, DOC, PDF и др. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую (подписанную вручную и сканированную) загрузить в формате PDF.

    Электронная подпись

    ЭП позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантирует авторство и неизменность электронного документа.

    В целях повышения безопасности данных закрытые ключи, используемые для подписания документов DIRECTUM, рекомендуется хранить на съемных носителях: на смарт-картах или токенах (Рутокен, eToken или JaCarta). Токены сертифицированы ФСТЭК, поэтому ЭП, установленная на документ с их помощью, считается квалифицированной.

    Система DIRECTUM поддерживает работу со штампом времени — дополнительным атрибутом ЭП, который позволяет:

    • подтвердить время формирования ЭП — не позднее времени формирования штампа времени;
    • подтвердить действительность сертификата ЭП на момент подписания, если на момент формирования штампа времени он не был отозван.

    Электронный документооборот DIRECTUM. Использование электронной подписи.

    Также для повышения надежности работы с ЭП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, например, КриптоПро и ViPNet.

    Связанные документы

    Документы системы DIRECTUM могут быть связаны между собой. Например, можно связать договор и приложения, существующие в рамках договора. Это позволяет быстро обращаться к документам по одной тематике.

    Электронный документооборот DIRECTUM. Поиск связанных документов

    Связь между документами устанавливается в обе стороны. Пользователь может видеть в дереве связанных документов только те документы, на которые у него есть права.

    Жизненный цикл документа

    Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться как вручную, так и автоматически.

    DIRECTUM. Жизненный цикл документа

    Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены.

    DIRECTUM. Стадии жизненного цикла документа

    Ведение истории работы

    История работы с документом оказывает большую помощь в случае непредусмотренного изменения текста или карточки документа. Функция ведения истории является обязательной для систем электронного документооборота

    В DIRECTUM протоколируется работа всех пользователей. В историю записываются операции просмотра, изменения, создания, экспорта и импорта документов, назначения прав на доступ к ним и т. д.

    Помимо документов, история работы также ведется для папок, задач, заданий, уведомлений и записей справочников.

    DIRECTUM. Управление документами. история работы с документом

    Поиск по штрих-коду

    Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации. За счет маркировки бумажных документов уникальным штрихкодом и использования сканера штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно.

    При сканировании штрих-кода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.

    DIRECTUM. Использование штрих-кода


    DIRECTUM. Обучающее видеоКак это работает? (Обучающее видео)

    -

    Закажите презентацию
    Закажите
    обратный звонок

    Новости

    Завершилась конференция о цифровизации бизнес-процессов «Открытые дни DIRECTUM 2020»   
    Состоялась онлайн-конференция «Открытые дни DIRECTUM», посвященная цифровизации...
    Мобильные решения без "мобилизационных стратегий" в DIRECTUM   
    Необходимость быстрого перехода на работу в удаленном формате появилась достаточно...
    Галактика EAM как источник постоянных улучшений процессов ТОиР
    Гибкость и адаптивность при обширной базовой функциональности – характеристика...
    Импортонезависимая «Галактика EAM» на базе СУБД Postgres Pro прошла испытания
    При пиковых нагрузках во время испытаний от 5000 одновременно работающих пользователей...
    DIRECTUM для лояльности клиентов СК «Чулпан»
    Для усиления лояльности клиентов в АО СК «Чулпан» инициирован проект совершенствования...
    Полезные
    материалы