Электронный документооборот

DIRECTUM – это система электронного документооборота и управления взаимодействием. DIRECTUM соответствует концепции ECM согласно модели, разработанной Ассоциацией по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), и включает в себя функции:
– Ввода и преобразования документов (Capture)
– Управления совместной работой (Manage)
– Долговременного хранения документов (Store)
– Обеспечения их целостности (Preserve)
– Доставки информации (Deliver)
Приступать к работе в DIRECTUM можно без предварительного обучения. Пользователь поэтапно получит представление о системе и сможет самостоятельно начать работать в ней
  • Интерфейс DIRECTUM
  • Управление электронными документами
  • Управление деловыми процессами
  • Дополнительные возможности
  • Канцелярия
  • Управление совещаниями и заседаниями
  • Управление договорами
  • Интеграция с системами обмена
  • Платформа
  • Описание решения "Почтовый клиент"

Интерфейс DIRECTUM

DIRECTUM внешне напоминает Проводник Windows и Microsoft Outlook, что заметно упрощает работу в нем новых пользователей.

По умолчанию для каждого пользователя настроены предопределенные папки:
– Во Входящие поступают задания, которые сотруднику нужно выполнить;
– Папка Исходящие содержит поставленные им задачи;
– Избранное – это личная папка пользователя;
– Общая папка представляет собой электронный архив всей организации.
– В папке Компоненты хранятся ссылки на все доступные компоненты, на которые есть права доступа.


Компоненты системы, доступные в отдельной предустановленной папке (например, справочники и отчеты модуля
«Канцелярия», средства модуля «Управление договорами»), расширяют базовый функционал DIRECTUM, а также предоставляют средства администратора и разработчика. Доступ к дополнительным компонентам осуществляется на основе прав доступа пользователей в системе. Для каждой папки возможно создание «обложки», которая является одним из удобных вариантов представления информации. На обложке размещаются логически сгруппированные ссылки на часто используемые объекты системы.

Управление электронными документами

Развитие любой организации неотрывно связано с увеличением количества документов и сложности работы с ними. Модуль «Управление электронными документами» позволяет повысить эффективность бизнеса, обеспечивая полный комплекс работ с документами.

Создание документа

При создании документа средствами системы часто используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки» и т.п. При этом в текст документа можно автоматически переносить уникальные реквизиты, указанные в карточке документа.

Конструктор документов позволяет создавать типовые документы на основе уже подготовленных макетов. Макеты предусматривают заполнение пользователем отдельных фрагментов или изменение разделов документов в зависимости от изначально-введенного значения (например, определенные пункты договора могут менять формулировку исходя из его суммы или типа договора). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью Мастеров действий.

Обеспечение конфиденциальности информации
Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается:
– контролем и настройкой прав доступа на любой объект системы;
– шифрованием, на основе сертификата электронной подписи пользователя или установленного пароля;
– ведение истории всех действий пользователей с документами: просмотр, изменение, экспорт копии и пр.

Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.



Версионность документа
Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа и избежать работы с устаревшей информацией.

Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Кроме того, версия может быть скрытой, т.е. доступной только для пользователей с полными правами на документ. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится на согласовании и не должна быть доступной для всех.

Электронная подпись
Электронная подпись (ЭП) гарантирует авторство и неизменность электронного документа после его подписания. Система поддерживает два вида ЭП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним. Утверждающая – может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Также для повышения надежности работы с ЭП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, в том числе ФАПСИ. Интеграция возможна благодаря реализации ЭП с использованием Microsoft CryptoAPI.

Для безопасной и удобной работы с ЭП предусмотрено использование внешних носителей, в том числе переносных ключей eToken или Rutoken. Носители являются удобным средством, которое обеспечивает пользователю возможность свободно перемещаться между рабочими местами, не прибегая к процедуре экспорта-импорта закрытых ключей.

Связанные документы
Документы системы DIRECTUM могут быть связаны между собой. Например, можно связать договор и приложения, существующие в рамках договора. Это позволяет быстро обращаться к документам по одной тематике.

Связь между документами устанавливается в обе стороны. Пользователь может видеть в дереве связанных документов только те документы, на которые у него есть права.


Жизненный цикл документа
Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться как вручную, так и автоматически.

Например, жизненный цикл вида документа «Входящий счет на оплату» включает стадии «Инициализация», «Внутреннее согласование», «Отказано в оплате», «Оплата», «Оплачен». Стадии будут автоматически меняться в рамках бизнес-процесса, соответственно изменяя состояние документа.





Ведение истории работы
История работы с документом оказывает большую помощь в случае непредусмотренного изменения текста или карточки документа. Функция ведения истории является обязательной для систем электронного документооборота

В DIRECTUM протоколируется работа всех пользователей. В историю записываются операции просмотра, изменения, создания, экспорта и импорта документов, назначения прав на доступ к ним и т.д.

Помимо документов, история работы также ведется для папок, задач, заданий, уведомлений и записей справочников.

Управление деловыми процессами

В основе работы любой организации лежат деловые процессы: подготовка и согласование документов, обслуживание заказов, выполнение распоряжений, обсуждение предложений, совещания и т.д. DIRECTUM автоматизирует бизнес-процессы различной сложности. Информация и задания передаются от одного участника процесса к другому в соответствии с настроенными правилами.

Создание задачи
Каждый пользователь системы может создать задачу, указав в ее карточке исполнителей (маршрут задачи), срок исполнения, а также сопроводительный текст, который содержит необходимые указания и пояснения по задаче

При необходимости в ходе выполнения работ могут создаваться подзадачи для передачи отдельных этапов другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи. Так образуется многоуровневая структура, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде «дерева» с возможностью свертывания и развертывания содержания подзадач.

Вложения
В задачу можно добавить любое количество произвольных вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы DIRECTUM. Объекты системы, и в частности документы, связанные с выполнением работ по задаче, удобно открывать непосредственно из задания, полученного исполнителем. Для выделенного вложения создается контекстная вкладка на ленте.

Формирование маршрута вручную
Назначить исполнителей по задаче можно как вручную, так и с помощью типового маршрута. Достаточно начать вводить фрагмент текста, который встречается одновременно в значениях реквизитов записей хотя бы в двух из справочников Пользователи, Группы пользователей и Типовые маршруты, и после нажатия на кнопку ENTER появится окно выбора типа объекта. При «ручном» формировании маршрута инициатор самостоятельно составляет список исполнителей. В качестве исполнителя можно указать как конкретного сотрудника, так и группу.

Участники процесса получают задания или уведомления на каждом этапе маршрута.


Отследить выполнение работ по задаче можно на графической схеме. Инициатор задачи (или его замещающий) в любой момент может определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение: – изменить схему движения документов для ускорения процессов; – назначить другого исполнителя; – прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т.п

Механизм типовых маршрутов
Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в т.ч. на основе ролей), заполняются нужные поля задачи, считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников). В системе выделяется два вида типовых маршрутов: свободный и жесткий. Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную. Жесткие типовые маршруты предназначены для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Схема типовых маршрутов может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута или наступления специальных условий.

Настройки маршрута
Механизм типовых маршрутов включает в себя средства для настройки процессов любой сложности с помощью графического редактора. Для настройки свободных типовых маршрутов редактор максимально упрощен: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки. Для жестких маршрутов задается расширенный набор этапов: появляются условия переходов, сценарии, блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки, например реализующие интеграцию с ERP-системами

Организация работы с входящими заданиями
Все выданные задачи исполнители получают в виде заданий в свою папку «Входящие». Быстро ознакомиться с заданиями можно и не открывая их. В проводнике системы, в результатах поиска и в окне дерева задач доступен предварительный просмотр. Также предпросмотр доступен для документов, задач. Возможность напоминаний о сроке задания позволяет запланировать время, когда необходимо вернуться к его выполнению.


Проверка выполнения задачи
Контроль выполнения задачи может осуществляться инициатором из папки «Исходящие», которая содержит созданные им задачи. Внутри папки пользователь может создать собственную структуру, для того чтобы упорядочить и проранжировать контролируемый объем работ. Также для структурирования задач и заданий может использоваться группировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т.д.

Дополнительные возможности

Замещение
Если сотрудник по каким-либо причинам длительное время отсутствует на рабочем месте, например находится в командировке или отпуске, то его обязанности автоматически переходят замещающему сотруднику, который получает права на документы, задачи, задания и папки отсутствующего коллеги.

На время отсутствия сотрудника его заместитель имеет возможность принимать входящие задания коллеги, контролировать исполнение исходящих задач и обращаться ко всем необходимым документам

Отчеты
Базовые возможности системы предусматривают формирование отчетов для анализа данных по наличию и изменению электронных документов, а также состоянию и исполнению задач и заданий.

При необходимости анализа сложных процессов включается режим сбора статистики. Статистические данные собираются из блоков типовых маршрутов благодаря встроенной функции регистратора. Эти данные преобразуются в форму, удобную для анализа, и дополняются данными из задействованных в процессе документов и справочников, а также данными о пользователях.


Необходимый перечень отчетов может быть настроен в соответствии с требованиями конкретной организации, в т.ч. силами ИТ-специалистов заказчика.

Мастера действий
Мастера действий облегчают выполнение рутинных операций или редких действий (например, оформление и согласование заявления).

Например, мастер действий может запрашивать у пользователя необходимые параметры для создания типового заявления на основе макета, генерирует его и затем отображает сформированный текст для проверки корректности заполнения. При этом часть необходимых данных (например, количество дней отпуска) вычисляются самим мастером, что избавляет от лишних действий.

Поиск
В системе предусмотрены различные возможности поиска. Поиск может осуществляться по реквизитам карточки, а также по содержимому документа или текста задачи с учетом всех грамматических форм слов (полнотекстовый поиск).

В системе DIRECTUM предусмотрен как поиск конкретных объектов системы (документов, папок, задач, заданий), так и глобальный поиск, при котором результатом поиска может стать любой объект. Этот вариант удобен в том случае, когда пользователь не знает, какой объект является искомым, и ему необходимо воспользоваться всеми источниками информации для получения необходимых данных.

Также имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя:
– предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»);
– настроенные администраторами специальные поиски по часто используемым критериям;
– технологию связанных документов.

Поиск можно организовать с помощью вкладки на ленте «Поиск»

Канцелярия


Модуль «Канцелярия» облегчает выполнение операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:
– единую регистрацию всей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК);
– регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла: рассмотрение руководством, согласование, исполнение;
– контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
– списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
– быстрый поиск документов, получение стандартных форм и журналов, статистических отчетов по документообороту организации;
– маркировка документов штрихкодами.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения – ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел содержится в специальном справочнике системы. При подготовке документов для передачи в архив по каждому делу можно распечатать обложку, а также опись его документов, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения

Регистрация документов


Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки, которые содержат все первичные данные, а также необходимую информацию о состоянии бумажного документа (местонахождение, состояние исполнения и т.д.). Прямо к РКК можно прикрепить скан-образ бумажного документа.

При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями. Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных
документов системы между собой. Для исходящих документов по данным РКК можно сформировать список рассылки по организациям, а также распечатать конверт.

Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services.

Движение и исполнение документов

После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения и вынесения резолюции, на основании которой документ ставится на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков. При этом работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Например, секретарь или сам руководитель может быстро сформировать поручения по документу прямо из РКК.

Формирование поручений путем отправки задач позволяет значительно повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и максимально полно использовать возможности автоматизации:
– фиксация переписки по исполнению поручений;
– отправка на доработку;
– гибкая настройка маршрутизации и т.д.
Работа с документами в электронном виде экономит время исполнителей и предотвращает случайную потерю оригиналов.

Поиск и анализ информации
 
Возможности системы позволяют осуществлять поиск документов по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.

Также в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: «Просроченные поручения», «Документы, подлежащие возврату» и т.д.

Управление совещаниями и заседаниями

Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» нацелен на повышение эффективности внутрикорпоративной коммуникации, ускорение обмена информацией и принятия решений. С использованием модуля, время, отведенное для совместной работы, расходуется максимально результативно.
В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений),  при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться индивидуально под процессы организации.

Подготовка к совещанию
 
Подготовка к совещанию начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка). Всем участникам рассылаются необходимые документы для их предварительного согласования и утверждения совещания.

Создать совещание можно и с помощью мастера действий. В зависимости от выбранных параметров мастер автоматически резервирует помещение, отправляет совещание на согласование, формирует повестку и протокол.

Проведение совещания

На этапе проведения совещания сотрудник, выполняющий роль секретаря, фиксирует принятые решения в протоколе совещания.

Протокол автоматически рассылается участникам на согласование, а затем утверждается с помощью ЭП, что позволяет ускорить доведение принятых решений до сотрудников.

Контроль исполнения решений

Решения, вынесенные по итогам совещания, рассылаются ответственным участникам заданиями. Механизмы системы призваны исключить случаи, когда принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются после утверждения протокола. Сотрудник, назначенный контролировать исполнение решений, всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

Управление договорами


Модуль «Управление договорами» предназначен для автоматизации всех этапов работы с договорными документами: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента. Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и оперативный поиск необходимых данных.


Подготовка проекта договора

Первым этапом работы с договорным документом является разработка проекта документа. Ответственный сотрудник создает исходящий договор в системе либо заносит входящий документ в DIRECTUM.

Согласование договора

На этапе согласования ответственный сотрудник отправляет проект договора по типовому маршруту, который позволяет задать строго определенную последовательность согласования для каждой категории договорных документов. Использование электронной подписи согласующими гарантирует авторство подписи на электронном документе и его неизменность.

Использование технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID позволяет в процессе согласования оперативно найти по штрихкоду электронный договор и сверить его с бумажным оригиналом. На документы в PDF-формате можно вставить штамп и указать необходимые координаты, логотип.

Контроль исполнения договора
 
Регистрация сопутствующих договорных документов в справочнике «Договоры» дает возможность анализировать существенные изменения, влияющие на условия и сроки действия договора.

Для сотрудников, ответственных за договор, можно настроить напоминания о наступлении контрольных дат, этапов и сроков договора. Ведение этапов по договорам предоставляет дополнительные возможности контроля и анализа благодаря использованию настроенных в системе отчетов.

Интеграция с системами обмена

Обмен юридически значимыми электронными документами между организациями – актуальная бизнес-задача, решение которой открывает новые возможности для перехода на безбумажные технологии. Интеграция систем межкорпоративного документооборота с ECM-системой делает такой обмен бесшовным, снимая еще один барьер на пути эффективного взаимодействия. Модуль «Интеграция с системами обмена» (DIRECTUM Interchange System Integration или DISI) обеспечивает инфраструктуру для взаимодействия систем обмена (например, Synerdocs, Диадок) с ECM-системой, которая выступает хранилищем юридически значимых докумен- тов. В результате – все операции по обмену документами осуществляются через привычный для пользователей интерфейс DIRECTUM.

Модуль позволяет решать задачи:
– приема документов и сохранения их в DIRECTUM;
– регистрации, согласования и отправки документов из DIRECTUM в другие организации через системы обмена.

Многообразие сценариев отправки

Предусмотрено несколько вариантов отправки документов, каждому из которых соответствует специально настроенный сценарий:
– комплект документов одному адресату;
– один комплект нескольким адресатам;
– массовая отправка разных комплектов документов разным адресатам;
– комплект документов, связанный с исходящей РКК, нескольким адресатам из списка рассылки.

Быстрота обработки входящих документов

Входящие документы отправляются ответственным сотрудникам в задании по типовому маршруту. Из карточки задания ответственный может перенаправить весь комплект другому сотруднику, зарегистрировать входящие документы либо самостоятельно рассмотреть их. После согласования и подписания всеми уполномоченными лицами комплект документов отправляется контрагенту.

Платформа
Архитектура DIRECTUM обладает важными преимуществами:
Открытость. Платформа IS-Builder поддерживает технологии Microsoft COM и .NET и содержит готовые инструменты интеграции с корпоративными приложениями, в том числе набор функций для обработки XML-документов.
Расширяемость. Объектная модель и инструмент разработки IS-Builder позволяют создавать собственные объекты для решения специфичных задач. Ядром системы является СОМ-сервер, а значит, управляющие функции системы можно использовать в любых сторонних приложениях.
Масштабируемость. Территориально распределенная работа на основе механизма репликации минимизирует требования к пропускной способности каналов связи и вторичным серверам. Выделение SQL-серверных и файловых хранилищ документов позволяет гибко управлять распределением нагрузки на серверы.
Надежность. Поддержка транзакционной модели гарантирует целостность данных на протяжении всех стадий их жизненного цикла. Управляемые SQL- и файловые хранилища позволяют организовать надежное хранение документов.
Безопасность. Для каждого объекта системы ведется история работы, а также настраиваются права доступа. Конфиденциальные документы и задачи могут быть зашифрованы любым Microsoft CryptoAPI- совместимым криптопровайдером. Обеспечивается высокая защита от несанкционированного доступа к хранилищам документов всех типов.

Адаптация системы


Благодаря предметно-ориентированному инструменту разработки IS-Builder возможна адаптация системы к специфике организации, развитие ее функциональности и интеграции с другими системами.


В числе возможностей IS-Builder:
– разработка состава и структуры данных справочников;
– возможность создания собственных функций;
– визуальная настройка карточек справочников и документов;
– задание бизнес-логики поведения карточек на основе механизма событий;
– удобная разработка блоков типовых маршрутов с возможностью их повторного использования и переноса между системами;
– настройка различных отчетов с возможностью проведения многомерного анализа данных.

Интеграционные механизмы

Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset) ориентирован на решение типовых задач интеграции с наиболее востребованными классами систем, а также с системами обмена электронными документами. Их использование значительно облегчает процессы:
– синхронизации справочников и двухсторонней передачи данных;
– сохранения документов и отчетов интегрируемой системы в DIRECTUM;
– согласования в DIRECTUM учетных объектов интегрируемой системы;
– просмотра документов DIRECTUM, связанных с объектом в интегрируемой системе. Уже сейчас разработаны коннекторы к наиболее распространенным системам
– 1С, Microsoft Dynamics AX, SAP, работающие в т.ч. посредством веб-сервисов.

Территориально распределенная работа

Веб-клиент позволяет работать с DIRECTUM через интернет, используя любой браузер. Облегченный интерфейс веб-доступа предоставляет все удобства для быстрой работы в режиме реального времени и не требует установки специализированного программного обеспечения.
Мобильные решения DIRECTUM разработаны с учетом профиля работы сотрудников:
– топ-менеджерам: Solo для Android
– заместителям и линейным менеджерам: Solo для Windows
– рядовым сотрудникам: Jazz для Android

Мобильные решения позволяют работать даже без доступа к интернету, все данные автоматически синхронизируются при подключении.

В режиме терминального доступа пользователям доступны все функциональные возможности настольного Windows-клиента системы DIRECTUM.

Сервер репликации данных позволяет организовывать автоматический обмен данными между удаленными серверами. При этом не требуется прямого соединения и выдвигаются минимальные требования к качеству и типу связи.

Репликация обеспечивает высокую масштабируемость территориально распределенной работы. Частота сеансов связи определяется потребностями организации в актуализации данных; между сеансами связи каждый сервер работает независимо.

Работа в холдингах


Сервисы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services или DICS) нацелены на решение задачи эффективного взаимодействия в холдинговых структурах. Сервисы DICS обеспечивают прохождение сквозных бизнес-процессов в территориально распределенных структурах, использующих независимые системы DIRECTUM. При этом обеспечивается соблюдение единых регламентов движения документов, поддерживается обмен с электронной подписью.


Интеграция с порталами

Портальные компоненты DIRECTUM для SharePoint обеспечивают работу с объектами DIRECTUM через вебинтерфейс портала. Различные условия синхронизации позволяют отслеживать изменения и получать данные с узлов SharePoint, а также публиковать в библиотеках и списках портала документы DIRECTUM, в том числе с сохранением связей между ними

Технические требования

Требования к серверу системы DIRECTUM зависят от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных. При этом общее количество зарегистрированных пользователей системы может быть больше (обычно в 2-3 раза). Приведенные типовые требования к аппаратной и программной части сервера разработаны исходя из усредненных условий работы. В каждом конкретном случае возможны отклоне- ния как в большую, так и в меньшую сторону. Для систем с количеством работающих пользователей более 500 требования определяются индивидуально в зависимости от объемов данных и характера работы пользователей.

Описание решения "DIRECTUM Почтовый клиент"

Во многих организациях имеются сотрудники, чей характер работы подразумевает частые выезды за пределы предприятия. Длительное отсутствие сотрудника на рабочем месте сводит на нет положительные стороны внедрения СЭД, т.к. у работника отсутствуют возможности своевременно реагировать на задания в рамках системы. Таким образом, встает вопрос о способах взаимодействия с удалёнными сотрудниками. Поскольку мобильный компьютер или коммуникатор очень часто является обязательным рабочим инструментом, то напрашивается самый очевидный способ – посредством электронной почты. Техническое решение «Почтовый клиент» позволяет пользователю вне зависимости от присутствия на стационарном рабочем месте не терять связь с бизнес-процессами своего предприятия: он получает возможность работать с заданиями - как со свободными, так и созданными по типовым маршрутам, а также просматривать документы-вложения.

«Почтовый клиент» преобразует задания и уведомления СЭД DIRECTUM в сообщения электронной почты, пересылает удаленному пользователю, а затем обрабатывает полученный ответ и, в соответствии с ним, выполняет задания.

Назначение решения

«Почтовый клиент» предназначен для рассылки почтовых сообщений на указанный электронный адрес пользователя на основании заданий в СЭД, находящихся в работе у данного пользователя, с последующим выполнением заданий за пользователя в СЭД на основании ответного письма, поступившего с электронного адреса пользователя.

Возможности решения

Техническое решение включает в себя следующие возможности:
• преобразование заданий и уведомлений, формируемых в системе DIRECTUM, в сообщения электронной почты;
• передача документов, вложенных в задания, в виде вложений электронной почты;
• отправка заданий и уведомлений с вложениями на любые устройства, имеющие возможность приема электронной почты;
• прием и обработка электронных писем, полученных в качестве ответов электронной почты, идентификация ответов на полученные задания;
• распознавание результатов ответа на полученные задания («согласовано», «отклонено» и т.д.);
• автоматическое подписание документов ЭЦП за исполнителя.

«Почтовый клиент» обеспечивает преобразование заданий и уведомлений в сообщения электронной почты и выполняет отправку сообщений на персональные почтовые ящики пользователей.

Пользователь получает письмо на свой почтовый ящик.

Читает задание, просматривает вложенные документы и выполняет задание с нужным результатом, нажав на соответствующую гиперссылку в письме.

Сообщение отправляется на специальный корпоративный почтовый ящик. Полученные на этот ящик сообщения анализируются почтовым клиентом, и ответ удаленного пользователя транслируется в текст ответа на задание.

Используемые технологии

Техническое решение разработано на платформе IS-Builder и основано на возможностях системы DIRECTUM. Для приема и рассылки почтовых сообщений используется IS-Builder Universal Mailer (SBUM). Почтовые сообщения генерируются и обрабатываются в HTML-формате.

Схема работы решения




Работа с СЭД DIRECTUM через почтовые сообщения






Эффект от внедрения


Внедрение «Почтового клиента» для СЭД DIRECTUM позволяет:
• обеспечить «обратную связь» с сотрудниками, находящимися на выезде;
• обеспечить возможность контроля служебной информации с дальних расстояний и длительном отсутствии на предприятии;
• обеспечить непрерывность бизнес-процессов организации;
• существенно уменьшить время реагирования сотрудников на входящие задания;
• предоставить руководителям возможность «держать руку на пульсе» деятельности организации.