Электронный документооборот DIRECTUM

Система электронного документооборота DIRECTUMDIRECTUM – это система электронного документооборота и управления взаимодействием. DIRECTUM соответствует концепции ECM согласно модели, разработанной Ассоциацией по вопросам управления информацией и изображениями (AIIM), и включает в себя функции:
– Ввода и преобразования документов (Capture)
– Управления совместной работой (Manage)
– Долговременного хранения документов (Store)
– Обеспечения их целостности (Preserve)
– Доставки информации (Deliver)
Приступать к работе в DIRECTUM можно без предварительного обучения. Пользователь поэтапно получит полное представление о системе и сможет самостоятельно начать работать в ней
  • СЭД DIRECTUM. Командировки и авансовые отчеты
  • HR-процессы
  • Интерфейс DIRECTUM
  • Управление электронными документами
  • Управление деловыми процессами
  • Канцелярия
  • Управление совещаниями и заседаниями
  • Управление договорами
  • Интеграция с системами обмена
  • Платформа
  • Описание решения "Почтовый клиент"
  • Описание решения "Обучение"
  • Описание решения "Сравнение договорных документов"
  • Финансовый архив
  • Обращения граждан и организаций
  • Внешний электронный документооборот
  • DIRECTUM Solo – мобильное рабочее место для руководителей
  • DIRECTUM Jazz — мобильное приложение для сотрудников

СЭД DIRECTUM. Командировки и авансовые отчеты

DIRECTUM представляет комплексное решение «Командировки и авансовые отчеты».

На первом этапе решение позволяет оформлять и согласовывать командировки в фоновом режиме, без необходимости личного присутствия.

На втором – автоматизирует заполнение отчетов по авансовым расходам, занесение подтверждающих документов в систему и выгрузку комплекта документов для передачи в контролирующие органы.

Решение поддерживается в десктоп- и веб-клиенте.

Внедрение сливает два этапа воедино:

Заявка на командировку и формирование авансового отчета

Формирование и согласование отчетов можно встроить в любой бизнес-процесс с предусмотренными авансовыми выплатами. Работа с авансовым отчетом может быть полностью переведена в электронный вид.

Заявка на командировку

Командированный сотрудник создает в системе заявку на командировку: отправляет задачу по типовому маршруту «Оформление командировки» и заполняет запись справочника:

Формирование заявки на командировку в системе DIRECTUM

Указывает цель, длительность поездки и предположительную сумму расходов. Здесь же он может запросить покупку билетов до места назначения и обратно, указать марку и номер автомобиля, если поездка планируется на личном транспорте.

Заполненная карточка командировки автоматически вкладывается в заявку. Можно вложить в нее сопутствующие документы, например, путевой лист.

После этого заявка направляется на согласование с руководителем отдела и бухгалтером.

Согласование командировки и формирование приказа

Руководитель и бухгалтер проверяют условия заявки, оценивают сумму расходов и, если нет замечаний, согласовывают ее.

В результате формируется приказ. Данные в него подставляются из карточки командировки. Руководитель подписывает приказ электронной подписью. Подписание проходит в полном соответствии с законодательством.

Далее формируется несколько подзадач:

  • делопроизводителю организации – на регистрацию приказа;
  • бухгалтеру по командировочным выплатам – на авансовые перечисления;
  • сотруднику административной службы – на покупку билетов, если требуется.

Сотрудник, оформивший заявку, получает уведомления о переводе денежных средств и покупке билетов, читает приказ по командировке и выполняет задание на ознакомление.

Оформление авансового отчета

Сразу после подписания приказа по командировке в системе формируется авансовый отчет и приходит задание на его заполнение.

После возвращения из поездки сотрудник в задании видит практически готовый к отправке на согласование отчет:

  • часть полей заполняется данными из справочника «Командировки»;
  • отправленные на e-mail документы занесены в систему и открываются по кнопке «Связанные документы» на ленте;
  • данные из чеков с QR-кодом, авиа- и железнодорожных билетов проанализированы сервисами интеллектуального распознавания Ario и перенесены в табличную часть отчета;
  • рассчитаны авансовые расходы и остаток суммы.

Человеческий фактор перестает быть причиной продолжительных доработок и согласований.


Формирование авансового отчета в системе DIRECTUM

При необходимости уже заполненные данные в отчете можно дополнить (загрузить в систему оставшиеся подтверждающие документы, уточнить описания расходов).

Формирование документа занимает меньше минуты. Заполненное задание и отчет отправляется на согласование по регламентированному в организации маршруту. Авансовый отчет закрывается, когда командируемый передает в бухгалтерию бумажные оригиналы подтверждающих документов.

Оформление командировки и авансового занимает считанные минуты.

Выгрузка комплектов документов

Все документы, связанные с авансовыми расходами, хранятся в системе. Чтобы предоставить их для проверки, достаточно запустить сценарий «Выгрузка авансовых отчетов» и в открывшемся окне задать нужные параметры:

DIRECTUM. Выгрузка документов для проверок.

Комплекты документов формируются с учетом требований законодательства и надзорных органов.

Двойной удар по рутине

В результате внедрения решения:

  • сокращаются трудозатраты на оформление командировок, авансовых отчетов и сопутствующих документов;
  • снижается трудоемкость кропотливых операций по расчетам и заполнению отчета по авансовым расходам;
  • сохраняется прозрачность бизнес-процессов на всех этапах;
  • компания значительно экономит на печати бумажных документов.
  • HR-процессы

    В кадровых процессах компании задействованы практически все подразделения. С ростом штата увеличиваются объемы работ и нагрузка на персонал HR-службы, повышаются расходы на печать и хранение бумажных документов, а в территориально распределенных компаниях - затраты на их транспортировку.

    Решение DIRECTUM «HR-процессы» дает возможность работать как с бумажными, так и с электронными документами на всех этапах hr-процессов.

    Подбор персонала

    Вакансии и требования к ним своевременно обновляются, формируются заявки на поиск специалистов. В новой версии легко организовать собеседование кандидата со всеми заинтересованными сотрудниками и согласовать ее результат.

    Подбор персонала

    Исходные данные о кандидате и результаты встречи фиксируются в отчете. Отчет формируется из шаблона, сотрудникам остается только заполнить его разделы. Можно изменить шаблон или указать другой.

    Отчет о кандидате

    Прием на работу

    Создать комплект необходимых документов можно в несколько кликов: трудовой договор, соглашение об электронном взаимодействии и согласие на обработку персональных данных. На завершающем этапе трудоустройства система автоматически напомнит о прохождении испытательного срока. Если информация о кандидате меняется, переформировать документы можно так же быстро.



    Пакет документов по кандидату

    Автоматизированы все этапы приема нового сотрудника на работу: организация рабочего места сотрудника, внесение данных в учетную систему для расчета заработной платы и т. д.

    Изменение условий трудоустройства

    Дополнительные соглашения создаются в системе и для удобства «связываются» с трудовым договором и работником. Приказы, распоряжения и другие организационно-распорядительные документы принято отправлять на ознакомление сотрудникам организации. Новый диалог помогает быстро заполнить список рассылки и ознакомить персонал с документами.

    Дополнительное соглашение к трудовому договору

    Оформление и утверждение заявлений

    Ранее сотрудники создавали заявления и отправляли их на утверждение вручную. В новой версии эти действия выполняются с помощью мастера действий, сотрудникам достаточно пошагово заполнить поля. В результате автоматически формируется заявление и отправляется задача на утверждение.

    Заявление электронное

    Кадровые заявления создаются автоматически на основе шаблонов и запускают основные HR-процессы: ежегодный отпуск, перевод в другое подразделение, на другую должность или увольнение. Имеется возможность настроить другие типы заявлений.



    Выгрузка документов

    Сотрудник имеет право запрашивать документы, связанные с его работой: трудовой договор, дополнительные соглашения к нему, кадровые приказы и др.

    В новой версии появился сценарий, который выгружает копии кадровых документов по работнику. Если кадровые документы велись в электронном виде, то в документах проставляется штамп подписи работника и руководителя.

    Выгрузка кадровых документов

    Кроме того появилась обложка решения – единая точка для настройки и работы с «HR-процессами». Это обеспечивает быстрый и удобный доступ к компонентам и часто используемым действиям. Например, чтобы отправить документы на ознакомление, достаточно перейти по одноименной ссылке на обложке.

    Рассылка документов работникам

    Решение «HR-процессы» стал удобным инструментом для управления персоналом, который встраивается в текущие процессы предприятия.

    В результате:

    • сокращается трудоемкость формирования и актуализации списка вакансий;
    • снижаются трудозатраты на прием, перевод, увольнение сотрудников;
    • кадровые процессы становятся прозрачными на каждом этапе их жизненного цикла;
    • компания значительно экономит на печати, хранении и транспортировке бумажных документов.

    Чтобы использовать «HR-процессы», нужна лицензия и система DIRECTUM 5.5 или выше.


    Интерфейс DIRECTUM

    DIRECTUM внешне напоминает Проводник Windows и Microsoft Outlook, что заметно упрощает работу в нем новых пользователей.

    По умолчанию для каждого пользователя настроены предопределенные папки:
    – Во Входящие поступают задания, которые сотруднику нужно выполнить;
    – Папка Исходящие содержит поставленные им задачи;
    – Избранное – это личная папка пользователя;
    – Общая папка представляет собой электронный архив всей организации.
    – В папке Компоненты хранятся ссылки на все доступные компоненты, на которые есть права доступа.


    Компоненты системы, доступные в отдельной предустановленной папке (например, справочники и отчеты модуля
    «Канцелярия», средства модуля «Управление договорами»), расширяют базовый функционал DIRECTUM, а также предоставляют средства администратора и разработчика. Доступ к дополнительным компонентам осуществляется на основе прав доступа пользователей в системе. Для каждой папки возможно создание «обложки», которая является одним из удобных вариантов представления информации. На обложке размещаются логически сгруппированные ссылки на часто используемые объекты системы.

    Управление электронными документами


    Развитие  любой организации неотрывно связано с увеличением количества документов и сложности работы с ними. Модуль «Управление электронными документами» позволяет повысить эффективность бизнеса, обеспечивая полный комплекс работ с документами. 

    Создание документа

    При создании документа средствами системы часто используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, «Исходящее письмо», «Договор поставки» и т. п. При этом в текст документа можно автоматически переносить уникальные реквизиты, указанные в карточке документа.

    Конструктор документов позволяет создавать типовые документы на основе уже подготовленных макетов. Макеты предусматривают заполнение пользователем отдельных фрагментов или изменение разделов документов в зависимости от изначально-введенного значения (например, определенные пункты договора могут менять формулировку исходя из его суммы или типа договора). Генерация документа на основе макета, как правило, осуществляется с помощью Мастеров действий.



    Обеспечение конфиденциальности информации

    Конфиденциальность документов, хранящихся в системе DIRECTUM, обеспечивается:

  • контролем и настройкой прав доступа на любой объект системы;
  • шифрованием, на основе сертификата электронной подписи пользователя или установленного пароля;
  • ведение истории всех действий пользователей с документами: просмотр, изменение, экспорт копии и пр.
  • Для предотвращения прямого доступа к текстам документов, минуя систему DIRECTUM, реализованы специальные средства защиты как файловых хранилищ, так и хранилищ на SQL-сервере.

    DIRECTUM. Защита информации от несанкционированного доступа


    Версионность документа

    Каждый документ в системе DIRECTUM может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа и избежать работы с устаревшей информацией.

    Поддержание жизненного цикла и версионности

    Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая. Кроме того, версия может быть скрытой, т. е. доступной только для пользователей с полными правами на документ. Использование скрытых версий удобно при разработке документов, когда информация находится на согласовании и не должна быть доступной для всех.

    Сохраняйте версии в подходящем формате: TXT, DOC, PDF и др. Это удобно, например, если первую версию нужно отправить на согласование в формате DOC, а вторую (подписанную вручную и сканированную) загрузить в формате PDF.

    Электронная подпись
    Электронная подпись (ЭП) гарантирует авторство и неизменность электронного документа после его подписания. Система поддерживает два вида ЭП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним. Утверждающая – может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

    Также для повышения надежности работы с ЭП система DIRECTUM может быть интегрирована с различными системами криптозащиты информации, в том числе ФАПСИ. Интеграция возможна благодаря реализации ЭП с использованием Microsoft CryptoAPI.

    Для безопасной и удобной работы с ЭП предусмотрено использование внешних носителей, в том числе переносных ключей eToken или Rutoken. Носители являются удобным средством, которое обеспечивает пользователю возможность свободно перемещаться между рабочими местами, не прибегая к процедуре экспорта-импорта закрытых ключей.

    Связанные документы
    Документы системы DIRECTUM могут быть связаны между собой. Например, можно связать договор и приложения, существующие в рамках договора. Это позволяет быстро обращаться к документам по одной тематике.

    Связь между документами устанавливается в обе стороны. Пользователь может видеть в дереве связанных документов только те документы, на которые у него есть права.
    Жизненный цикл документа

    Для каждого вида документа (договоры, счета и пр.) предусматривается свой жизненный цикл с определенными стадиями и правилами перехода между ними. Переход между стадиями может осуществляться как вручную, так и автоматически.

    DIRECTUM. Жизненный цикл документа

    Внешний вид документов может изменяться в зависимости от стадии жизненного цикла. Это позволяет быстро определить, в каком состоянии находится документ, например, на согласовании, на исполнении или работы по нему завершены.

    DIRECTUM. Стадии жизненного цикла документа

    Ведение истории работы

    История работы с документом оказывает большую помощь в случае непредусмотренного изменения текста или карточки документа. Функция ведения истории является обязательной для систем электронного документооборота

    В DIRECTUM протоколируется работа всех пользователей. В историю записываются операции просмотра, изменения, создания, экспорта и импорта документов, назначения прав на доступ к ним и т. д.

    Помимо документов, история работы также ведется для папок, задач, заданий, уведомлений и записей справочников.

    DIRECTUM. Управление документами. история работы с документом

    Поиск по штрих-коду

    Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации. За счет маркировки бумажных документов уникальным штрихкодом и использования сканера штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно.

    При сканировании штрих-кода документ открывается в специальном, удобном пользовательском интерфейсе, облегчающем работу руководителей и делопроизводителей.

    DIRECTUM. Использование штрих-кода


    DIRECTUM. Обучающее видеоКак это работает? (Обучающее видео)


    Управление  деловыми процессами 

    В основе работы любой организации лежат деловые процессы: подготовка и согласование документов, обслуживание заказов, выполнение распоряжений, обсуждение предложений, совещания и т. д. DIRECTUM автоматизирует бизнес-процессы различной сложности. Информация и задания передаются от одного участника процесса к другому в соответствии с настроенными правилами.

    Создание задачи
    Каждый пользователь системы может создать задачу, указав в ее карточке исполнителей (маршрут задачи), срок исполнения, а также сопроводительный текст, который содержит необходимые указания и пояснения по задаче

    При необходимости в ходе выполнения работ могут создаваться подзадачи для передачи отдельных этапов другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи. Так образуется многоуровневая структура, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде «дерева» с возможностью свертывания и развертывания содержания подзадач.



    Вложения
    В задачу можно добавить любое количество произвольных вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы DIRECTUM. Объекты системы, и в частности документы, связанные с выполнением работ по задаче, удобно открывать непосредственно из задания, полученного исполнителем. Для выделенного вложения создается контекстная вкладка на ленте.

    Формирование маршрута вручную
    Назначить исполнителей по задаче можно как вручную, так и с помощью типового маршрута. Достаточно начать вводить фрагмент текста, который встречается одновременно в значениях реквизитов записей хотя бы в двух из справочников Пользователи, Группы пользователей и Типовые маршруты, и после нажатия на кнопку ENTER появится окно выбора типа объекта. При «ручном» формировании маршрута инициатор самостоятельно составляет список исполнителей. В качестве исполнителя можно указать как конкретного сотрудника, так и группу.

    Участники процесса получают задания или уведомления на каждом этапе маршрута.


    Отследить выполнение работ по задаче можно на графической схеме. Инициатор задачи (или его замещающий) в любой момент может определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение: – изменить схему движения документов для ускорения процессов; – назначить другого исполнителя; – прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т. п.

    Механизм типовых маршрутов 
    Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в том числе на основе ролей), заполняются нужные поля задачи, считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников). В системе выделяется два вида типовых маршрутов: свободный и жесткий. Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную. Жесткие типовые маршруты предназначены для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Схема типовых маршрутов может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута или наступления специальных условий.

    Настройки маршрута
    Механизм типовых маршрутов включает в себя средства для настройки процессов любой сложности с помощью графического редактора. Для настройки свободных типовых маршрутов редактор максимально упрощен: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки. Для жестких маршрутов задается расширенный набор этапов: появляются условия переходов, сценарии, блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки, например реализующие интеграцию с ERP-системами.

    Организация работы с входящими заданиями
    Все выданные задачи исполнители получают в виде заданий в свою папку «Входящие». Быстро ознакомиться с заданиями можно и не открывая их. В проводнике системы, в результатах поиска и в окне дерева задач доступен предварительный просмотр. Также предпросмотр доступен для документов, задач. Возможность напоминаний о сроке задания позволяет запланировать время, когда необходимо вернуться к его выполнению.


    Проверка выполнения задачи
    Контроль выполнения задачи может осуществляться инициатором из папки «Исходящие», которая содержит созданные им задачи. Внутри папки пользователь может создать собственную структуру, для того чтобы упорядочить контролируемый объем работ. Также для структурирования задач и заданий может использоваться группировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т. д.)

    Канцелярия  

    Модуль «Канцелярия» облегчает выполнение операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ:

  • единую регистрацию всей корреспонденции, а также внутренних документов с использованием регистрационно-контрольных карточек (РКК);
  • регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе жизненного цикла: рассмотрение руководством, согласование, исполнение;
  • контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства;
  • списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
  • быстрый поиск документов, получение стандартных форм и журналов, статистических отчетов по документообороту организации;
  • маркировка документов штрих-кодами.
  • Электронный документооборот DIRECTUM. Модуль "Канцелярия"


    Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

    Одно из важных требований ГСДОУ и архивного хранения – ведение номенклатуры дел. Утвержденный состав номенклатуры дел содержится в специальном справочнике системы. При подготовке документов для передачи в архив по каждому делу можно распечатать обложку, а также опись его документов, что значительно сокращает время на подготовку документов для архивного хранения

    Электронный документооборот DIRECTUM Канцелярия

    Регистрация документов

    Для регистрации документов используются регистрационно-контрольные карточки, которые содержат все первичные данные, а также необходимую информацию о состоянии бумажного документа (местонахождение, состояние исполнения и т. д.). Прямо к РКК можно прикрепить скан-образ бумажного документа.

    Электронный документооборот DIRECTUM. Канцелярия. Регистрация документов

    При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации может заводиться своя РКК. Таким образом, появляется цепочка РКК, по которой можно отследить движение бумажного документа не только между сотрудниками внутри подразделения, но и между подразделениями. Кроме того, через РКК осуществляется взаимосвязь зарегистрированных

    DIRECTUM. Канцелярия. Регистрация документов документов системы между собой. Для исходящих документов по данным РКК можно сформировать список рассылки по организациям, а также распечатать конверт.

    Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services.

    Движение и исполнение документов

    После регистрации входящий документ проходит этапы рассмотрения и вынесения резолюции, на основании которой документ ставится на контроль с назначением исполнителей, поручений и сроков. При этом работа исполнителей с документом может вестись полностью в электронном виде. Например, секретарь или сам руководитель может быстро сформировать поручения по документу прямо из РКК.

    Формирование поручений путем отправки задач позволяет значительно повысить контроль исполнительской дисциплины сотрудников и максимально полно использовать возможности автоматизации:

    • фиксация переписки по исполнению поручений;
    • отправка на доработку;
    • гибкая настройка маршрутизации и т. д. 

    Работа с документами в электронном виде экономит время исполнителей и предотвращает случайную потерю оригиналов.

    Электронный документооборот DIRECTUM. Движение и исполнение документов

    Поиск и анализ информации

    Возможности системы позволяют осуществлять поиск документов по регистрационным номерам, корреспонденту, автору резолюции, а также по всем реквизитам РКК и их произвольному сочетанию.

    Также в системе предусмотрены специализированные отчеты, существенно повышающие эффективность работы пользователей: «Просроченные поручения», «Документы, подлежащие возврату» и т. д.

    Веб-канцелярия

    Веб-клиент может использоваться в удаленных офисах территориально распределенной организации или как основной клиент, обеспечивающий кросс-платформенность и удобство администрирования. Для работы нужен только доступ в интернет.

    Электронный документооборот DIRECTUM. Модуль "Канцелярия". Веб-клиент

    Управление совещаниями и заседаниями

    Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» нацелен на повышение эффективности внутрикорпоративной коммуникации, ускорение обмена информацией и принятия решений. С использованием модуля, время, отведенное для совместной работы, расходуется максимально результативно.

    В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений),  при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться индивидуально под процессы организации.



    Подготовка к совещанию
     

    Подготовка к совещанию начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка). Всем участникам рассылаются необходимые документы для их предварительного согласования и утверждения совещания.


    Резервирование помещений для совещаний

    Создать совещание можно и с помощью мастера действий. В зависимости от выбранных параметров мастер автоматически резервирует помещение, отправляет совещание на согласование, формирует повестку и протокол.



    DIRECTUM. Управление совещаниями. Проведение совещания. Протокол

    Проведение совещания

    На этапе проведения совещания сотрудник, выполняющий роль секретаря, фиксирует принятые решения в протоколе совещания.

    Протокол автоматически рассылается участникам на согласование, а затем утверждается с помощью ЭП, что позволяет ускорить доведение принятых решений до сотрудников.



    Контроль исполнения решений

    Решения, вынесенные по итогам совещания, рассылаются ответственным участникам заданиями. Механизмы системы призваны исключить случаи, когда принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются после утверждения протокола. Сотрудник, назначенный контролировать исполнение решений, всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

    DIRECTUM. Управление совещаниями. Контроль исполнения решений


    DIRECTUM. Обучающее видеоКак это работает? (Обучающее видео)

    Управление договорами


    DIRECTUM. Управление договорами. «Управление договорами»

    Модуль предназначен для автоматизации всех этапов работы с договорными документами: подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, контроль возврата от контрагента. Модуль обеспечивает централизованное хранение информации по договорам и оперативный поиск необходимых данных. 




    Подготовка проекта договора

    Первым этапом работы с договорным документом является разработка проекта документа. Ответственный сотрудник создает исходящий договор в системе либо заносит входящий документ в DIRECTUM.

    Согласование договора

    На этапе согласования ответственный сотрудник отправляет проект договора по типовому маршруту, который позволяет задать строго определенную последовательность согласования для каждой категории договорных документов. Использование электронной подписи согласующими гарантирует авторство подписи на электронном документе и его неизменность.

    Использование технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID позволяет в процессе согласования оперативно найти по штрихкоду электронный договор и сверить его с бумажным оригиналом. На документы в PDF-формате можно вставить штамп и указать необходимые координаты, логотип.

    Контроль исполнения договора
     
    Регистрация сопутствующих договорных документов в справочнике «Договоры» дает возможность анализировать существенные изменения, влияющие на условия и сроки действия договора.

    Для сотрудников, ответственных за договор, можно настроить напоминания о наступлении контрольных дат, этапов и сроков договора. Ведение этапов по договорам предоставляет дополнительные возможности контроля и анализа благодаря использованию настроенных в системе отчетов.

    Интеграция с системами обмена

    Обмен юридически значимыми электронными документами между организациями – актуальная бизнес-задача, решение которой открывает новые возможности для перехода на безбумажные технологии. Интеграция систем межкорпоративного документооборота с ECM-системой делает такой обмен бесшовным, снимая еще один барьер на пути эффективного взаимодействия. Модуль «Интеграция с системами обмена» (DIRECTUM Interchange System Integration или DISI) обеспечивает инфраструктуру для взаимодействия систем обмена (например, Synerdocs, Диадок) с ECM-системой, которая выступает хранилищем юридически значимых докумен- тов. В результате – все операции по обмену документами осуществляются через привычный для пользователей интерфейс DIRECTUM.

    Модуль позволяет решать задачи:
    – приема документов и сохранения их в DIRECTUM;
    – регистрации, согласования и отправки документов из DIRECTUM в другие организации через системы обмена.

    Многообразие сценариев отправки
    Предусмотрено несколько вариантов отправки документов, каждому из которых соответствует специально настроенный сценарий:
    – комплект документов одному адресату;
    – один комплект нескольким адресатам;
    – массовая отправка разных комплектов документов разным адресатам;
    – комплект документов, связанный с исходящей РКК, нескольким адресатам из списка рассылки.

    Быстрота обработки входящих документов
    Входящие документы отправляются ответственным сотрудникам в задании по типовому маршруту. Из карточки задания ответственный может перенаправить весь комплект другому сотруднику, зарегистрировать входящие документы либо самостоятельно рассмотреть их. После согласования и подписания всеми уполномоченными лицами комплект документов отправляется контрагенту.

    Платформа


    Архитектура DIRECTUMАрхитектура DIRECTUM обладает важными преимуществами:
    Открытость. Платформа IS-Builder поддерживает технологии Microsoft COM и .NET и содержит готовые инструменты интеграции с корпоративными приложениями, в том числе набор функций для обработки XML-документов.
    Расширяемость. Объектная модель и инструмент разработки IS-Builder позволяют создавать собственные объекты для решения специфичных задач. Ядром системы является СОМ-сервер, а значит, управляющие функции системы можно использовать в любых сторонних приложениях.
    Масштабируемость. Территориально распределенная работа на основе механизма репликации минимизирует требования к пропускной способности каналов связи и вторичным серверам. Выделение SQL-серверных и файловых хранилищ документов позволяет гибко управлять распределением нагрузки на серверы.
    Надежность. Поддержка транзакционной модели гарантирует целостность данных на протяжении всех стадий их жизненного цикла. Управляемые SQL- и файловые хранилища позволяют организовать надежное хранение документов.
    Безопасность. Для каждого объекта системы ведется история работы, а также настраиваются права доступа. Конфиденциальные документы и задачи могут быть зашифрованы любым Microsoft CryptoAPI- совместимым криптопровайдером. Обеспечивается высокая защита от несанкционированного доступа к хранилищам документов всех типов.

    Адаптация системы

    Благодаря предметно-ориентированному инструменту разработки IS-Builder возможна адаптация системы к специфике организации, развитие ее функциональности и интеграции с другими системами.

    В числе возможностей IS-Builder:
  • разработка состава и структуры данных справочников;
  • возможность создания собственных функций;
  • визуальная настройка карточек справочников и документов;
  • задание бизнес-логики поведения карточек на основе механизма событий;
  • удобная разработка блоков типовых маршрутов с возможностью их повторного использования и переноса между системами;
  • настройка различных отчетов с возможностью проведения многомерного анализа данных.
  • DIRECTUM. Адаптация форм. IS-Builder

    Для каждого типа электронных документов можно создать свою карточку с уникальным набором реквизитов. Разработка ведется как в графическом виде, так и на встроенном языке ISBL с развитой объектной моделью и богатым набором функций.

    Редактор форм используется для визуальной настройки форм-карточек документов и справочников. Через него удобно добавлять на форму поля и таблицы, размещать их на закладках. Также можно добавлять кнопки и задавать для них вычисления.

    Интеграционные механизмы

    Набор средств интеграции (DIRECTUM Integration Toolset) ориентирован на решение типовых задач интеграции с наиболее востребованными классами систем, а также с системами обмена электронными документами. Их использование значительно облегчает процессы:

  • синхронизации справочников и двухсторонней передачи данных;
  • сохранения документов и отчетов интегрируемой системы в DIRECTUM;
  • согласования в DIRECTUM учетных объектов интегрируемой системы;
  • просмотра документов DIRECTUM, связанных с объектом в интегрируемой системе. Уже сейчас разработаны коннекторы к наиболее распространенным системам
  • 1С, Microsoft Dynamics AX, SAP, работающие в т. ч. посредством веб-сервисов.
  • Интеграционные механизмы DIRECTUM

    Территориально распределенная работа

    Веб-клиент позволяет работать с DIRECTUM через интернет, используя любой браузер. Облегченный интерфейс веб-доступа предоставляет все удобства для быстрой работы в режиме реального времени и не требует установки специализированного программного обеспечения.

    Мобильные решения DIRECTUM разработаны с учетом профиля работы сотрудников:

  • топ-менеджерам: Solo для Android
  • заместителям и линейным менеджерам: Solo для Windows
  • рядовым сотрудникам: Jazz для Android
  • Веб-клиент DIRECTUM

    Мобильные решения позволяют работать даже без доступа к интернету, все данные автоматически синхронизируются при подключении.

    DIRECTUM. Настольный клиент

    В режиме терминального доступа пользователям доступны все функциональные возможности настольного Windows-клиента системы DIRECTUM.

    Сервер репликации данных позволяет организовывать автоматический обмен данными между удаленными серверами. При этом не требуется прямого соединения и выдвигаются минимальные требования к качеству и типу связи.

    Репликация обеспечивает высокую масштабируемость территориально распределенной работы. Частота сеансов связи определяется потребностями организации в актуализации данных; между сеансами связи каждый сервер работает независимо.



    Работа в холдингах
    Работа в холдингахСервисы взаимодействия систем DIRECTUM (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services или DICS) нацелены на решение задачи эффективного взаимодействия в холдинговых структурах. Сервисы DICS обеспечивают прохождение сквозных бизнес-процессов в территориально распределенных структурах, использующих независимые системы DIRECTUM. При этом обеспечивается соблюдение единых регламентов движения документов, поддерживается обмен с электронной подписью.




    Интеграция с порталами

    Многие компании используют корпоративные порталы для доступа сотрудников к различным информационным системам компании. Чаще всего такие порталы построены на базе платформы Microsoft SharePoint.

    Чтобы выстроить в компании единое информационное пространство, необходимо обеспечить доступ пользователей портала к сведениям из системы DIRECTUM. Для интеграции DIRECTUM и Microsoft SharePoint были созданы «Портальные компоненты», которые позволяют эффективно использовать преимущества совместной работы ECM-системы и порталов на платформе Microsoft SharePoint.

    Используйте веб-части для решения задач:

    • работа с предопределенными папками системы DIRECTUM напрямую с портала предприятия, например, просмотр входящих и исходящих;
    • отображение показателей эффективности для количественной оценки работы компании, что важно при принятии управленческих решений;
    • поиск по организациям и контактным лицам организаций;
    • просмотр информации о наших организациях и подразделениях;
    • доступ к корпоративной информации о сотрудниках и подразделениях компании. Например, просмотр списка отсутствующих сотрудников и их замещающих, просмотр списка ближайших именинников.
    Электронный документооборот DIRECTUM. Портальные компоненты. Список сотрудников.

    Работа с документами организована в двух направлениях:

    • размещение документов из библиотеки SharePoint в системе DIRECTUM, например, для последующего согласования и подписания ЭП;
    • размещение документов из системы DIRECTUM в библиотеке SharePoint, например, для ознакомления сотрудников с новым приказом.
    Электронный документооборот DIRECTUM. Портальные компоненты. Работа с документами

    Для настройки типового маршрута технического решения под потребности конкретной организации в поставку решения включены прикладные блоки типовых маршрутов.

    DIRECTUM. Технические требования

    Технические требования 

    Требования к серверу системы DIRECTUM зависят от количества одновременно работающих пользователей и объема обрабатываемых данных. При этом общее количество зарегистрированных пользователей системы может быть больше (обычно в 2-3 раза). Приведенные типовые требования к аппаратной и программной части сервера разработаны исходя из усредненных условий работы. В каждом конкретном случае возможны отклонения как в большую, так и в меньшую сторону. Для систем с количеством работающих пользователей более 500 требования определяются индивидуально в зависимости от объемов данных и характера работы пользователей.

    Описание решения DIRECTUM "Почтовый клиент"

    Во многих организациях имеются сотрудники, чей характер работы подразумевает частые выезды за пределы предприятия. Длительное отсутствие сотрудника на рабочем месте сводит на нет положительные стороны внедрения СЭД, так как у работника отсутствуют возможности своевременно реагировать на задания в рамках системы. Таким образом, встает вопрос о способах взаимодействия с удалёнными сотрудниками. Поскольку мобильный компьютер или коммуникатор очень часто является обязательным рабочим инструментом, то напрашивается самый очевидный способ – посредством электронной почты. Техническое решение «Почтовый клиент» позволяет пользователю вне зависимости от присутствия на стационарном рабочем месте не терять связь с бизнес-процессами своего предприятия: он получает возможность работать с заданиями - как со свободными, так и созданными по типовым маршрутам, а также просматривать документы-вложения.
    «Почтовый клиент» преобразует задания и уведомления СЭД DIRECTUM в сообщения электронной почты, пересылает удаленному пользователю, а затем обрабатывает полученный ответ и, в соответствии с ним, выполняет задания.

    Назначение решения
    «Почтовый клиент» предназначен для рассылки почтовых сообщений на указанный электронный адрес пользователя на основании заданий в СЭД, находящихся в работе у данного пользователя, с последующим выполнением заданий за пользователя в СЭД на основании ответного письма, поступившего с электронного адреса пользователя.

    Возможности решения

    Техническое решение включает в себя следующие возможности:
    • преобразование заданий и уведомлений, формируемых в системе DIRECTUM, в сообщения электронной почты;
    • передача документов, вложенных в задания, в виде вложений электронной почты;
    • отправка заданий и уведомлений с вложениями на любые устройства, имеющие возможность приема электронной почты;
    • прием и обработка электронных писем, полученных в качестве ответов электронной почты, идентификация ответов на полученные задания;
    • распознавание результатов ответа на полученные задания («согласовано», «отклонено»);
    • автоматическое подписание документов ЭЦП за исполнителя.

    «Почтовый клиент» обеспечивает преобразование заданий и уведомлений в сообщения электронной почты и выполняет отправку сообщений на персональные почтовые ящики пользователей.

    Пользователь получает письмо на свой почтовый ящик.

    Читает задание, просматривает вложенные документы и выполняет задание с нужным результатом, нажав на соответствующую гиперссылку в письме.

    Сообщение отправляется на специальный корпоративный почтовый ящик. Полученные на этот ящик сообщения анализируются почтовым клиентом, и ответ удаленного пользователя транслируется в текст ответа на задание.

    Используемые технологии

    Техническое решение разработано на платформе IS-Builder и основано на возможностях системы DIRECTUM. Для приема и рассылки почтовых сообщений используется IS-Builder Universal Mailer (SBUM). Почтовые сообщения генерируются и обрабатываются в HTML-формате.

    Схема работы решения




    Работа с СЭД DIRECTUM через почтовые сообщения






    Эффект от внедрения

    Внедрение «Почтового клиента» для СЭД DIRECTUM позволяет:
    • обеспечить «обратную связь» с сотрудниками, находящимися на выезде;
    • обеспечить возможность контроля служебной информации с дальних расстояний и длительном отсутствии на предприятии;
    • обеспечить непрерывность бизнес-процессов организации;
    • существенно уменьшить время реагирования сотрудников на входящие задания;
    • предоставить руководителям возможность «держать руку на пульсе» деятельности организации.

    Модуль обучение

    Внутрикорпоративное обучение является одной из основ адаптации и повышения квалификации персонала. Прохождение обучения с последующей аттестационной проверкой полученных знаний – регулярная деятельность в компаниях, где налажена система корпоративного обучения. Базовая функциональность DIRECTUM уже имеет возможность структурированно хранить учебно-методические материалы. При этом, важно также проводить проверку знаний и анализ по корректности составления вопросов для проверки знаний, а также собирать статистику по сданным курсам. Ручная проверка тестов занимает значительное время и содержит риски допущения ошибок.

    Возможности решения

    Разработанное бизнес-решение «Модуль «Обучение» на базе DIRECTUM обеспечивает возможность:

    – самостоятельного дистанционного обучения сотрудников по выбранному курсу;

    – проверки знаний сотрудников по изученному курсу;

    – получения руководителем подразделения информации о количестве набранных баллов по итогам тестирования в разрезе сотрудников и курсов;

    – проведения куратором курса анализа корректности вопросов в тесте с помощью отчета «Статистика по вопросам».

    Бизнес-эффект

    Использование решения позволяет:

    – сократить трудозатраты на организацию обучения;

    – сократить затраты на раздаточные материалы необходимые для прохождения курса;

    – сократить период адаптации новых сотрудников;

    – сократить трудозатраты на проверку знаний и обработку результатов проверки знаний;

    – сократить время на выполнение работ / проектов и увеличить производительность труда;

    – ускорить процесс приобретения обучающимися необходимых знаний, навыков и умений за счет закрепления знаний с    помощью тестирования.

    Пример работы

    Руководителю одного из подразделений поступило распоряжение от руководства о необходимости провести внутрикорпоративное обучение сотрудников подразделения по курсу «Базовые модули DIRECTUM».

    Сотрудник, ответственный за организацию обучения по курсу осуществляет следующие действия:

    – Открывает справочник Курсы обучения с помощью обложки модуля:

    Обложка модуля Обучение
    Обложка модуля Обучение– Создает новую запись справочника и заполняет необходимые поля:
    Запись справочника Курсы обучения
    Запись справочника Курсы обучения– Наполняет курс необходимыми учебно-методическими материалами с помощью действия «Документы по курсу»
    Документы по курсу
    Документы по курсу– Открывает справочник База вопросов с помощью обложки модуля и наполняет справочник нужным количеством вопросов по курсу.
    Запись справочника База вопросов
    Запись справочника База вопросов

    Сотрудники организации самостоятельно проходят обучение с помощью документов по курсу и после прохождения обучения запускают тестирование одним из двух способов:

    – С помощью обложки модуля:

    Запуск тестирования с помощью обложки модуля
    Запуск тестирования с помощью обложки модуля– С помощью быстрого запуска:
    Запуск тестирования с помощью быстрого запуска
    Запуск тестирования с помощью быстрого запуска

    Процесс тестирования работников

    Шаг 1. Запуск тестирования. Открывается диалог выбора Работника и курса обучения:

    Диалог выбора курса и работника 
    Диалог выбора курса и работника

    Примечание: выбор работника предусмотрен для случая, когда у одного пользователя несколько работников. В выборе отображаются только работники текущего пользователя.

    Шаг 2. Приветственное окно тестирования. Открывается окно, на котором указаны правила прохождения аттестации и количество времени на прохождение тестирования.

    Приветственное окно тестирования
    Приветственное окно тестирования

    После ознакомления с правилами прохождения пользователь нажимает кнопку Начать тестирование.

    Шаг 3. Ответы на вопросы курса. Пользователь отвечает на вопросы теста.

    Окно вопроса
    Окно вопроса

    При нажатии на кнопку Список вопросов откроется окно списка вопросов. При двойном клике будет осуществлен переход к вопросу.

    Окно списка вопросов
    Окно списка вопросов

    Примечание: красным цветом выделены вопросы на которые не были даны ответы.

    Шаг 4. Завершение тестирования. Дав ответы на все вопросы, пользователь нажимает кнопку Завершить тестирование. Далее открывается окно с результатами тестирования.

    Окно с результатами тестирования
    Окно с результатами тестирования

    Отчеты модуля

    Отчет «Результаты проверки» позволяет получить сводную информацию по прохождениям тестирования.

    Отчет имеет следующие уровни доступа:

    – Без ограничений. В отчет выводится статистика по всем нашим организациям.

    – По нашей организации. В отчет выводится статистика по нашим организациям текущего пользователя.

    – По подразделению. В отчет выводится статистика по подразделениям текущего пользователя.

    – По работнику. В отчет выводится статистика по работникам текущего пользователя

    Пример отчета «Результат проверки»
    Пример отчета «Результат проверки»

    Отчет «Результаты проверки» позволяет сформировать сводную информацию по ответам на вопросы по определенному курсу и провести анализ корректности вопросов в тесте.

    Пример отчета «Статистика по ответам на вопросы»
    Пример отчета «Статистика по ответам на вопросы»

    Сравнение договорных документов

    Работа с договорными документами: от качества и скорости этой работы зависит эффективность многих процессов в организации. В ходе согласования договоров часто возникает необходимость сравнивать его версии на предмет внесения изменений и правок. Стандартный функционал DIRECTUM уже включает возможность сравнения версий документа в формате DOC, но сотрудникам договорных отделов не хватало возможности сравнивать сканированные версии (или скан-копию с версией в формате DOC) одного и того же договора – с такой ситуацией сталкивается любой менеджер, к примеру, получивший от контрагента скан-копию подписанного им договора по электронной почте. Процесс сравнения версий занимает длительное время, при этом остаются риски «проглядеть» ошибку или несогласованное изменение. Более того, в результате человеческого фактора возможно подписание не самой последней версии договора, что влечет серьезные репутационные и финансовые потери.  

    Возможности

    Разработанное бизнес-решение «Сравнение договорных документов» на базе DIRECTUM и ABBYY Comparator или ABBYY FineReader 14 Enterprise обеспечивает возможность:

    – сравнение различных по формату версий договорных документов в DIRECTUM;

    – выявление различий между документами;

    – формирование отчета по изменениям в документе;

    – поиск сравниваемого документа различными вариантами поиска (Со сканера штрих-кода, Общий поиск по договорным документам, Мои последние измененные документы, по ИД документа, по номеру договора);

    – получение списка отчетов по изменениям в документах с заданием различных критериев.

    Бизнес-эффект

    Использование решения позволяет:

    – снизить риски выполнения условий договоров и осуществления оплат;

    – избавиться от ошибок в договорах и сократить издержки, пени и штрафы по ним;

    – сократить трудозатраты на договорную деятельность.

    Пример работы

    Сотруднику договорного отдела поступил документ, который необходимо сравнить с последней версией подписанного документа, хранящегося в DIRECTUM (вторая версия вносится в систему стандартными способами).

    Для выполнения процедуры сравнения и получения результатов сотруднику достаточно запустить мастер действий “Сравнение договорных документов” в DIRECTUM любым из нижеуказанных способом:

    1. С помощью обложки
    2. Обложка модуля сравнения договорных документовОбложка модуля сравнения договорных документов
    3. С помощью кнопки быстрого запуска
    4. С помощью действия «Сравнение» в карточке документа
    5. Действие Сравнение в карточке документаДействие Сравнение в карточке документа

    Мастер действий «Сравнение договорных документов»

    Шаг 1. Выбор документа

    Необходимо выбрать тип поиска сравниваемого документа.

    Шаг 1. Мастер действий. Выбор документа
    Шаг 1. Мастер действий. Выбор документа

    Со сканера штрих-кода. Пользователь используя сканер штрих-кодов сканирует штрих-код с бумажной версией документа и нажимает кнопку «ОК».

    Окно ввода штрих-кода документа

    Общий поиск по договорным документам. Открывается окно установки критерии поиска документа с заполненным типом карточки «Договорные документы».

    Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по договорным документам 
    Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по договорным документам

    Мои последние измененные документы. Пользователь может выбрать один из документов из стандартного поиска «Мои последние измененные документы».

    По ИД документа. Открывается окно установки критериев поиска документа с единственным критерием ИД документа.

    Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по ИД документа 
    Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по ИД документа

    По номеру договора. Открывается окно установки критерии поиска документа с заполненным типом карточки «Договорные документы» и еще одним возможным критерием «№ документа».

    Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по номеру договора 
    Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по номеру договора

    Примечание: если запустить мастер действия с помощью действия «Сравнение» в карточке договорного документа, то шаг «Выбор документа» будет пропущен.

    Шаг 2. Выбор версий

    Необходимо выбрать версии документа для сравнения.

    Шаг 2. Мастер действий. Выбор версий документа 
    Шаг 2. Мастер действий. Выбор версий документа

    При выборе версии открывается стандартный диалог выбора версии документа:

    Шаг 2. Мастер действий. Диалог выбора версии документа 
    Шаг 2. Мастер действий. Диалог выбора версии документа

    Шаг 3. ABBYY Comparator или Fine Reader 14 Enterprise

    В зависимости от настройки пользователя на данном шаге будет запущен, либо ABBYY Comparator, либо Fine Reader 14 Enterprise.

    – Если у пользователя локально установлен Fine Reader 14 Enterprise, то автоматически запускается Fine Reader 14 Enterprise с выбранными версиями сравниваемого документа и начинается процесс сравнения версий.

    Шаг 3. Мастер действий ABBYY Comparator в составе ABBYY Fine Reader 14 Enterprise. Инструкции пользователю
    Шаг 3. Мастер действий ABBYY Comparator в составе ABBYY Fine Reader 14 Enterprise. Инструкции пользователю– Если у пользователя локально установлен ABBYY Comparator, то автоматически запускается ABBYY Comparator и открывается локальная папка с выгруженными версиями документа.  Далее, из открытой локальной папки пользователь перетаскивает мышью версии документа в открытое приложение ABBYY Comparator. После чего нажимает кнопку «Найти различия».
    Шаг 3. Мастер действий ABBYY Comparator. Инструкции пользователю
    Шаг 3. Мастер действий ABBYY Comparator. Инструкции пользователю
    ABBYY Comparator

    Если найдены различия, то пользователь с помощью кнопки «Сохранить отчет» сохраняет отчет в локальной папке с отчетами.

    Шаг 4. Отчет по сравнению версий документа

    Если возникает необходимость сформировать отчет о результатах сравнения версий, то у пользователя появится возможность сохранить этот отчет и отправить его на согласование определенным пользователям: заданием или уведомлением.

    Шаг 4. Мастер действий. Отчет по сравнению документов
    Шаг 4. Мастер действий. Отчет по сравнению документов

    Примечание: Можно сохранить «Отчет по сравнению версий документа» в формате pdf - с комментариями по изменениям, тогда автоматически будет создан отчет «Таблица изменений по документу» и добавлен системой в новую версию «Отчета по сравнению версий документа».

    Пример pdf отчета по изменениям
    Пример pdf отчета по изменениям
    Пример отчета по  изменения «Таблица изменений по документу»Пример отчета по изменениям «Таблица изменений по документу»

    Шаг 5. Итоги сравнения версий

    На заключительном шаге мастера действий подводятся итоги по проделанной работе.

    Шаг 5. Мастер действий. Заключительный шаг
    Шаг 5. Мастер действий. Заключительный шаг

    С помощью гиперссылок можно отправить «Отчет по сравнению версий документа» любым пользователям заданием, уведомлением, или вложив в типовой маршрут.


    Шаг 5. Мастер действий. Заключительный шаг
     

    Финансовый  архив

    Средняя российская компания ежемесячно обрабатывает тысячи финансово-хозяйственных документов: накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ и пр. Поскольку объемы документации постоянно растут, повышается необходимость их оперативной обработки: своевременного согласования, подписи и отправки контрагентам.

    Решение «Финансовый архив» обеспечивает надежное хранение, быстрый и удобный поиск электронных и бумажных первичных учетных документов, а также предоставляет средства для подготовки документов к передаче в контролирующие органы.

    Ведение финансового архива

    Документы заносятся в финансовый архив DIRECTUM одним из способов:

    • ⇒ формализованные первичные учетные документы (товарные накладные, счета-фактуры, универсальные передаточные документы) экспортируются из учетной системы или поступают через сервисы обмена, например, Synerdocs или Диадок;
    • ⇒ неформализованные документы (договоры, акты) аналогично поступают через сервисы обмена или сразу создаются в DIRECTUM;
    • ⇒ бумажные документы заносятся в систему со сканера.

    Для обеспечения доступа к финансовому архиву можно разграничить права пользователей по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду или договору. При этом доступ к архиву постоянен и не зависит от доступности интернет-связи.

    При организации общего центра обслуживания в архиве могут храниться документы и основного подразделения организации, и филиалов, и удаленных подразделений.

    DIRECTUM. Финансовый архивФормализованные первичные учетные документы представляют собой XML-файл со структурированной информацией, которую сложно читать. Решение позволяет согласующим и утверждающим просматривать содержимое данных документов в печатном виде.

    Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, бумажные документы распечатываются и подписываются вручную.

    Для массовой обработки документов можно использовать папки с дополнительными колонками и действиями. Например, утверждающему достаточно отсортировать или отфильтровать список и выбрать действие для подписания. В результате все отобранные документы будут подписаны.


    Для подписания электронных первичных учетных документов руководителям доступно мобильное приложение DIRECTUM Jazz или Solo.

    Интеграция с 1С

    Решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» дополняет функциональность модуля «Финансовый архив», интегрируя его с 1С:Предприятие.

    Решаемые задачи

    Решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» позволяет:

    • ⇒ выгружать исходящие первичные учетные документы в DIRECTUM прямо из 1С для последующего согласования внутри организации;
    • ⇒ заносить информацию о входящих первичных учетных документах из DIRECTUM в 1С;
    • ⇒ открывать карточки документов 1С из системы DIRECTUM.

    Описание работы решения

    Исходящие первичные учетные документы, которые были сформированные в 1С, выгружаются в DIRECTUM в один клик.

    При этом сохраняется связь документов: документ DIRECTUM можно открыть из учетной системы, а документ учетной системы – из карточки документа DIRECTUM.

    Документ DIRECTUM можно открыть из учетной системы, а документ учетной системы – из карточки документа DIRECTUM

    Затем документ отправляется на согласование и подписание внутри организации по типовому маршруту модуля «Финансовый архив». Если документы по одной хозяйственной операции экспортировались раздельно, ответственный сотрудник формирует из них комплект, например, связывает счет-фактуру с накладной.

    Если входящий первичный учетный документ поступил от контрагента, бухгалтер заносит его в 1С после внутреннего согласования и подписания.

    DIRECTUM. Входящий первичный учетный документ от контрагента

    Бизнес-эффект

    Решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» позволяет:

    • ⇒ снизить затраты бухгалтерии на синхронизацию информации между учетной системой и DIRECTUM и занесение входящих документов;
    • ⇒ сделать работу с объектами обеих систем более удобной и прозрачной, способствуя построению единого финансового архива компании.

    Обмен финансово-хозяйственными документами с контрагентами

    Отправка документов

    После утверждения электронные документы автоматически отправляются контрагентам через сервисы обмена. Бумажные документы ответственный сотрудник отправляет по почте или другим способом. По итогам рассмотрения документов контрагентами ответственный получает уведомление о подписании или отказе в подписании.

    Получение и рассмотрение документов

    Полученные от контрагента через системы обмена документы поступают ответственному сотруднику на обработку. Он отправляет их на согласование или при наличии полномочий рассматривает и подписывает сам. На входящие бумажные документы наносится штрих-код, и они заносятся в финансовый архив с помощью сканера.

    Утверждающий проверяет состав документов на соответствие заявленному в поставке и подписывает их. Бумажные документы предварительно распечатываются, подписываются «живой подписью» и архивируются в новую версию документа. После подписания финансово-хозяйственных документов контрагенту отправляется ответ о подписании или об отказе, по счетам-фактурам отправляется уведомление об уточнении.

    Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

    С помощью финансового архива можно быстро найти и выгрузить большой объем первичных учетных документов в нужном формате для предоставления в контролирующие органы, например, в налоговую инспекцию.

    С помощью финансового архива можно быстро найти и выгрузить большой объем первичных учетных документов в нужном формате для предоставления в контролирующие органы

    А благодаря специальному отчету можно отслеживать процесс выгрузки документов или отменить его.

    Отчет выгрузки файлов

    Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Таким образом сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.

    Поиск документов

    Для сверки документами с контрагентами удобно использовать поиск по архиву. Для этого достаточно указать вид и тип карточки документа, дату, контрагента или другие параметры:

    Поиск по архиву

    Финансовый архив в веб-клиенте

    В веб-клиенте поддерживаются основные возможности, доступные в десктоп-клиенте:

      • Создание первичного учетного документа из локального файла.
      • Отправка документов на согласование с учетом настройки.
      • Согласование первичных документов.
      • Автоматическое подписание документов при выполнении задания.
      • Полнофункциональная обложка.
      • Экспорт и печать первичных документов.
      • Формирование отчетов.

    Обращения граждан и организаций

    В 2006 году вступил в силу Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ. Закон регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданином РФ закрепленного за ним конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами и должностными лицами.

    Основные этапы работы с обращениями граждан - регистрация, рассмотрение, исполнение, контроль исполнения, направление ответа заявителю.

    Для построения эффективного процесса управления по обращениям граждан в соответствии с нормами федерального закона создано специализированное бизнес-решение — «Обращения граждан».

    Основная задача при внедрении бизнес-решения — не просто автоматизировать процесс обработки обращений граждан, а определить наиболее оптимальный вариант для конкретного учреждения.

    Решение DIRECTUM «Обращения граждан» направлено на решение следующих бизнес-задач:

    • Построение работы с номенклатурой дел обращений граждан (создание, ведение, списание).
    • Создание и ведение реестра обратившихся граждан.
    • Фиксация устного общения с обратившимися гражданами.
    • Рассмотрение обращений граждан и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним).
    • Автоматическое формирование запроса отчета о ходе исполнения конкретного поручения.
    • Автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения.
    • Подготовка и контроль отправки ответа корреспонденту.
    • Поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов.
    • Подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах.
    • Накопление истории по взаимодействию.

    Регистрация обращения

    При поступлении обращения – как письменного, так и устного — ответственный сотрудник создает запись в справочнике «Обращения граждан». Обращению автоматически присваивается номер в соответствии с заданными правилами.

    Обращение граждан

    Для удобства предусмотрен механизм вставки шаблонных фраз в качестве предопределенного значения в поле карточки справочника или документа.

    Если обращение решается на месте, это фиксируется в справочнике. В противном случае ответственный сотрудник отправляет обращение специалисту, компетентному в решении данного вопроса, используя возможности workflow.

    Рассмотрение обращения и формирование поручений по нему.

    Специалист рассматривает обращение, выносит резолюцию и формирует поручения по нему. Поручения направляются соответствующим сотрудникам по типовым маршрутам. Это обеспечивает прохождение рассмотрения обращений в строго определенной последовательности (задается для каждой категории обращений) с контролем сроков.

    Поручения по обращениям

    Если обращение содержит вопрос, решение которого не входит в компетенцию данного госучреждения, оно перенаправляется в другое учреждение. При этом обращение может быть взято на контроль либо закрыто, о чем извещается заявитель.

    Специалист может принять решение об отказе в принятии обращения в работу, при этом обращение закрывается и заявителю отправляется ответ с обоснованием отказа.

    Исполнение

    Все работы исполнителей по обращению фиксируются в карточке обращения. С карточкой связываются все документы, появившиеся в процессе исполнения: например, данные о выезде на место, письмо с запросом информации из сторонней организации и другие. Это позволяет в любой момент времени оперативно получить доступ ко всем документам, связанным с данным обращением. При этом обеспечивается конфиденциальность и сохранность всей информации.

    При необходимости сроки исполнения поручения могут быть продлены, о чем уведомляется заявитель.

    Как правило, один сотрудник работает с несколькими поручениями одновременно. Для наиболее эффективной работы и предотвращения срывов сроков исполнения поручений сотрудник может настроить удобную для себя группировку обращений по важности и срокам в справочнике «Поручения».

    Поручения по обращениям - фильтр

    Ответственным сотрудникам может быть настроена автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения.

    Контроль исполнения

    Для дополнительного контроля исполнения поручений специалист может назначать контролера, который будет уведомляться обо всех работах по обращению.

    Когда все исполнители выполнят необходимые работы, ответственный специалист формирует единый отчет и отправляет обращение регистратору, который отправляет ответ корреспонденту. При закрытии обращения в карточку автоматически заносится фактический срок закрытия. При необходимости, с помощью отчета о просроченных поручениях можно будет определить закрытые не в срок обращения.

    Ответ корреспонденту

    После исполнения всех поручений ответственный оформляет ответ заявителю и отправляет его. При отправке ответа Почтой России может быть автоматически распечатана наклейка на конверт с данными заявителя. Это повышает оперативность работы и позволяет исключить ошибки.

    Ответ корреспонденту

    Формирование обращения через интернет-приемную

    Гражданин заполняет на сайте госучреждения специализированную форму для подачи обращения и отправляет его на рассмотрение. При необходимости к тексту обращения может быть приложен электронный документ, который гражданин желает привести в качестве дополнения, доказательства, жалобы и т. д.

    Формирование обращения через интернет-приемную

    При этом гражданину автоматически формируется электронное письмо, содержащее информацию о подаче обращения и все заполненные элементы формы. Полученное письмо гражданин может сохранить в электронном виде или распечатать.

    Одновременно с формированием письма в справочнике «Обращения граждан и организаций» системы DIRECTUM автоматически создается запись.

    Благодаря возможностям workflow она отправляется сотруднику, ответственному за регистрацию обращений. Ответственный сотрудник заполняет оставшиеся реквизиты карточки обращения и проверяет правильность оформления, оставленного гражданином обращения.

    Далее обращению автоматически присваивается регистрационный номер. После регистрации заявителю на электронную почту отправляется письмо с регистрационным номером обращения и PIN-кодом.

    При необходимости по факту регистрации обращения из системы DIRECTUM может быть распечатана квитанция, содержащая основные реквизиты обращения, регистрационный номер обращения и PIN-код. Если гражданин находился на личном приеме, то квитанция может быть передана ему в руки. Если обращение было отправлено традиционным способом, по почте, либо подано через интернет-приемную, то квитанция может быть отправлена письмом на его почтовый адрес.

    Если в рамках рассмотрения обращения гражданина, принятие решения по нему находится за пределами компетенции госучреждения, то оно передается по компетенции в адрес соответствующих органов. В этом случае гражданину автоматически формируется письмо электронной почты с сообщением о факте передачи, адресате и его контактах. Если госучреждение, куда было перенаправлено обращение, также использует для своей внутренней деятельности систему DIRECTUM, то информация по обращению и само обращение могут быть переданы в электронном структурированном виде посредством служб взаимодействия систем (DIRECTUM Intersystem Cooperation Services).

    Просмотр состояния обращения

    Получив электронное письмо с регистрационным номером и PIN-кодом обращения или бумажную квитанцию обращения, заявитель может зайти на сайт госучреждения и просмотреть состояние своего обращения, ход его рассмотрения или принятое по нему решение. Для этого ему достаточно зайти на страницу сайта и заполнить значение регистрационного номера и PIN-кода обращения в специальной форме.

    Заявитель перейдет на страницу, которая содержит в себе основные информационные блоки. Состав и отображение информационных блоков настраиваются исходя из задач и требований конкретного госучреждения.

    С помощью сайта заявитель может получить полное представление о поданном обращении:

    • заполненные им данные,
    • регистрационные параметры,
    • информацию о постановке на особый контроль,
    • сроки рассмотрения, факты переносов сроков и основания для этого,
    • дерево поручений с указанием тестов поручений, исполнителей, сроков и фактических дат,
    • список внешних исполнителей, если поручение было передано по компетенции, с указанием факта передачи и контактов внешних исполнителей.

    Состав данных, схемы информационных блоков и интерфейс интернет-приемной может варьироваться исходя из задач каждого госучреждения.

    Просмотр состояния обращения

    Бизнес-эффект

    • С помощью решения «Обращения граждан» процесс работы с обращениями граждан существенно упрощается и становится управляемым, предсказуемым и контролируемым.
    • Поскольку все этапы работы по обращению строго контролируются, данный продукт снижает риски нарушения сроков обработки обращения.
    • Обеспечивается соблюдение норм закона № 59-ФЗ от 2 мая 2006 года «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
    • Обеспечивается конфиденциальность информации по обращениям благодаря гибкому разграничению прав доступа.
    • Упрощается формирование отчетности по работе с обращениями и поручениями.

    Внешний электронный документооборот: когда стоит задуматься?

    Контрагентов уже больше ста, а документов с каждым из них — тысячи.

    Взаимные сверки — ваш привычный бизнес-процесс.

    Бумажные архивы занимают отдельные комнаты.

    Суммы за пересылку документов — отдельная строка бюджета.

    Знакомая ситуация? Значит, вам пора переходить на межкорпоративный электронный обмен документами со своими контрагентами.

    К легкому безбумажному взаимодействию уже всё готово. Вам не придется тратить бюджеты и время на дополнительные модификации. Сразу после установки компонентов бизнес-решения вы можете приступить к внешнему электронному документообороту и ощутить эффект:

    • Все документы хранятся в едином архиве — полностью исключаются потери.
    • Сокращаются сроки подписания документов — подписывать формализованные и неформализованные документы можно даже с мобильного откуда и когда угодно.
    • Скорость электронного обмена документами с контрагентами сокращаются с 2-3 недель до нескольких минут благодаря готовой интеграции с сервисами ЭДО.
    • Стоимость пересылки документов сокращается в 50 раз.
    • Увеличивается оборачиваемость денежных средств за счет быстрого подписания документов.

    Внутренний и внешний документооборот в едином процессе

    Внутренний и внешний документооборот в едином процессе

    Исходящие договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы формируются в системе электронного документооборота (СЭД). Первичные формализованные документы о передаче товаров или результатов работ, заносятся в СЭД из учетной системы. Бумажные документы — путем сканирования. Таким образом, сотрудники получают доступ к единому хранилищу документов компании.

    Отправка документов контрагентам через сервис ЭДО встроена в стандартный процесс внутреннего согласования и не зависит от вида или формата документов. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена документами и ставится на контроль, а при получении ответа — снимается с контроля, система уведомляет об этом ответственного. При обмене через сервис ЭДО соответствие файлов требованиям регулятора проверяется автоматически.

    Входящие документы автоматически поступают из сервиса обмена в систему электронного документооборота (СЭД), причем потоки распределяются по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами.

    Прямо в системе пользователь может отправлять или принимать приглашения на электронный обмен документами с контрагентами, подписывать документы и отказывать в подписании. Таким образом ему не нужно переключаться между интерфейсами СЭД и сервиса обмена. Это экономит его время и снижает вероятность ошибок.

    Контрагенты используют разные сервисы ЭДО? Не проблема!

    Система электронного документооборота выступает единой точкой обмена, собирая и обрабатывая документы из учетных систем и сервисов. Это происходит абсолютно прозрачно для пользователя СЭД.

    Коннекторы к сервисам обмена с контрагентами (Synerdocs, Диадок. СБИС, СФЕРА Курьер) позволяют работать только в интерфейсе системы электронного документооборота, исключая необходимость переключаться между окнами сервисов.

    Даже если ваши контрагенты подключены к разным операторам электронного обмена документами, вам достаточно подключиться только к одному-двум сервисам обмена. Обмен с другими сервисами настраивается через роуминг — технологию, позволяющую отправлять электронные документы практически любому распространенному сервису ЭДО через своего оператора.

    Храните и предоставляйте информацию с учетом требований закона

    Решение «Финансовый архив» обеспечивает централизованное и надежное хранение договоров и учетных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т. д.), как электронных, так и бумажных.

    Юридическую значимость электронным документам всех форматов гарантирует усиленная квалифицированная электронная подпись (по закону равнозначна собственноручной). Подписанные бумажные документы хранятся в виде сканов.

    Готовиться к налоговым и аудиторским проверкам можно без лишних усилий. В системе легко найти и выгрузить сразу комплект документов по сделке. При этом документы выгружаются сразу в том формате, в котором нужно представлять их в контролирующие органы. Вместе с документами выгружаются и электронные подписи, и служебные документы.

    Архив прост в управлении — гибко распределяйте права доступа, выделяйте версии, настраивайте жизненный цикл документов и отслеживайте историю работы с ними. После истечения заданных сроков хранения документы автоматически перемещаются из оперативного в архивное хранилище, тем самым поддерживается высокая скорость работы системы.

    Решения компании DIRECTUM поддерживают форматы, утвержденные ФНС России.

    Используйте готовый набор инструментов для внешнего документооборота

    Взаимодополняющие бизнес-решения позволят настроить электронный обмен документами под ваши персональные требования:

    • Делопроизводство.
    • Управление договорами.
    • Финансовый архив.
    • Долговременный архив.
    • Управление документами..

    DIRECTUM Solo – для руководителей

    Мобильное приложение DIRECTUM для руководителейМобильное приложение DIRECTUM Solo создано специально для удаленной работы руководителей. Спроектировать и протестировать его помогли практикующие менеджеры, поэтому разработчикам удалось точно сформулировать ключевые задачи аудитории и найти их решения.

    Подписывать документы можно в iOS и Android с помощью сертификатов, выданных удостоверяющим центром Microsoft. Кроме того, для подписания в desktop-клиенте системы, веб-доступе и мобильном решении можно использовать один и тот же сертификат с помощью токенов Рутокен Bluetooth и JaCarta microUSB.

    Функционал:

    ·         Вынесение резолюций.

    ·         Отправка и контроль поручений по документам.

    ·         Рассмотрение, согласование, рецензирование и подписание документов.

    ·         Создание документов из файла или с камеры.

    Необходимый набор функций для руководителя и минимум кликов.

    Рассмотрение документов и вынесение резолюций


     После ознакомления с входящим письмом руководитель может вынести резолюцию по документу, отправить на исполнение, переадресовать рассмотрение другому сотруднику, создать поручение или просто принять к сведению.

    Согласование и подписание документов


    DIRECTUM Solo предлагает ознакомиться не только с содержанием документа на подписание, но и с его приложениями. Доступна информация о подписях других согласующих, можно быстро перейти к задаче и переписке в ней. По итогам согласования документ подписывается ЭП или отправляется на доработку.

    Выдача поручений и контроль их исполнения

    Текст поручения пользователь вводит с клавиатуры или с помощью голосового сообщения, указывает исполнителей и сроки. Поручение отправляется в работу в виде задачи, в любое время можно оценить ход его исполнения. 


    Рецензирование документов


    В приложении легко редактировать документ, оставлять примечания к содержанию и при необходимости отправлять исполнителю на доработку.

    Для чего руководителю мобильное решение?

    • ·         Доступ к корпоративной информации 24/7.
    • ·         Применение квалифицированной электронной подписи.
    • ·         Работа в онлайн- и офлайн-режиме.
    • ·         Процессы не тормозятся из-за отсутствия руководителя в офисе.
    • ·         Защита от утечки информации и потери данных.

    DIRECTUM Jazz — мобильное приложение для сотрудников

    DIRECTUM JazzМобильное приложение для широкого круга пользователей DIRECTUM. Упрощает ознакомление с документами, запуск бизнес-процессов и контроль работ вне офиса.

    Удобная работа с входящими заданиями и исходящими задачами. Создание (в том числе с камеры), редактирование, подписание документов. Все, что нужно рядовому пользователю системы.

    Как это работает?

    • Работа с входящим заданием: сортировка, пометка цветным статусом для дальнейшей работы по заданию на ПК.
    • Выполнение входящего задания: открытие карточки задания, знакомство с вложением, выполнение.
    • Создание задачи по типовому маршруту с вложением, захваченным с камеры смартфона.
    • Работа в режиме offline: сохранение документа в папке «Личные», редактирование локально на устройстве, обновление документа в системе и отправка задачей.

    Возможности приложения на разных ОС

    DIRECTUM Jazz AndroidDIRECTUM Jazz позволяет работать с документами, задачами и заданиями:

    • стартовать задачи и выполнять задания;
    • создавать документы из файла, с камеры, а также из шаблона (только в Android);
    • просматривать и редактировать документы;
    • подписывать формализованные и неформализованные документы;
    • отправлять документы по электронной почте;
    • искать документы;
    • просматривать карточки документов и записей справочников и отправлять их вложением в задачу или задание;
    • работать с тремя экземплярами систем DIRECTUM или DirectumRX (только в Android).