Управление бизнес-процессами

Компания — это сложная система. С этим не понаслышке знаком каждый руководитель или бизнес-аналитик. На практике уже многие столкнулись с тем, что принятие решений о любом изменении в компании — будь то оптимизация деятельности, создание отдела или внедрение информационной системы — требует анализа взаимосвязей со всеми элементами. Очевидно, чтобы «увидеть» компанию целиком, необходим ее «чертеж». Создание такого «чертежа» называется «бизнес-моделированием», а сам чертеж — «бизнес-архитектурой».
  • Система Business Studio
  • Поставка целей
  • Проектирование бизнес-процессов
  • Проектирование оргструктуры
  • Имитационное моделирование и ФСА
  • Разработка ТЗ на внедрение ИС
  • Регламентирующая документация
  • Обеспечение сотрудников базой знаний
  • Контроль показателей и достижения целей
  • Эффекты от использования

Система Business Studio 

Система бизнес-моделирования Business Studio разработана специально для максимально легкого создания бизнес-архитектуры. Помимо этого, она обеспечивает решение смежных задач, необходимых для обеспечения непрерывного развития компании. Возможности Business Studio можно наглядно продемонстрировать с помощью диаграммы, показывающей цикл совершенствования компании:




Применение Business Studio 
•   Система Business Studio успешно применяется в таких проектах как: 
•   Моделирование и оптимизация бизнес-процессов 
•   Создание новой компании 
•   Внедрение системы менеджмента качества 
•   Внедрение информационных систем

Ключевые пользователи 
•   Руководители
•   Специалисты по организационному развитию
•   Консультанты в области управления и информационных технологий
•   Бизнес-аналитики
•   Специалисты в области качества
•   Все сотрудники компании
      

Поставка целей

Цели, которые ставит перед компанией собственник, являются отправной точкой для формирования дерева целей компании. Дерево целей дает наглядное представление, за счет чего будет достигнута наивысшая цель, и является отображением стратегии компании. 

Важно понимать, что стратегия может быть успешно реализована только тогда, когда ее понимают руководители и сотрудники компании. Описывая стратегию в упорядоченной форме, мы повышаем вероятность ее успешной реализации. Хорошо зарекомендовавшим себя инструментом представления стратегии компании в удобном виде является сбалансированная система показателей ССП (Balanced ScoreCard, BSC), разработанная Робертом Капланом и Дейвидом Нортоном. 

Сбалансированная система показателей — это система стратегического управления компанией на основе измерения и оценки ее эффективности по набору оптимально подобранных целей и показателей, отражающих все аспекты деятельности организации, как финансовые, так и нефинансовые. 
Business Studio позволяет компаниям провести формализацию стратегии, выделить и зафиксировать на стратегической карте дерево целей компании, разработать показатели достижения этих целей. Показатели для наглядности могут быть размещены на диаграмме стратегической карты. Для каждого показателя задаются целевое значение и целевая дата его достижения, а также план движения к целевому значению в разбивке по выбранному периоду измерения. Можно назначить сотрудников, которые будут иметь право на контроль значений конкретного показателя, а также определить лицо, ответственное за внесение значений.

Проектирование бизнес-процессов 

Имея формализованные цели, можно приступить к проектированию бизнес-процессов компании, то есть определить ту деятельность, которую сотрудники компании должны осуществлять для реализации стратегии и достижения поставленных целей.

BUSINESS STUDIO позволяет как построить комплексную иерархическую модель деятельности компании, так и описать ряд отдельных процессов. Для этого в распоряжение бизнес-аналитика предоставляются наиболее популярные и удобные нотации моделирования:

• IDEFO 
• Процедура (Cross Functional Flowchart)
• BPMN 2.0 
• Процесс (Basic Flowchart)
• EPC (Event Driven Process Chain)

Нотацию IDEFO целесообразно использовать для построения иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня, а нотации Процедура, BPMN, Процесс и ЕРС — для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. BUSINESS STUDIO позволяет менять нотацию моделирования при переходе с описания процессов верхнего уровня к описанию процессов нижнего уровня.

Согласно принципам процессного подхода для процесса задаются: Владелец процесса, Исполнители процесса, Входы и Выходы, Требования к срокам выполнения и ряд других параметров. Сочетание наглядных графических нотаций и параметров процессов обеспечивает необходимую полноту описания бизнес-процессов и позволяет выпустить действительно полезную регламентирующую документацию.

Для каждого процесса можно определить набор ключевых показателей результативности (KPI). В качестве KPI можно использовать показатели из сбалансированной системы показателей или создать новые.
Правила выполнения бизнес-процессов автоматически фиксируются в документе «Регламент бизнес-процесса».

Проектирование организационной структуры 

Организационная структура является результатом распределения обязанностей (зон компетенции, полномочий и ответственности) внутри компании. BUSINESS STUDIO позволяет сформировать иерархическую организационную структуру как в справочнике, так и непосредственно на организационной диаграмме.

Место подразделений в организационной структуре, их права и обязанности, взаимодействие с другими подразделениями и показатели для оценки эффективности деятельности автоматически фиксируются в документе «Положение о подразделении». Для сотрудников такими документами являются Должностные инструкции.

Сколько специалистов той или иной должности должно быть в подразделении — наиболее часто возникающий перед бизнес-аналитиком вопрос. На основе информации о занятости сотрудника в бизнес-процессах BUSINESS STUDIO рассчитывает рекомендуемое количество специалистов.


Имитационное моделирование и функционально-стоимостной анализ

Потребность в оптимизации деятельности возникает в компании регулярно. Как правило, она вызвана недостаточной эффективностью бизнес-процессов: большим временем выполнения или высокими затратами. BUSINESS STUDIO позволяет оптимизировать время и стоимость выполнения процессов, используя методики имитационного моделирования и функционально-стоимостного анализа (ФСА). 

BUSINESS STUDIO обеспечивает имитацию выполнения процесса или группы процессов в условиях, максимально приближенных к реальным. В результате проведения имитационного моделирования и ФСА можно: 

• оценить средние значения и разброс ключевых параметров процесса;
• найти самые затратные или самые длительные процессы;
• найти «бутылочные горлышки» — перегруженные ресурсы, к которым постоянно выстраивается очередь операций, в результате чего они задерживают выполнение всех процессов;
• получить рекомендацию о необходимом количестве ресурсов;
• найти ресурсы с низкой загрузкой;
• проанализировать производство и потребление материальных ресурсов.

Если полученные значения стоимости и времени не устраивают бизнес-аналитика или владельца процесса, можно провести анализ «Что, если?». Для этого необходимо перепроектировать бизнес-процессы или добавить ресурсы и снова провести имитацию. Всю полученную в результате имитации статистическую информацию можно сохранить и вызвать на просмотр в любой момент, поэтому бизнес- аналитику остается только выбрать версию бизнес-процесса с наилучшими показателями.
 

Разработка ТЗ на внедрение информационных систем 

На сегодняшний день автоматизация является одним из самых распространенных способов повышения эффективности бизнес-процессов компании. Автоматизация позволяет кардинально снизить время выполнения операций, повысить скорость передачи информации между исполнителями, а также уменьшить количество допускаемых ошибок.

Основная задача при внедрении информационных систем (ИС) — обеспечить наилучшее соответствие применяемых систем бизнес-процессам компании. BUSINESS STUDIO позволяет спланировать автоматизацию бизнес-процессов: сформировать реестр функций информационных систем, указать функции информационных систем, поддерживающие выполнение бизнес-процессов. Те функции, которые еще не реализованы или отсутствуют в информационной системе, получают специальный признак.

Вся информация о необходимой автоматизации фиксируется в документе «Техническое задание на создание информационной системы». Оно включает в себя следующие разделы:

1. Описание автоматизируемых бизнес-процессов организации, используемые в них функции ИС
2. Перечень необходимой функциональности ИС
3. Перечень будущих рабочих мест пользователей ИС
4. Перечень необходимых отчетов, которые должны формироваться в ИС.

Техническое задание, при необходимости, дополняется другими разделами и передается ИТ-службе.

Формирование регламентирующей документации 

Чтобы воплотить в жизнь идеи, заложенные в бизнес-архитектуре, необходимо донести их до сотрудников в понятном для них виде. Это осуществляется с помощью создания пакета регламентирующих документов, содержащих в себе всю важную информацию для эффективного выполнения сотрудниками своей работы. BUSINESS STUDIO кардинально снижает трудоемкость этого шага, автоматически формируя все необходимые регламентирующие документы и отчеты: 

• стратегическая карта 
• регламенты бизнес-процессов; 
• положения о подразделениях; 
• должностные инструкции; 
• документооборот. 

Документы формируются на основе спроектированных элементов бизнес-архитектуры: целей, бизнес-процессов, организационной структуры и т.д. Любое изменение в бизнес-архитектуре автоматически отражается в регламентирующих документах, поэтому комплект документации всегда поддерживается в актуальном состоянии. 

Использование в BUSINESS STUDIO стандартизированных шаблонов позволяет оформить всю документацию в едином стандарте. Также предусмотрена удобная возможность создания собственных форм документов при помощи Мастера отчетов. Мастер отчетов позволяет сформировать практически любые документы, соответствующие привычкам и предпочтениям сотрудников компании.

Обеспечение сотрудников базой знаний 

Даже самые оптимальные бизнес-процессы не смогут работать, если сотрудники не знают правил их выполнения. Для решения этой задачи служит специальный модуль «BUSINESS STUDIO PORTAL», который позволяет:

1. Оперативно обновлять базу знаний компании, содержащую всю необходимую для работы сотрудников регламентирующую документацию и отчеты.

2. Сотрудникам комфортно работать с необходимой им информацией.

BUSINESS STUDIO PORTAL — это интернет-портал, позволяющий сотрудникам обращаться к базе знаний компании из любой точки мира и с любого устройства. Для работы с порталом сотрудники проходят авторизацию и имеют доступ только к разрешенным документам.
После авторизации сотрудник попадает на свою Персональную страницу. На ней собраны все необходимые ссылки для быстрого перехода к нужной информации и документам: Описание должности, Должностная инструкция, Описание подразделения сотрудника и другие. Набор ссылок на персональной странице можно настраивать под нужды компании, также и каждый сотрудник может формировать свой собственный раздел «Избранное».


В разделе «Бизнес-модель компании» сотрудники могут работать с документами и отчетами, размещенными на портале. Для удобного перемещения между документами поддерживаются гиперссылки, причем сотрудник видит только те из них, по которым имеет право перейти. 



Любой документ или отчет, размещенный на портале, сотрудник может:
1. Открыть и сохранить на диске в форматах Microsoft Word (DOCX) или Portable Document Format (PDF).
2. Вложить ссылку на документ или отчет на портале в письмо и отправить другому сотруднику.
3. Поместить в свой раздел «Избранное» на персональной странице.
4. Распечатать.

Одновременно с предоставлением нужной информации портал собирает статистику посещения страниц, а также дает возможность сотрудникам поставить оценку полезности того или иного документа. Это позволяет бизнес-аналитикам анализировать посещаемость портала и качество размещенной на нем информации.


Наличие полнотекстового поиска позволяет удобно искать необходимую информацию.

Портал позволяет задавать в условиях поиска:
   •   место расположения поискового запроса;
   •   тип совпадения поискового запроса;
   •   справочники, в которых будет осуществляться поиск.

В результатах поиска портал выдает пользователю только доступную ему по правам информацию. 


Портал BUSINESS STUDIO может быть развернут как внутри компании, так и на любой внешней площадке. Все необходимое для этого программное обеспечение содержится в стандартной поставке BUSINESS STUDIO.

Другими способами предоставления сотрудникам регламентов и отчетов являются:

• Формирование пакета документов в формате Microsoft Word, например, для печати и ознакомления сотрудников под роспись.
• Формирование HTML-публикации — пакета регламентирующих документов в формате HTML. HTML-публи-кация поддерживает гиперссылки между документами и позволяет осуществлять полнотекстовый поискв документах. HTML-публикацию можно разместить в интернете или внутри компании, а также передать заинтересованным лицам в виде файлов.

Таким образом, при внесении изменений в бизнес-архитекту-ру, BUSINESS STUDIO предоставляет широкий спектр возможностей для обновления базы знаний компании. В результате работать по новым правилам можно практически сразу после их утверждения.

Контроль показателей и достижения целей

Регулярный контроль показателей и достижения целей позволяет компании понять, какова эффективность ее бизнес-процессов и в правильном ли направлении она движется на пути реализации стратегии. Для этого необходимо обеспечить:

1. Регулярный сбор значений показателей.
2. Возможность удобного контроля показателей и достижения целей.

BUSINESS STUDIO обеспечивает своевременный сбор значений показателей с ответственных за их заполнение сотрудников следующими способами:

BUSINESS STUDIO PORTAL Портал позволяет вносить плановые или фактические значения показателей в базу данных BUSINESS STUDIO через интернет-браузер. Введенные данные будут сразу доступны на портале для контроля и анализа ответственными лицами.
Файлы Microsoft Excel Система автоматически рассылает сотрудникам формы отчетов в формате Microsoft Excel по электронной почте, а затем загружает заполненные отчеты в свою базу данных. Кроме того, есть возможность загружать и отчеты в формате Microsoft Excel, созданные внешней информационной системой.

Контроль показателей осуществляется с помощью BUSINESS STUDIO PORTAL. На портале ответственные лица наглядно видят текущее состояние каждого из ключевых показателей деятельности компании с помощью цветового сигнализатора «Статус». Сигнализатор светится зеленым, когда показатель в пределах заданной нормы, желтым — при выходе в «тревожную» зону, и красным — при попадании в критическую зону значений. Также можно увидеть положение показателя относительно заданных границ. Руководителю демонстрируется тренд показателя — рост или снижение по сравнению с предыдущим периодом.

Можно произвести декомпозицию рассчитываемого показателя вплоть до самого нижнего уровня и найти тот показатель, который вызвал отклонение. Также в Портале можно посмотреть динамику изменений показателей. Графики покажут состояние показателей по каждому периоду на фоне заданных для периодов границ нормальных и тревожных значений. Наглядное представление трендов показателей позволяет предсказать, будет ли показатель соответствовать норме в следующем периоде, или требуется принять предупредительные меры.

Аналогичным образом контролируется и достижение целей компании. Оценка достижения цели рассчитывается автоматически на основе значений показателей, привязанных к ней. Также можно осуществлять контроль достижения сразу всех целей с помощью стратегической карты.

Для руководителей


BUSINESS STUDIO позволяет создать эффективную компанию, работающую как часы. Все элементы бизнес-архитектуры, спроектированной с помощью BUSINESS STUDIO, логически увязаны друг с другом: от стратегических целей до должностных инструкций конкретных исполнителей. 

Построение бизнес-архитектуры компании с помощью BUSINESS STUDIO позволит: 

Ускорить достижение стратегических целей
Компания имеет четко сформулированную стратегию, с которой ознакомлены сотрудники. Благодаря регулярному контролю отклонения на пути достижения целей фиксируются на ранней стадии, поэтому корректирующие мероприятия проводятся своевременно.
Повысить прозрачность компании 
После применения BUSINESS STUDIO становится известно, в чем состоит и как осуществляется деятельность компании. Место каждого подразделения в организационной структуре обосновано. Правильность выполнения процессов измеряется с помощью набора показателей KPI, а ответственность за их выполнение персонифицирована. 
Снизить затраты и время выполнения бизнес-процессов 
Увеличивается производительность труда и сокращаются убытки от неправильных действий сотрудников за счет наличия формализованных бизнес-процессов и четких инструкций: кто, что и когда должен делать. А применение современных методов оптимизации бизнес-процессов — имитационного моделирования и функционально — стоимостного анализа — позволяет получить бизнес-процессы с требуемыми затратами и временем их выполнения.
Сохранить в компании знания о правилах выполнения бизнес-процессов при потере ключевых сотрудников
Если уходит ключевой сотрудник, а правила его работы нигде не зафиксированы, то неизбежны многочисленные сбои в работе, пока новый работник не освоит его функционал. С помощью BUSINESS STUDIO создается база знаний о правилах выполнения бизнес-процессов, что позволяет достаточно легко справиться с этой ситуацией.
Минимизировать время обучения нового персонала
Для обучения нового персонала больше не требуются многочасовой инструктаж и надзор в первые недели работы. Всю необходимую информацию о выполнении своих обязанностей новый сотрудник получает из базы знаний, находящейся на BUSINESS STUDIO PORTAL
Разгрузить руководителей от «текучки» и предоставить им возможность заниматься стратегическими задачами
Как только в компании появляются формализованные бизнес-процессы, руководителю больше не требуется тратить свое время на разрешение стандартных ситуаций. Во-первых, потому что действия сотрудников в этих ситуациях регламентированы, во-вторых, потому что сотрудники допускают в работе меньше ошибок, для исправления которых требуется участие руководителя.
Снизить трудоемкость работ по проектированию и совершенствованию бизнес-архитектуры в 2-3 раза
BUSINESS STUDIO — удобный рабочий инструмент построения бизнес-архитектуры. Простая среда моделирования, возможность автоматического создания регламентирующих документов и формирования базы знаний компании позволяют значительно экономить ресурсы компании.

Для консультантов по управлению

BUSINESS STUDIO позволяет ускорить и повысить качество выполнения всех этапов проекта по описанию и реинжинирингу деятельности организации:

Моделирование бизнес-процессов
Удобная среда моделирования, позволяющая значительно снизить трудоемкость работ. Поддерживаемые нотации позволяют наглядно описать процессы верхнего и операционного уровней. Полученные модели понятны специалистам организации-клиента.
Формирование регламентирующих документов
Ускорение выполнения работ до 80% за счет автоматического формирования документов.
Уточнение требований 
Оперативное согласование документов с заказчиком благодаря наличию HTML-публикации.
Переформирование документов 
После внесения полученных замечаний в BUSINESS STUDIO новые варианты отчетов и регламентирующих документов быстро переформировываются.
Консалтинговые компании могут увеличить ценность своего предложения, передавая заказчику модель в формате BUSINESS STUDIO для дальнейшего самостоятельного обновления. При выполнении большого количества проектов и значительном штате сотрудников, в BUSINESS STUDIO можно создать базу референтных моделей бизнес-процессов, что позволит существенно сократить сроки аналогичных проектов.

Для ИТ-специалистов 

Специалистам, занимающимся внедрением информационных систем, BUSINESS STUDIO позволяет.
• Описать автоматизируемые бизнес-процессы.
• Сформировать техническое задание на создание и внедрение информационной системы:
• Сформировать инструкции для пользователей или включить описание работы с информационной системой в должностные инструкции.

Таким образом, снижается трудоемкость разработки технического задания и инструкций пользователей.

Для специалистов по качеству 

Разработка и внедрение системы менеджмента качества (СМК) предполагает формирование пакета нормативной документации, соответствующей требованиям стандартов ISO 9000, использование данной документации в повседневной деятельности сотрудников организации, а также ее непрерывную актуализацию.

Применение BUSINESS STUDIO как единой информационной базы позволяет значительно сократить временные и трудовые затраты по созданию системы менеджмента качества, позволяя:
• описать цели и политику в области качества организации;
• выделить и описать бизнес-процессы и процедуры;
• создать регламентирующие документы, описывающие деятельность должностных лиц и подразделений (должностные инструкции, положения о подразделениях) в рамках СМК;
• проводить анализ несоответствий требованиям качества, выявленных при аудите СМК либо обнаруженных на любой стадии жизненного цикла продукта или услуги;
• контролировать состояние процессов при помощи контрольных карт;
• разрабатывать по результатам анализа корректирующие и предупреждающие мероприятия и контролировать их выполнение;
• поддерживать всю нормативную документацию СМК в актуальном состоянии за счет внесения необходимых изменений в BUSINESS STUDIO и переформирования необходимых документов;
• организовать оперативный доступ должностных лиц организации ко всему пакету документации СМК и устранить длительный поиск информации в бумажных документах за счет использования BUSINESS STUDIO PORTAL или HTML-публикации.

Закажите
обратный звонок
Задайте
вопрос
Закажите
презентацию

Новости

Полезные
материалы