Электронный документооборот DIRECTUM

СЭД DIRECTUM. Внешний электронный документооборот
СЭД DIRECTUM. Внешний электронный документооборот

Внешний электронный документооборот: когда стоит задуматься?

Контрагентов уже больше ста, а документов с каждым из них — тысячи.

Взаимные сверки — ваш привычный бизнес-процесс.

Бумажные архивы занимают отдельные комнаты.

Суммы за пересылку документов — отдельная строка бюджета.

Знакомая ситуация? Значит, вам пора переходить на межкорпоративный электронный обмен документами со своими контрагентами.

К легкому безбумажному взаимодействию уже всё готово. Вам не придется тратить бюджеты и время на дополнительные модификации. Сразу после установки компонентов бизнес-решения вы можете приступить к внешнему электронному документообороту и ощутить эффект:

  • Все документы хранятся в едином архиве — полностью исключаются потери.
  • Сокращаются сроки подписания документов — подписывать формализованные и неформализованные документы можно даже с мобильного откуда и когда угодно.
  • Скорость электронного обмена документами с контрагентами сокращаются с 2-3 недель до нескольких минут благодаря готовой интеграции с сервисами ЭДО.
  • Стоимость пересылки документов сокращается в 50 раз.
  • Увеличивается оборачиваемость денежных средств за счет быстрого подписания документов.

Внутренний и внешний документооборот в едином процессе

Внутренний и внешний документооборот в едином процессе

Исходящие договоры, письма, коммерческие предложения и другие неформализованные документы формируются в системе электронного документооборота (СЭД). Первичные формализованные документы о передаче товаров или результатов работ, заносятся в СЭД из учетной системы. Бумажные документы — путем сканирования. Таким образом, сотрудники получают доступ к единому хранилищу документов компании.

Отправка документов контрагентам через сервис ЭДО встроена в стандартный процесс внутреннего согласования и не зависит от вида или формата документов. После подписания документ автоматически отправляется контрагенту через нужный сервис электронного обмена документами и ставится на контроль, а при получении ответа — снимается с контроля, система уведомляет об этом ответственного. При обмене через сервис ЭДО соответствие файлов требованиям регулятора проверяется автоматически.

Входящие документы автоматически поступают из сервиса обмена в систему электронного документооборота (СЭД), причем потоки распределяются по ответственным сотрудникам в соответствии с установленными правилами.

Прямо в системе пользователь может отправлять или принимать приглашения на электронный обмен документами с контрагентами, подписывать документы и отказывать в подписании. Таким образом ему не нужно переключаться между интерфейсами СЭД и сервиса обмена. Это экономит его время и снижает вероятность ошибок.

Контрагенты используют разные сервисы ЭДО? Не проблема!

Система электронного документооборота выступает единой точкой обмена, собирая и обрабатывая документы из учетных систем и сервисов. Это происходит абсолютно прозрачно для пользователя СЭД.

Коннекторы к сервисам обмена с контрагентами (Synerdocs, Диадок. СБИС, СФЕРА Курьер) позволяют работать только в интерфейсе системы электронного документооборота, исключая необходимость переключаться между окнами сервисов.

Даже если ваши контрагенты подключены к разным операторам электронного обмена документами, вам достаточно подключиться только к одному-двум сервисам обмена. Обмен с другими сервисами настраивается через роуминг — технологию, позволяющую отправлять электронные документы практически любому распространенному сервису ЭДО через своего оператора.

Храните и предоставляйте информацию с учетом требований закона

Решение «Финансовый архив» обеспечивает централизованное и надежное хранение договоров и учетных документов (товарных накладных, актов выполненных работ, счетов-фактур, универсальных передаточных документов и т. д.), как электронных, так и бумажных.

Юридическую значимость электронным документам всех форматов гарантирует усиленная квалифицированная электронная подпись (по закону равнозначна собственноручной). Подписанные бумажные документы хранятся в виде сканов.

Готовиться к налоговым и аудиторским проверкам можно без лишних усилий. В системе легко найти и выгрузить сразу комплект документов по сделке. При этом документы выгружаются сразу в том формате, в котором нужно представлять их в контролирующие органы. Вместе с документами выгружаются и электронные подписи, и служебные документы.

Архив прост в управлении — гибко распределяйте права доступа, выделяйте версии, настраивайте жизненный цикл документов и отслеживайте историю работы с ними. После истечения заданных сроков хранения документы автоматически перемещаются из оперативного в архивное хранилище, тем самым поддерживается высокая скорость работы системы.

Решения компании DIRECTUM поддерживают форматы, утвержденные ФНС России.

Используйте готовый набор инструментов для внешнего документооборота

Взаимодополняющие бизнес-решения позволят настроить электронный обмен документами под ваши персональные требования:

  • Делопроизводство.
  • Управление договорами.
  • Финансовый архив.
  • Долговременный архив.
  • Управление документами..
Закажите презентацию
Закажите
обратный звонок

Новости

Галактика EAM как источник постоянных улучшений процессов ТОиР
Гибкость и адаптивность при обширной базовой функциональности – характеристика...
Импортонезависимая «Галактика EAM» на базе СУБД Postgres Pro прошла испытания
При пиковых нагрузках во время испытаний от 5000 одновременно работающих пользователей...
DIRECTUM для лояльности клиентов СК «Чулпан»
Для усиления лояльности клиентов в АО СК «Чулпан» инициирован проект совершенствования...
«Галактика EAM» для решения задач промышленной безопасности Проблема экологического контроля представляет особую значимость для нефтегазо...
Дайджест кейсов по совершенствованию бизнес-процессов
Успешное использование DIRECTUM с инструментом бизнес-моделирования Business Studio подтверждает,...
Полезные
материалы