Электронный документооборот DIRECTUM

Управление совещаниями и заседаниями

Модуль «Управление совещаниями и заседаниями» нацелен на повышение эффективности внутрикорпоративной коммуникации, ускорение обмена информацией и принятия решений. С использованием модуля, время, отведенное для совместной работы, расходуется максимально результативно.

В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений),  при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться индивидуально под процессы организации.

Подготовка к совещанию
 

Подготовка к совещанию начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка). Всем участникам рассылаются необходимые документы для их предварительного согласования и утверждения совещания.

Создать совещание можно и с помощью мастера действий. В зависимости от выбранных параметров мастер автоматически резервирует помещение, отправляет совещание на согласование, формирует повестку и протокол.

Проведение совещания

На этапе проведения совещания сотрудник, выполняющий роль секретаря, фиксирует принятые решения в протоколе совещания.

Протокол автоматически рассылается участникам на согласование, а затем утверждается с помощью ЭП, что позволяет ускорить доведение принятых решений до сотрудников.

Контроль исполнения решений

Решения, вынесенные по итогам совещания, рассылаются ответственным участникам заданиями. Механизмы системы призваны исключить случаи, когда принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются после утверждения протокола. Сотрудник, назначенный контролировать исполнение решений, всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.

Как это работает? (Обучающее видео)

Закажите презентацию