Электронный документооборот DIRECTUM

В основе работы любой организации лежат деловые процессы: подготовка и согласование документов, обслуживание заказов, выполнение распоряжений, обсуждение предложений, совещания и т. д. DIRECTUM автоматизирует бизнес-процессы различной сложности. Информация и задания передаются от одного участника процесса к другому в соответствии с настроенными правилами.

Создание задачи
Каждый пользователь системы может создать задачу, указав в ее карточке исполнителей (маршрут задачи), срок исполнения, а также сопроводительный текст, который содержит необходимые указания и пояснения по задаче

При необходимости в ходе выполнения работ могут создаваться подзадачи для передачи отдельных этапов другому исполнителю. При этом содержание подзадач включается в содержание самой задачи. Так образуется многоуровневая структура, которая по усмотрению пользователя может отображаться в виде цельного текста либо в виде «дерева» с возможностью свертывания и развертывания содержания подзадач.

Вложения

В задачу можно добавить любое количество произвольных вложений: электронных документов, папок, задач, заданий и записей справочников системы DIRECTUM. Объекты системы, и в частности документы, связанные с выполнением работ по задаче, удобно открывать непосредственно из задания, полученного исполнителем. Для выделенного вложения создается контекстная вкладка на ленте.

Формирование маршрута вручную
Назначить исполнителей по задаче можно как вручную, так и с помощью типового маршрута. Достаточно начать вводить фрагмент текста, который встречается одновременно в значениях реквизитов записей хотя бы в двух из справочников Пользователи, Группы пользователей и Типовые маршруты, и после нажатия на кнопку ENTER появится окно выбора типа объекта. При «ручном» формировании маршрута инициатор самостоятельно составляет список исполнителей. В качестве исполнителя можно указать как конкретного сотрудника, так и группу.

Участники процесса получают задания или уведомления на каждом этапе маршрута.

Отследить выполнение работ по задаче можно на графической схеме. Инициатор задачи (или его замещающий) в любой момент может определить исполнителей, задерживающих выполнение работы, и принять соответствующее решение: – изменить схему движения документов для ускорения процессов; – назначить другого исполнителя; – прервать выполнение задания в случае, когда работу необходимо приостановить или отложить (чтобы продолжить в нужный момент) и т. п.

Механизм типовых маршрутов 

Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей (в том числе на основе ролей), заполняются нужные поля задачи, считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников). В системе выделяется два вида типовых маршрутов: свободный и жесткий. Поля задачи, заполненные при выборе свободного типового маршрута, можно скорректировать вручную. Жесткие типовые маршруты предназначены для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права. Схема типовых маршрутов может динамически изменяться в зависимости от результатов выполнения предыдущих этапов маршрута или наступления специальных условий.

Настройки маршрута

Механизм типовых маршрутов включает в себя средства для настройки процессов любой сложности с помощью графического редактора. Для настройки свободных типовых маршрутов редактор максимально упрощен: пользователю достаточно разместить на схеме блоки, соединить их стрелками, указать исполнителей и сроки. Для жестких маршрутов задается расширенный набор этапов: появляются условия переходов, сценарии, блоки ожидания, мониторинга событий. Для формирования типовых маршрутов также могут использоваться специализированные прикладные блоки, например реализующие интеграцию с ERP-системами.

Организация работы с входящими заданиями
Все выданные задачи исполнители получают в виде заданий в свою папку «Входящие». Быстро ознакомиться с заданиями можно и не открывая их. В проводнике системы, в результатах поиска и в окне дерева задач доступен предварительный просмотр. Также предпросмотр доступен для документов, задач. Возможность напоминаний о сроке задания позволяет запланировать время, когда необходимо вернуться к его выполнению.


Проверка выполнения задачи

Контроль выполнения задачи может осуществляться инициатором из папки «Исходящие», которая содержит созданные им задачи. Внутри папки пользователь может создать собственную структуру, для того чтобы упорядочить контролируемый объем работ. Также для структурирования задач и заданий может использоваться группировка и фильтрация по заданным реквизитам (Тема, Инициатор, Срок и т. д.)