Электронный документооборот DIRECTUM

СЭД DIRECTUM. Командировки и авансовые отчеты
СЭД DIRECTUM. Командировки и авансовые отчеты

СЭД DIRECTUM. Командировки и авансовые отчеты

DIRECTUM представляет комплексное решение «Командировки и авансовые отчеты».

На первом этапе решение позволяет оформлять и согласовывать командировки в фоновом режиме, без необходимости личного присутствия.

На втором – автоматизирует заполнение отчетов по авансовым расходам, занесение подтверждающих документов в систему и выгрузку комплекта документов для передачи в контролирующие органы.

Решение поддерживается в десктоп- и веб-клиенте.

Внедрение сливает два этапа воедино:

DIRECTUM. "Командировки. Авансовые отчеты".  Архитектура решения

Формирование и согласование отчетов можно встроить в любой бизнес-процесс с предусмотренными авансовыми выплатами. Работа с авансовым отчетом может быть полностью переведена в электронный вид.

Заявка на командировку

Командированный сотрудник создает в системе заявку на командировку: отправляет задачу по типовому маршруту «Оформление командировки» и заполняет запись справочника:

Формирование заявки на командировку в системе DIRECTUM

Указывает цель, длительность поездки и предположительную сумму расходов. Здесь же он может запросить покупку билетов до места назначения и обратно, указать марку и номер автомобиля, если поездка планируется на личном транспорте.

Заполненная карточка командировки автоматически вкладывается в заявку. Можно вложить в нее сопутствующие документы, например, путевой лист.

После этого заявка направляется на согласование с руководителем отдела и бухгалтером.

Согласование командировки и формирование приказа

Руководитель и бухгалтер проверяют условия заявки, оценивают сумму расходов и, если нет замечаний, согласовывают ее.

В результате формируется приказ. Данные в него подставляются из карточки командировки. Руководитель подписывает приказ электронной подписью. Подписание проходит в полном соответствии с законодательством.

Далее формируется несколько подзадач:

  • делопроизводителю организации – на регистрацию приказа;
  • бухгалтеру по командировочным выплатам – на авансовые перечисления;
  • сотруднику административной службы – на покупку билетов, если требуется.

Сотрудник, оформивший заявку, получает уведомления о переводе денежных средств и покупке билетов, читает приказ по командировке и выполняет задание на ознакомление.

Оформление авансового отчета

Сразу после подписания приказа по командировке в системе формируется авансовый отчет и приходит задание на его заполнение.

После возвращения из поездки сотрудник в задании видит практически готовый к отправке на согласование отчет:

  • часть полей заполняется данными из справочника «Командировки»;
  • отправленные на e-mail документы занесены в систему и открываются по кнопке «Связанные документы» на ленте;
  • данные из чеков с QR-кодом, авиа- и железнодорожных билетов проанализированы сервисами интеллектуального распознавания Ario и перенесены в табличную часть отчета;
  • рассчитаны авансовые расходы и остаток суммы.

Человеческий фактор перестает быть причиной продолжительных доработок и согласований.


Формирование авансового отчета в системе DIRECTUM

При необходимости уже заполненные данные в отчете можно дополнить (загрузить в систему оставшиеся подтверждающие документы, уточнить описания расходов).

Формирование документа занимает меньше минуты. Заполненное задание и отчет отправляется на согласование по регламентированному в организации маршруту. Авансовый отчет закрывается, когда командируемый передает в бухгалтерию бумажные оригиналы подтверждающих документов.

Оформление командировки и авансового занимает считанные минуты.

Выгрузка комплектов документов

Все документы, связанные с авансовыми расходами, хранятся в системе. Чтобы предоставить их для проверки, достаточно запустить сценарий «Выгрузка авансовых отчетов» и в открывшемся окне задать нужные параметры:

DIRECTUM. Выгрузка документов для проверок.

Комплекты документов формируются с учетом требований законодательства и надзорных органов.

Двойной удар по рутине

В результате внедрения решения:

  • сокращаются трудозатраты на оформление командировок, авансовых отчетов и сопутствующих документов;
  • снижается трудоемкость кропотливых операций по расчетам и заполнению отчета по авансовым расходам;
  • сохраняется прозрачность бизнес-процессов на всех этапах;
  • компания значительно экономит на печати бумажных документов.
Закажите презентацию
Закажите
обратный звонок

Новости

Импортонезависимая «Галактика EAM» на базе СУБД Postgres Pro прошла испытания
При пиковых нагрузках во время испытаний от 5000 одновременно работающих пользователей...
DIRECTUM для лояльности клиентов СК «Чулпан»
Для усиления лояльности клиентов в АО СК «Чулпан» инициирован проект совершенствования...
«Галактика EAM» для решения задач промышленной безопасности Проблема экологического контроля представляет особую значимость для нефтегазо...
Дайджест кейсов по совершенствованию бизнес-процессов
Успешное использование DIRECTUM с инструментом бизнес-моделирования Business Studio подтверждает,...
Галактика AMM в Производстве 4.0
Благодаря использованию Галактика AMM быстрее осваиваются новые изделия, сокращаются...
Полезные
материалы