Электронный документооборот DIRECTUM

Описание решения "Сравнение договорных документов"
Описание решения "Сравнение договорных документов"

Сравнение договорных документов

Работа с договорными документами: от качества и скорости этой работы зависит эффективность многих процессов в организации. В ходе согласования договоров часто возникает необходимость сравнивать его версии на предмет внесения изменений и правок. Стандартный функционал DIRECTUM уже включает возможность сравнения версий документа в формате DOC, но сотрудникам договорных отделов не хватало возможности сравнивать сканированные версии (или скан-копию с версией в формате DOC) одного и того же договора – с такой ситуацией сталкивается любой менеджер, к примеру, получивший от контрагента скан-копию подписанного им договора по электронной почте. Процесс сравнения версий занимает длительное время, при этом остаются риски «проглядеть» ошибку или несогласованное изменение. Более того, в результате человеческого фактора возможно подписание не самой последней версии договора, что влечет серьезные репутационные и финансовые потери.  

Возможности

Разработанное бизнес-решение «Сравнение договорных документов» на базе DIRECTUM и ABBYY Comparator или ABBYY FineReader 14 Enterprise обеспечивает возможность:

– сравнение различных по формату версий договорных документов в DIRECTUM;

– выявление различий между документами;

– формирование отчета по изменениям в документе;

– поиск сравниваемого документа различными вариантами поиска (Со сканера штрих-кода, Общий поиск по договорным документам, Мои последние измененные документы, по ИД документа, по номеру договора);

– получение списка отчетов по изменениям в документах с заданием различных критериев.

Бизнес-эффект

Использование решения позволяет:

– снизить риски выполнения условий договоров и осуществления оплат;

– избавиться от ошибок в договорах и сократить издержки, пени и штрафы по ним;

– сократить трудозатраты на договорную деятельность.

Пример работы

Сотруднику договорного отдела поступил документ, который необходимо сравнить с последней версией подписанного документа, хранящегося в DIRECTUM (вторая версия вносится в систему стандартными способами).

Для выполнения процедуры сравнения и получения результатов сотруднику достаточно запустить мастер действий “Сравнение договорных документов” в DIRECTUM любым из нижеуказанных способом:

  1. С помощью обложки
  2. Обложка модуля сравнения договорных документовОбложка модуля сравнения договорных документов
  3. С помощью кнопки быстрого запуска
  4. С помощью действия «Сравнение» в карточке документа
  5. Действие Сравнение в карточке документаДействие Сравнение в карточке документа

Мастер действий «Сравнение договорных документов»

Шаг 1. Выбор документа

Необходимо выбрать тип поиска сравниваемого документа.

Шаг 1. Мастер действий. Выбор документа
Шаг 1. Мастер действий. Выбор документа

Со сканера штрих-кода. Пользователь используя сканер штрих-кодов сканирует штрих-код с бумажной версией документа и нажимает кнопку «ОК».

Окно ввода штрих-кода документа

Общий поиск по договорным документам. Открывается окно установки критерии поиска документа с заполненным типом карточки «Договорные документы».

Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по договорным документам 
Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по договорным документам

Мои последние измененные документы. Пользователь может выбрать один из документов из стандартного поиска «Мои последние измененные документы».

По ИД документа. Открывается окно установки критериев поиска документа с единственным критерием ИД документа.

Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по ИД документа 
Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по ИД документа

По номеру договора. Открывается окно установки критерии поиска документа с заполненным типом карточки «Договорные документы» и еще одним возможным критерием «№ документа».

Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по номеру договора 
Шаг 1. Мастер действий. Критерии поиска по номеру договора

Примечание: если запустить мастер действия с помощью действия «Сравнение» в карточке договорного документа, то шаг «Выбор документа» будет пропущен.

Шаг 2. Выбор версий

Необходимо выбрать версии документа для сравнения.

Шаг 2. Мастер действий. Выбор версий документа 
Шаг 2. Мастер действий. Выбор версий документа

При выборе версии открывается стандартный диалог выбора версии документа:

Шаг 2. Мастер действий. Диалог выбора версии документа 
Шаг 2. Мастер действий. Диалог выбора версии документа

Шаг 3. ABBYY Comparator или Fine Reader 14 Enterprise

В зависимости от настройки пользователя на данном шаге будет запущен, либо ABBYY Comparator, либо Fine Reader 14 Enterprise.

– Если у пользователя локально установлен Fine Reader 14 Enterprise, то автоматически запускается Fine Reader 14 Enterprise с выбранными версиями сравниваемого документа и начинается процесс сравнения версий.

Шаг 3. Мастер действий ABBYY Comparator в составе ABBYY Fine Reader 14 Enterprise. Инструкции пользователю
Шаг 3. Мастер действий ABBYY Comparator в составе ABBYY Fine Reader 14 Enterprise. Инструкции пользователю– Если у пользователя локально установлен ABBYY Comparator, то автоматически запускается ABBYY Comparator и открывается локальная папка с выгруженными версиями документа.  Далее, из открытой локальной папки пользователь перетаскивает мышью версии документа в открытое приложение ABBYY Comparator. После чего нажимает кнопку «Найти различия».
Шаг 3. Мастер действий ABBYY Comparator. Инструкции пользователю
Шаг 3. Мастер действий ABBYY Comparator. Инструкции пользователю
ABBYY Comparator

Если найдены различия, то пользователь с помощью кнопки «Сохранить отчет» сохраняет отчет в локальной папке с отчетами.

Шаг 4. Отчет по сравнению версий документа

Если возникает необходимость сформировать отчет о результатах сравнения версий, то у пользователя появится возможность сохранить этот отчет и отправить его на согласование определенным пользователям: заданием или уведомлением.

Шаг 4. Мастер действий. Отчет по сравнению документов
Шаг 4. Мастер действий. Отчет по сравнению документов

Примечание: Можно сохранить «Отчет по сравнению версий документа» в формате pdf - с комментариями по изменениям, тогда автоматически будет создан отчет «Таблица изменений по документу» и добавлен системой в новую версию «Отчета по сравнению версий документа».

Пример pdf отчета по изменениям
Пример pdf отчета по изменениям
Пример отчета по  изменения «Таблица изменений по документу»Пример отчета по изменениям «Таблица изменений по документу»

Шаг 5. Итоги сравнения версий

На заключительном шаге мастера действий подводятся итоги по проделанной работе.

Шаг 5. Мастер действий. Заключительный шаг
Шаг 5. Мастер действий. Заключительный шаг

С помощью гиперссылок можно отправить «Отчет по сравнению версий документа» любым пользователям заданием, уведомлением, или вложив в типовой маршрут.


Шаг 5. Мастер действий. Заключительный шаг
 
Закажите презентацию