Электронный документооборот DIRECTUM

Описание решения "Почтовый клиент"
Описание решения "Почтовый клиент"
Описание решения DIRECTUM "Почтовый клиент"

Во многих организациях имеются сотрудники, чей характер работы подразумевает частые выезды за пределы предприятия. Длительное отсутствие сотрудника на рабочем месте сводит на нет положительные стороны внедрения СЭД, так как у работника отсутствуют возможности своевременно реагировать на задания в рамках системы. Таким образом, встает вопрос о способах взаимодействия с удалёнными сотрудниками. Поскольку мобильный компьютер или коммуникатор очень часто является обязательным рабочим инструментом, то напрашивается самый очевидный способ – посредством электронной почты. Техническое решение «Почтовый клиент» позволяет пользователю вне зависимости от присутствия на стационарном рабочем месте не терять связь с бизнес-процессами своего предприятия: он получает возможность работать с заданиями - как со свободными, так и созданными по типовым маршрутам, а также просматривать документы-вложения.
«Почтовый клиент» преобразует задания и уведомления СЭД DIRECTUM в сообщения электронной почты, пересылает удаленному пользователю, а затем обрабатывает полученный ответ и, в соответствии с ним, выполняет задания.

Назначение решения
«Почтовый клиент» предназначен для рассылки почтовых сообщений на указанный электронный адрес пользователя на основании заданий в СЭД, находящихся в работе у данного пользователя, с последующим выполнением заданий за пользователя в СЭД на основании ответного письма, поступившего с электронного адреса пользователя.

Возможности решения

Техническое решение включает в себя следующие возможности:
• преобразование заданий и уведомлений, формируемых в системе DIRECTUM, в сообщения электронной почты;
• передача документов, вложенных в задания, в виде вложений электронной почты;
• отправка заданий и уведомлений с вложениями на любые устройства, имеющие возможность приема электронной почты;
• прием и обработка электронных писем, полученных в качестве ответов электронной почты, идентификация ответов на полученные задания;
• распознавание результатов ответа на полученные задания («согласовано», «отклонено»);
• автоматическое подписание документов ЭЦП за исполнителя.

«Почтовый клиент» обеспечивает преобразование заданий и уведомлений в сообщения электронной почты и выполняет отправку сообщений на персональные почтовые ящики пользователей.

Пользователь получает письмо на свой почтовый ящик.

Читает задание, просматривает вложенные документы и выполняет задание с нужным результатом, нажав на соответствующую гиперссылку в письме.

Сообщение отправляется на специальный корпоративный почтовый ящик. Полученные на этот ящик сообщения анализируются почтовым клиентом, и ответ удаленного пользователя транслируется в текст ответа на задание.

Используемые технологии

Техническое решение разработано на платформе IS-Builder и основано на возможностях системы DIRECTUM. Для приема и рассылки почтовых сообщений используется IS-Builder Universal Mailer (SBUM). Почтовые сообщения генерируются и обрабатываются в HTML-формате.

Схема работы решения




Работа с СЭД DIRECTUM через почтовые сообщения






Эффект от внедрения

Внедрение «Почтового клиента» для СЭД DIRECTUM позволяет:
• обеспечить «обратную связь» с сотрудниками, находящимися на выезде;
• обеспечить возможность контроля служебной информации с дальних расстояний и длительном отсутствии на предприятии;
• обеспечить непрерывность бизнес-процессов организации;
• существенно уменьшить время реагирования сотрудников на входящие задания;
• предоставить руководителям возможность «держать руку на пульсе» деятельности организации. Закажите презентацию