Быстрая идентификация документов по штрихкоду – новое решение для DirectumRX

Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет в считанные секунды открывать электронную карточку документа по штрихкоду на бумажной копии. Работа с документами становится еще комфортнее, поскольку сокращается время на поиск нужного документа в системе. Новинка поддерживается в любой версии DirectumRX.

Отказаться от документов на бумажных носителях пока не получается в силу различных ограничений. Чтобы избежать путаницы в работе и быстро находить электронную версию по бумажной копии, выпущено решение «Быстрая идентификация документов для DirectumRX».

Как работает решение?

На рабочее место сотрудника устанавливается сканер штрихкодов и программа DIRECTUM RapID. Документы, которые ожидаемо будут использоваться как в бумажном, так и в электронном виде, маркируются сгенерированным в DirectumRX штрихкодом. Входящие документы маркирует делопроизводитель или секретарь наклейкой штрихкода на бумажный документ. Документы, которые оформляются в компании, маркируются автоматически при создании из шаблона. Отображение штрихкода в шаблоне документа настраивает администратор.

Вот так может выглядеть сформированный из шаблона документ со штрихкодом:

DirectumRX. Идентификация документа по штрихкоду.

Поиск в системе займет пару секунд, достаточно отсканировать штрихкод на бумажном экземпляре, и в DirectumRX откроется карточка электронного документа.

Установка и использование

DIRECTUM RapID устанавливается на рабочее место сотрудника в пару кликов с помощью файла из комплекта поставки. В дальнейшем настройки программы можно изменить в конфигурационном файле, который находится в папке установки DIRECTUM RapID.

Рассмотрим реальный пример:

Помощнику руководителя приходит задание на подтверждение подписания документа. Секретарь распечатывает документ и подписывает у руководителя.

Без решения «Быстрая идентификация документов»:

Чтобы отразить факт подписания в системе, сотрудник находит нужное задание, открывает электронный документ и заносит скан-копию бумажного экземпляра в новую версию. Если таких заданий много, то на их поиск потребуется много времени. Повышается риск возникновения ошибки, особенно если названия документов однотипные.

Что меняется при использовании решения «Быстрая идентификация документов»?

Достаточно поднести подписанный документ к сканеру штрихкода, и в DirectumRX откроется карточка документа. Сотрудник создает новую версию для занесения подписанного и отсканированного документа в систему. Прямо из карточки документа можно перейти на закладку «Задачи», чтобы открыть и выполнить задание на подтверждение подписания документа.

Решение работает даже без сканера штрихкода. Для открытия карточки документа достаточно ввести значение штрихкода в окно программы и нажать клавишу ENTER:

DirectumRX. Генерация штрихкода для документа

Решение «Быстрая идентификация документов» позволяет комбинировать современные и традиционные методы обработки документов, а также:

  • повысить эффективность работы делопроизводителей и секретарей;
  • ускорить поиск нужного документа в системе;
  • уменьшить риск ошибок благодаря однозначной идентификации документа по уникальному штрихкоду;
  • сократить количество действий, необходимых для поиска и открытия документа.

Источник: club.directum.ru

Закажите обратный звонок и узнайте больше о возможностях системы электронного документооборота DIRECTUM.


Вам будет интересно:

Обновление DIRECTUM 5.8.1. Краткий обзор

Дайджест кейсов по совершенствованию бизнес-процессов

Прозрачность закупок обеспечит DIRECTUM

Возврат к списку