Уникальный документооборот в КНИТУ-КАИ
Проект автоматизации бизнес-процессов ВУЗа, стартовавший в январе 2014г., был организован с разбивкой на следующие этапы:
1. Регистрация входящих писем, вынесение резолюций
2. Подготовка и регистрация приказов
3. Создание, регистрация внутренней документации (служебные записки, командировочные документы), вынесение резолюций.
4. Подготовка и регистрация исходящих писем
5. Создание и согласование договорных документов
6. Интеграция с информационными системами и собственными разработками ВУЗа: 1С, Деканат, Приемная комиссия.
В рамках организации перехода на новую СЭД была проведена выгрузка электронного архива писем, служебных записок и приказов из Lotus Notes в DIRECTUM. (Заказать буклет, презентацию системы или задать вопросы по приобретению программного продукта можно по тел.: +7 (843)290-71-95; (8552)32-22-43; или по эл. почте: info@p3s.ru).
Проектные работы охватили 7 зданий ВУЗа в Казани, а также в филиалы, расположенные в Альметьевске, Елабуге, Чистополе, Лениногорске, Зеленодольске, Нижнекамске и Набережных Челнах.
Преподавателями Компании Проекты и Решения было проведено масштабное обучение пользователей и администраторов системы. Около 145-ти пользователей и администраторов успешно прошли тестовые экзамены, получили именные сертификаты, свидетельствующие о приобретенных знаниях и владении навыками работ в системе DIRECTUM. На текущий момент в системе работает около 450 сотрудников из практически всех подразделений ВУЗа, включая канцелярию, ректорат, отдел управления кадров, бухгалтерию, отдел правового управления, отдел управления обеспечения закупок.
Использование ЭЦП уже позволило отказаться от необходимости доставки в филиалы оригиналов командировочных документов, служебных записок. В дальнейших планах – распространить практику использования ЭЦП при согласовании прочих документов.
В рамках интеграционных работ системы DIRECTUM, 1С и собственных разработок ВУЗа налажен процесс обработки приказов. Созданные приказы: в 1С - по преподавателям, в разработке «Приемная комиссия» - по абитуриентам, в разработке «Деканат» - по студентам, выгружаются в DIRECTUM, проходят согласование, а информация о согласовании поступает обратно в 1С, Приемную комиссию и Деканат.
Уже сейчас в ВУЗе значительно упростилась работа с документами, сократилось время на их создание, обработку и регистрацию, в разы увеличилась исполнительская дисциплина сотрудников.
1. Регистрация входящих писем, вынесение резолюций
2. Подготовка и регистрация приказов
3. Создание, регистрация внутренней документации (служебные записки, командировочные документы), вынесение резолюций.
4. Подготовка и регистрация исходящих писем
5. Создание и согласование договорных документов
6. Интеграция с информационными системами и собственными разработками ВУЗа: 1С, Деканат, Приемная комиссия.
В рамках организации перехода на новую СЭД была проведена выгрузка электронного архива писем, служебных записок и приказов из Lotus Notes в DIRECTUM. (Заказать буклет, презентацию системы или задать вопросы по приобретению программного продукта можно по тел.: +7 (843)290-71-95; (8552)32-22-43; или по эл. почте: info@p3s.ru).
Проектные работы охватили 7 зданий ВУЗа в Казани, а также в филиалы, расположенные в Альметьевске, Елабуге, Чистополе, Лениногорске, Зеленодольске, Нижнекамске и Набережных Челнах.
Преподавателями Компании Проекты и Решения было проведено масштабное обучение пользователей и администраторов системы. Около 145-ти пользователей и администраторов успешно прошли тестовые экзамены, получили именные сертификаты, свидетельствующие о приобретенных знаниях и владении навыками работ в системе DIRECTUM. На текущий момент в системе работает около 450 сотрудников из практически всех подразделений ВУЗа, включая канцелярию, ректорат, отдел управления кадров, бухгалтерию, отдел правового управления, отдел управления обеспечения закупок.
Использование ЭЦП уже позволило отказаться от необходимости доставки в филиалы оригиналов командировочных документов, служебных записок. В дальнейших планах – распространить практику использования ЭЦП при согласовании прочих документов.
В рамках интеграционных работ системы DIRECTUM, 1С и собственных разработок ВУЗа налажен процесс обработки приказов. Созданные приказы: в 1С - по преподавателям, в разработке «Приемная комиссия» - по абитуриентам, в разработке «Деканат» - по студентам, выгружаются в DIRECTUM, проходят согласование, а информация о согласовании поступает обратно в 1С, Приемную комиссию и Деканат.
Уже сейчас в ВУЗе значительно упростилась работа с документами, сократилось время на их создание, обработку и регистрацию, в разы увеличилась исполнительская дисциплина сотрудников.