Зачем обновлять DIRECTUM?!

Только за самые последние дни компании-пользователи DIRECTUM в Татарстане обновили систему до актуальной версии. Среди них АО «Автоградбанк» – один из крупнейших ипотечных банков региона и ЗАО «Консалтинговый Центр» – компания, оказывающая услуги бухгалтерского и юридического сопровождения предприятиям нефтегазового сектора. При этом, в ближайших задачах запланировано обновление еще 6 организаций. Казалось, зачем нести издержки на обновление, если внедренная система отлажена и хорошо работает? Ответ заключается в скрытых, альтернативных издержках, возникающих от использования неактуальной версии и невозможности получать квалифицированную техническую поддержку. DIRECTUM развивается в соответствии с тенденциями «цифровой трансформации», налагающими требования к интерфейсу, его эргономике и функциональности. Безусловно, каждое обновление – не революция, а шаг в процессе непрерывных улучшений. Пропуск нескольких «шагов» кумулятивно приводит к устареванию системы и недополучению бизнес-эффектов. Стоит выделить 2 недополучаемых эффекта: 

• повышение комфорта и производительности работы сотрудников через улучшение интерфейса, расширение функциональности, увеличение быстродействия; 
• ускорение, совершенствование бизнес-процессов за счет развития средств конфигурирования и возможностей системы, использования новых бизнес-решений.

Дополнительно к устаревшей версии DIRECTUM, отсутствие квалифицированной технической поддержки приводит к тому, что специалист сопровождения остается наедине с возникающими вопросами по настройке системы и при устранении возникающих ошибок. Напрямую это затрагивает ИТ-специалиста и в тоже время, во всей организации ограничивается развитие системы. Со временем, эти упущения приводят к падению конкурентоспособности компании. Несколько сценариев развития негативных явлений от использования устаревшей версии в течении длительного времени: 

• У компании назрела потребность приобрести техническое или бизнес-решение, не совместимое с устаревшей версией DIRECTUM. Примеры решений: Мобильное приложение JAZZ, Управление закупками, Коннектор к сервису ЮЗДО «DIADOC» и т.д. В итоге, помимо приобретения решения, требуется приобрести абонемент на обновление за весь пропущенный период, который часто составляет более 2-х лет, поэтому требует существенных затрат, не всегда предусмотренных бюджетом. При этом, «накопительная» процедура конвертации до последней версии сопряжена с повышенными трудозатратами, а количество изменений в интерфейсе обуславливает необходимость повторного обучения пользователей. К этому кейсу лучше всего применим тезис: «Сегодняшние проблемы – результат вчерашних решений». 
• Устаревшая версия системы более не поддерживается разработчиком и, в результате, часть имеющихся ошибок устраняются только через использование актуальной версии, но, опять же, длительный «пропущенный период» требует теперь серьезных финансовых вложений и «политической воли» недостаточно для их обоснования перед собственником. 
• У специалиста ИТ-службы, занимающегося сопровождением DIRECTUM, не достает компетенций по системе, поскольку DIRECTUM - лишь одна из множества информационных систем, за сопровождение которой он отвечает. Тем самым, у компании-пользователя сдерживающим фактором развития использования выступают уровень владения системой ИТ-специалистом и каждая инициатива пользователей по совершенствованию, разработке новых типовых маршрутов воспринимается ИТ-службой в штыки заявлениями: «В DIRECTUM этого не реализовать», «Не смогу сделать, это сложно», «Здесь нужно подключать разработчика» и т.д. В ситуациях, когда руководство все же настоятельно требует от ИТ-службы реализовывать новые прикладные доработки в DIRECTUM, их качество оставляет желать лучшего и не соответствует ожиданиям пользователей. Со временем, сами требования и ожидания от системы подстраиваются под уровень прикладных разработок, а не под требования бизнеса. Выливается это в недовольство конечных пользователей системой, ее «деградации», росту нелояльности ИТ-специалиста к работодателю («На новый DIRECTUM и на техподдержку денег не дают, а требуют с лихвой»). 

Безусловно, перечисленные факторы с эффектами обобщены, а кейсы – частные и, одновременно, частые ситуации в компаниях, не имеющих лицензионного обслуживания DIRECTUM. Вес и роль обозначенных факторов различаются в зависимости от текущего состояния использования DIRECTUM в компании.