Внедрение СЭД DIRECTUM в КНИТУ-КАИ
Внедрение СЭД DIRECTUM в ФГБОУ ВПО «Казанский национальный исследовательский технический университет им. А.Н. Туполева - КАИ» (КНИТУ-КАИ)
Продолжается проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в крупнейшем учебно-научно-инновационном комплексе региона КНИТУ-КАИ. Все работы по проекту осуществляет Компания «Проекты и Решения».
Выбор ECM-системы DIRECTUM был обусловлен наличием необходимого функционала для решения задач по автоматизации следующих процессов:
· Обработка входящих, исходящих писем, вынесение резолюций;
· Подготовка и регистрация приказов, распоряжений;
· Создание, регистрация внутренней документации, вынесение резолюций по ряду документов: служебные записки, заявления, командировочные документы;
· Создание и согласование договорных документов;
К тому же, в пользу выбора системы послужила организация разработчиками системы специальной программы, ориентированной на продвижение системы в учебных заведениях: ВУЗ получил дополнительные лицензии DIRECTUM специально для студентов, благодаря чему учащиеся смогут проанализировать все возможности современной системы электронного документооборота и взаимодействия.
Проект внедрения был начат с разработки технического задания, основанного на функционале базовых модулей системы и бизнес - решений «Классическое делопроизводство», «Управление договорами». ВУЗом было поддержано предложение специалистов компании «Проекты и Решения» разработать интеграционные решения СЭД не только с финансово - учетной системой, но и с собственными разработками КНИТУ-КАИ: «Деканат» и «Приемная комиссия», благодаря чему автоматизируемые процессы станут максимально удобными для пользователей, а контроль за исполнением решений и резолюций - максимально прозрачным.
В рамках проекта успешно протестирована и сдана в промышленную эксплуатацию задача по обработке входящих писем и вынесение резолюций. Сданы в опытно-промышленную эксплуатацию задачи по созданию и регистрации внутренней документации (служебные записки, вынесение резолюций), а также работа с исходящими письмами. Уже сейчас в ВУЗе значительно упростилась работа с документами, сократилось время на создание, обработку и регистрацию документов, в разы увеличилась исполнительская дисциплина сотрудников. Количество зарегистрированных пользователей на начало июля месяца составило более 400-хсот человек.
На текущем этапе проекта сертифицированные преподаватели Компании «Проекты и Решения» проводят масштабное обучение пользователей и администраторов системы. На сегодня обучено порядка 145-ти пользователей и администраторов. Слушатели, успешно прошедшие тестовый экзамен, получили именные сертификаты, свидетельствующие о приобретенных знаниях и владении навыками работ в системе DIRECTUM.
Также ведется установка и тестирование разработанной модификации системы по подготовке и регистрации приказов и распоряжений. В соответствие с проектными решениями ведется модификация задач по управлению командировками. На стадии обследования и разработки находятся задачи по созданию и согласованию договорных документов.
К завершению проекта университет получит полноценную систему управления, которая поможет усовершенствовать внутренние процессы, повысить скорость документооборота, сделав его прозрачным и контролируемым.
Информация о КНИТУ-КАИ: Казанский национальный исследовательский технический университет им. А.Н. Туполева - КАИ - признанный в России и за рубежом современный образовательный и научно-исследовательский комплекс, который готовит высококвалифицированные кадры для наукоемких отраслей промышленности. Научный потенциал университета составляют: 58 кафедр, 57 отраслевых и проблемных лабораторий, 10 научно – технических центров, 3 университетских НИИ, экспериментально – опытное производство. Здесь трудятся более 3000 преподавателей, научных работников и инженеров, в том числе свыше 120 докторов наук и профессоров, среди них 17 академиков и членов – корреспондентов РАН, Академии Наук Татарстана и Международной академии наук высшей школы, более 700 докторов и кандидатов наук.