DIRECTUM в УК "Система-Сервис"

Основным направлением деятельности ООО «УК «Система-Сервис» является предоставление сервисных услуг по прокату и ремонту нефтепогружного оборудования и оборудования системы поддержания пластового давления. Отдельным направлением деятельности является изготовление продукции - резинотехнических изделий и электротехнического оборудования. В ведении управляющей компании находятся несколько территориально распределенных управляемых обществ.

Специфика деятельности и разветвленная структура компании предполагают большой объем разнородной информации, поступающей в управляющую компанию и дочерние общества. Отсутствие единого информационного пространства значительно замедляло процессы прохождения, согласования документов и усложняло взаимодействие между сотрудниками подразделений УК «Система-Сервис» и управляемых обществ. Поэтому руководство компании взяло курс на внедрение системы электронного документооборота, которая позволила бы автоматизировать и систематизировать документооборот между подразделениями организации и с контрагентами, а также создать систему мониторинга исполнения заданий и поручений. Выбор был сделан в пользу системы электронного документооборота DIRECTUM. Поставку и внедрение системы осуществляет компания ЦИТ «Проекты и решения» - сертифицированный партнер и центр сертифицированного обучения компании DIRECTUM.

Проект внедрения DIRECTUM в ООО «УК «Система-Сервис» стартовал в ноябре 2010 года. Сейчас уже завершен первый этап, в ходе которого было разработано подробное техническое задание, описывающее все бизнес-процессы компании и регламентирующее план внедрения системы. Специалисты ЦИТ «Проекты и решения» провели обучение сотрудников УК «Система-Сервис».

В рамках проекта в электронный вид будут переведены следующие процессы:

  • регистрация входящих и исходящих документов, контроль исполнения резолюций;
  • ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям;
  • управление договорными документами;
  • работа со служебными записками;
  • проведение совещаний;
  • ведение электронного архива нормативной и исполнительной документации;
  • оперативная рассылка суточных рапортов.

В ходе выполнения проекта будут охвачены подразделения УК «Система-Сервис» и подразделения четырех управляемых обществ.

Внедрение СЭД DIRECTUM в ООО УК «Система-Сервис» позволит достигнуть:

  • Создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;
  • Усиление контроля исполнения на всех уровнях управления ООО УК «Система-Сервис»
  • Оптимизация потоков документальной информации в бумажном и электронном виде, увеличение скорости прохождения документов как между объектами группы компаний»Система-Сервис», так и внутри каждого объекта;
  • Сокращение сроков создания, согласования, рассмотрения документов, повышение качества и полноты решения вопросов, ответственности за их исполнение;
  • Автоматизация и повышение эффективности работы сотрудников подразделений УК «Система-Сервис», а также его территориальных органов и организаций, находящихся в ведении управляющей компании.

Возврат к списку