УК «БлескСервис» - достижение стратегических целей через совершенствование бизнес-процессов
«Как руководитель, я вижу связь между достижением
стратегических целей компании со стандартизацией,
совершенствованием бизнес-процессов».
Бадрутдинов Рустем, совладелец
ООО «УК БлескСервис».
Крупнейшая клининговая компания Татарстана – ООО «УК «БлескСервис» завершила проект внедрения системы DIRECTUM, направленный на обеспечение более эффективного управления предприятием, экономию ресурсов за счет сокращения потоков документации и автоматизации бизнес-процессов управления.
БлескСервис - первая компания в Татарстане, положившая начало клининговой индустрии на территории республики. В сфере обслуживания компании торговые центры и сети, промышленные предприятия, государственные учреждения, административные и офисные здания в разных городах и регионах страны.
Об основных результатах проекта рассказывает совладелец ООО «УК «БлескСервис» Рустем Бадрутдинов.
- Рустем Наильевич, какие цели и задачи ставились перед началом проекта?
Важным для нас было сделать внутренние процессы более прозрачными и контролируемыми. Главное, что нами двигало перед началом проекта- возможность обеспечения более эффективного управления компанией, прозрачности деятельности на всех уровнях, возможности вести в автоматическом режиме анализ деятельности наших подразделений, выявлять их "слабые места", оптимизировать и контролировать бизнес-процессы, минимизировать во внутреннем обороте бумажные документы.
- Что было важным при выборе системы и компании-партнера?
Перед нами стоял выбор между двумя известными системами, в том числе DIRECTUM. Мы увидели успешный опыт использования DIRECTUM у наших партнеров, что сыграло существенную роль. При рассмотрении системы учитывались функциональные возможности, удобство пользовательского интерфейса, возможность работы с использованием мобильных устройств. Существенным фактором был также выбор партнера по внедрению системы – нам было важно убедиться, что компания обеспечит стандартизацию наших отраслевых, не «классических канцелярских», бизнес-процессов в DIRECTUM в разумные сроки.
- Какие бизнес-процессы были оптимизированы с помощью DIRECTUM в первую очередь?
Внедрение системы началось с бизнес-процесса основной деятельности «Запуск нового объекта клининга». Прежде в этом процессе было много «человеческого фактора», результаты были слабоуправляемыми, возникали вопросы по сметам. Сейчас видна вся история взаимоотношений по запуску объекта, а результат обследования становится обязательным прилагаемым документом наряду с техническим заданием, заключениями подразделений-участников. Вопросов по результату бизнес-процесса стало намного меньше, поскольку он стал более прозрачным.
Автоматизация бизнес-процесса «Закрытие нового объекта» обеспечила нам взаимодействие служб и подразделений, стандартизированное выполнение типовых процедур при закрытии объекта. В рамках автоматизации предстояло решить задачи по созданию и автоматической регистрации служебных записок, а также их согласования в электронном виде. Кроме того, мы автоматизировали процессы выдачи и контроля поручений.
В рамках оптимизации бизнес-процесса «Продажа товара и сервисное обслуживание» была инициирована процедура приема заявок от клиентов, позволяющая вести контроль: подготовки коммерческих предложений для клиентов, выставления счетов, договоров, осуществления оплаты, отгрузки товаров, выписки и подписания закрывающих документов.
- Насколько сложно шла реализация проекта?
Непросто! Приходилось участвовать во всех промежуточных рабочих совещаниях, в тестированиях системы. Еще на предконтрактной стадии, было много возражений со стороны сотрудников, но мы к этому были готовы.
Бизнес-процессы не были до конца описаны, предстояло их стандартизировать, выполнить реинжиниринг, чтобы потом уже «переносить» их в DIRECTUM. При запуске системы важна поддержка проекта со стороны первых лиц компании, их заинтересованность. После реализации проекта мы получили возможность дальнейшей поддержки работоспособности и развития системы своими силами. Сейчас модератор системы занимается ее развитием через ввод новых процессов: проводит опрос участников процессов, программирует «типовые маршруты» в DIRECTUM. В планах ближайших - автоматизация бизнес-процессов приема и адаптации новых сотрудников.
- Какие из эффектов от внедрения DIRECTUM Вы бы отметили как наиболее значимые?
Главная цель – обеспечение прозрачности бизнес-процессов нами достигнута. С использованием системы улучшилась исполнительская дисциплина за счет упрощения контроля. Бизнес-процессами управлять стало легче. Теперь можно отследить историю взаимоотношений при подготовке любой сметы, что поспособствовало улучшению ее качества. Это позволило увеличить результативность бизнес-процессов. Как руководитель, я вижу связь между достижением стратегических целей компании со стандартизацией, совершенствованием бизнес-процессов. Нам важно обеспечивать рост компании не только линейный через филиальность, но и за счет организационного развития, чему способствует DIRECTUM. Мы постоянно совершенствуем уже внедренные процессы в DIRECTUM, внедряем новые.
- Как рядовые пользователи оценивают преимущества использования данной системы?
Сотрудникам «старой закалки» сложнее осваивать систему, молодым - легче. Понимаю, что иногда сотрудникам легче взять в руки документ подписать его у руководителя «вручную». Это, действительно, быстрее и удобнее отдельно взятому сотруднику в короткой перспективе, но тем самым теряются преимущества стандартизации процессов, возникают «разрывы». Преимущества DIRECTUM оценили «удаленные» сотрудники, у которых появилась возможность проще и быстрее согласовывать документы. В целом, к системе привыкли, она стала рабочим инструментом в компании - количество пользователей системы растет, и как следствие, возрастает нагрузка на нее. Высшие руководители сейчас сами инициируют бизнес-процессы, которые хотели бы стандартизировать в DIRECTUM.
- Какие советы Вы бы дали «новичкам», приступающим к реализации проекта по оптимизации бизнес-процессов на своем предприятии? Что необходимо им учесть в первую очередь?
Прежде всего, определиться, для кого это нужно внутри компании, определить внутреннего заказчика и быть готовым к тому, что в начале проект будет отнимать много времени. Не следует ограничиваться только назначением ответственного за внедрение системы и выделением денег подрядчику - ожидаемого результата не будет. Необходимым условием для успешного ведения проекта является реальное вовлечение в него первых лиц компании с административными полномочиями и полным осознанием необходимости системы, заинтересованности в ней. Первые лица должны «пустить пар в колеса», чтобы система перешла в «установившийся режим» и развивалась дальше в рабочем порядке.