Завершение первого этапа внедрения электронного документооборота в "КЭР-Автоматика"
«КЭР-Автоматика» (филиал «КЭР-инжиниринг») - компания с 10-летней историей успешного развития.
Специалистами «КЭР-Автоматика» выполнено более 500 проектов в энергетике и промышленности: России, Казахстана, Беларуси, Пакистана, Ирака. Учебно-тренировочный Центр на базе «КЭР – Автоматика» оказывает услуги по повышению уровня профессиональной и технической подготовки персонала.
В 2012г. руководство управляющей компании КЭР-Инжиниринг поставило перед IT-подразделением задачу выбора системы ECM-класса. По итогам анализа систем, представленных ведущими производителями, выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Основными причинами выбора системы стали богатый функционал, удобный интерфейс, возможность реализации любых доработок, а также наличие интеграции с 1С УПП.
Исполнителями всего комплекса работ по проекту внедрения была выбрана Компания «Проекты и Решения», имеющая многолетний опыт работ по реализации успешных проектов, учитывающих специфику работы предприятий стройиндустрии, машиностроения, химической промышленности, транспортных организаций, банков, страховых компаний, высших учебных заведений.
Проект внедрения системы DIRECTUM в «КЭР – Автоматика» стартовал в октябре 2012г. На текущем этапе проекта в опытно-промышленную эксплуатацию сданы задачи:
- Service Desk
- Входящие письма, исполнение резолюций
- Документооборот по проектам и объектам
- Почтовый клиент.
Завершается разработка технического задания на интеграцию с 1С УПП.
Реализованная для Департамента по внедрению систем оперативного учёта и контроля расхода энергоресурсов задача Service Desk позволила оптимизировать бизнес-процессы учета продукции заказчиков, учета и контроля исполнения заявок на ремонт оборудования, а также планирование работы сотрудников департамента.
На этапе работ по внедрению модуля электронного документооборота "Канцелярия" были автоматизированы процедуры работы с входящими документами (регистрация, наложение резолюций, исполнение), поступающими в организацию по почте, факсу, электронной почте, нарочным и подлежащие регистрации.
Автоматизация документооборота по проектам в результате дала возможность создавать общий по всем подразделениям реестр проектов и объектов, а также позволила интегрировать в проектный документооборот договорные документов, служебные записки и письма.
Внедрение технического решения «Почтовый клиент» позволило сотрудникам вне зависимости от присутствия на рабочем месте не терять связь с бизнес-процессами предприятия: он получает возможность работать с заданиями, а также просматривать документы-вложения. «Почтовый клиент» преобразует задания и уведомления СЭД DIRECTUM в сообщения электронной почты, пересылает удаленному пользователю, а затем обрабатывает полученный ответ и, в соответствии с ним, выполняет задания.
Также в рамках первого этапа проекта внедрения преподаватели центра сертифицированного обучения Компании «Проекты и Решения» провели обучение пользователей и администраторов системы. Запланировано обучение для руководства.
На текущий момент ведется работа по задачам:
- Рассмотрение заявки (идет настройка типовых маршрутов рассмотрения, согласования, приемки работ и контроля исполнения заявок на обслуживание и ремонт техники),
- Служебные записки.
- Следующими этапами проекта внедрения запланирована автоматизация задач:
- Исходящие письма
- Приказы
- Согласование допуска на объекты
- Управление командировками
- Согласование заявлений
- Управление совещаниями
- Управление договорами.
По завершении проекта внедрения запланировано охватить подразделения: Управление, Департамент АСТУП, Департамент «Автоматизация и приводы», Департамент монтажа, ремонта и сервисного обслуживания, Электротехнический департамент, Департамент по внедрению систем оперативного учёта и контроля расхода энергоресурсов.