Завершен масштабный проект цифровизации документооборота в крупной строительной организации

Лимак Констракшн (ООО «ЛМК») - строительная компания, входящая в число крупнейших лидеров по реализации промышленных, гражданских, инфраструктурных объектов - совместно с компанией «Проекты и Решения» успешно завершили проект внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DirectumRX. Этот важный шаг направлен на фундаментальную оптимизацию ключевых бизнес-процессов строительной компании и переход ее на современные цифровые рельсы управления процессами, документами и коммуникациями. 

Проект ставил перед собой амбициозные цели, которые были успешно реализованы: 

1. Значительное ускорение внутренних деловых процессов компании. 
2. Снижение трудозатрат сотрудников на рутинные операции с документами. 
3. Усиление исполнительской дисциплины за счет прозрачного контроля поручений и этапов работы. 
4. Сокращение сроков согласования и заключения договоров. 
5. Повышение лояльности персонала за счет удобных и современных инструментов работы. 

Внедрение охватило комплекс технических решений, обеспечивающих сквозную цифровизацию документооборота: 

1. Управление входящей корреспонденцией, контроль поручений: автоматизация регистрации, рассмотрения входящих документов, постановки и контроля исполнения поручений. 
2. Управление организационно-распорядительными документами (ОРД): цифровое создание, согласование, подписание, регистрация и хранение приказов, распоряжений, протоколов. 
3. Управление исходящими письмами: автоматизация процесса подготовки, согласования, оформления и отправки исходящей корреспонденции. 
4. Заключение договоров: сквозная автоматизация жизненного цикла договора – от инициации и разработки до согласования, подписания, регистрации и контроля исполнения. 
5. Базовая интеграция с «1С БИТ: Управление строительной организацией»: обеспечен обмен актуальными данными по контрагентам и договорам между DirectumRX и бухгалтерской системой, исключающий дублирование вводов и ошибки. 

Успешная реализация такого сложного проекта стала возможной благодаря: 

• активной поддержке и вовлеченности руководства Лимак Констракшн, которое не только курировало проект, но и непосредственно участвует в работе в новой системе; 
• четкой организации и взаимодействию: проект выполнялся по детально проработанному плану, с распределением ролей и обязанностей между заказчиком и исполнителем. Эффективно работали Координационный совет и Рабочая группа; 
• методичной реализации по этапам: проект прошел полный цикл от инициализации и обучения до проектирования, настройки, тестирования, опытной эксплуатации и финальной сдачи-приемки каждого модуля; 
• удаленному формату сотрудничества с эффективным использованием современных средств связи. 

По итогам проекта Лимак Констракшн получил: 

• полнофункциональную систему DirectumRX, настроенную в строгом соответствии с проектными решениями и прошедшую успешную опытную эксплуатацию; 
• обученный персонал: ключевые пользователи и сотрудники прошли специализированные тренинги по работе с системой; 
• комплект инструкций по эксплуатации для уверенной самостоятельной работы сотрудников; 
• автоматизированные и оптимизированные процессы работы с документами и договорами; 
• единое информационное пространство благодаря интеграции с системой 1С. 

Внедрение DirectumRX - новый этап в развитии системы управления строительной организацией, который открывает возможности для дальнейшего повышения эффективности, контроля и скорости принятия решений. Дальнейшее сопровождение системы будет осуществляться компанией «Проекты и Решения».