В АО «ТЭФ «КАМАтранссервис» оценили преимущества DIRECTUM

Крупнейшая транспортная компания Республики Татарстан - АО «ТЭФ «КАМАтранссервис» завершила в ушедшем году проект внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM, направленный на обеспечение более эффективного управления предприятием, экономию ресурсов за счет сокращения потоков документации и автоматизацию внутренних бизнес-процессов.

О преимуществах СЭД DIRECTUM и об основных итогах проделанной работы рассказывает заместитель директора АО «ТЭФ «КАМАтранссервис» по развитию Галина РАПОПОРТ.

- Галина Ивановна, что из себя представляет компания «КАМАтранссервис» сегодня?

- «КАМАтранссервис» давно зарекомендовала себя на рынке транспортных услуг как надежная и стабильно развивающаяся компания, известная не только в нашей республике, но и за ее пределами. В настоящее время у нас трудится более 1750 человек, на балансе находится 1400 единиц техники. Предприятие имеет собственную базу, сервисный центр, учебный центр по подготовке, переподготовке и повышению квалификации персонала. Мы оказываем весь спектр транспортных услуг, включая сервисные по техническому обслуживанию и ремонту. Сегодня КАМАтранссервис имеет собственную филиальную сеть из 12 подразделений в городах Татарстана и России: Нижнекамске, Елабуге, Альметьевске, Заинске, Бугульме, Ижевске, Кирове, Перми и др., что позволяет расширять возможности продвижения собственных услуг, способствует росту бизнеса и географии перевозок.

- Как был организован документооборот в такой крупной компании до внедрения СЭД DIRECTUM? Наверняка, были свои особенности, связанные со спецификой и масштабом Вашего предприятия?

- Изначально документооборот был самым привычным, как у всех: поток бумажных документов проходил традиционные процедуры - рассмотрение, согласование, подписание и т.д. В условиях территориальной удаленности наших подразделений не было связи с ними в единой системе документооборота, что создавало определенные неудобства. Понимание того, что нужна новая информационная система, более эффективная по результатам и менее затратная по времени, привело к решению о проекте внедрения системы электронного документооборота DIRECTUM, реализацию которого взяли на себя специалисты компании «Проекты и Решения».

- По каким критериям выбиралась СЭД и что было важно при выборе новой системы?
 
-  Для нас были важны: масштабируемость, модульность, открытость, переносимость на другие аппаратные платформы, а также приемлемость по срокам и качеству внедрения, наличие обратной связи от интегратора. В тоже время учитывались функциональные возможности, связанные с регистрацией и контролем движения документов, ведением истории работы с ним, формированием отчетов по документообороту в масштабах всей компании.

- Какие цели и задачи ставились перед проектом внедрения системы?

- Главное, что нами двигало перед началом внедрения системы – возможность обеспечения с помощью СЭД более эффективного управления предприятием, прозрачности деятельности на всех уровнях, исключение бумажных документов из внутреннего оборота, возможность вести в автоматическом режиме анализ деятельности подразделений, выявлять их «горячие точки», оптимизировать и контролировать внутренние бизнес – процессы.

Помимо первоочередных задач по автоматизации, таких, как: «рассмотрение входящей корреспонденции», «контроль исполнения резолюций и поручений», «согласование служебных записок», «согласование договоров», «управление заседаниями и совещаниями», мы хотели оптимизировать бизнес-процессы – например, чтобы в маршруте согласования договоров была возможность параллельного согласования с управляющей компанией. Это позволило бы значительно сократить срок согласования за счет одновременного рассмотрения договоров несколькими службами. Кроме того, с внедрением DIRECTUM мы планировали, и нам это удалось, автоматизировать формирование отчетов, позволяющие вести учет загрузки специалистов, просматривать список счетов на оплату за заданный период времени и их состояние, а также плановые и фактические расходы по статьям затрат.

- Насколько сложно шла реализация проекта?

- Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM – процесс трудоемкий, продолжительный, требующий постоянного внимания и контроля. Специалисты компании «Проекты и Решения» избавили нас от всякого рода сложностей: проведенная ими работа носила поэтапный характер, была продуманной и шла по заранее определенному плану.
 
- Как СЭД DIRECTUM вписалась в существующую ИТ-структуру компании? С какими другими ИТ-системами был организован обмен данными?

- Перед запуском проекта нас серьезно интересовал вопрос: интегрируется ли система электронного документооборота с программой 1С? Ведь интеграция позволила бы не дублировать часть данных в двух системах. В результате была настроена автоматическая выгрузка новых организаций и согласованных договоров из СЭД в 1С.

- Какие из эффектов внедрения СЭД DIRECTUM Вы можете отметить как наиболее значимые?
 
- Система электронного документооборота DIRECTUM, в которую было задействовано около 100 активных пользователей, дала множество эффектов. Она позволила объединить корпоративные ресурсы компании в единое информационное поле, автоматизированные процессы стали максимально удобными для пользователей, а контроль за исполнением решений и резолюций - более прозрачным. За счет автоматической регистрации и рассылки на исполнение служебных записок удалось разгрузить канцелярию, автоматизировать работу с договорными документами и процедуры согласования счетов, проведения совещаний, в целом ускорить бизнес-процессы предприятия. Система электронного документооборота обеспечила экономию ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов внутри компании, ускорила доступ к информации и обработку документов, дала реальную экономию времени и бумаги.

- Как рядовые пользователи, не участники проекта внедрения, оценивают удобство использования системы?

- Какого-либо отторжения с их стороны не было, с самого начала шло быстрое освоение возможностей системы, и все новшества в сфере информационных технологий, которые изначально были призваны повышать эффективность работы компании, сотрудниками были восприняты положительно.

- Сопровождение СЭД в настоящий момент осуществляется собственными силами или привлекаете партнера-интегратора?

- Нашим единственным партнером-интегратором является компания «Проекты и Решения», где работают высококвалифицированные специалисты, и в случае необходимости мы всегда можем рассчитывать на их помощь и партнерское сотрудничество.

- Каковы перспективы и планы дальнейшего развития электронного документооборота в Вашей компании?

- Пока нам достаточно того ресурса, который имеем. Его надо использовать максимально, применяя все имеющиеся возможности системы. В будущем хотели бы усилить «аналитическую» часть проекта, поэтому ждем со стороны разработчиков интересных предложений в этом направлении.

- Галина Ивановна, представим, что в нашей беседе принимает участие будущий руководитель проекта внедрения СЭД «с нуля». Какие советы Вы бы ему дали?
 
- Система электронного документооборота DIRECTUM – эффективный программный продукт, он необходим и здесь сомнений быть не может. Но приступая к проекту внедрения, следует хорошо подумать об интеграции DIRECTUM c другими IT-системами. Это крайне важно. Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определённые задачи, стоящие перед организацией. И эти задачи должны быть до конца продуманными и взвешенными.

Возврат к списку