Удобный архив договоров, быстрое согласование платежей и другие достижения ООО «ТранзитСити» в управлении деловыми процессами
Группа компаний «ТранзитСити» работает на рынке нефтепродуктов с 1998 года. Основной специализацией являются оптовые поставки и розничная продажа автомобильного топлива. Приоритетным стратегическим направлением деятельности компании является развитие и строительство сети автозаправочных комплексов. В настоящее время сеть насчитывает 25 современных автозаправочных станции, расположенные в Республике Татарстан, Чувашской Республике, Республике Марий Эл и Нижегородской области.
В ходе проекта по автоматизации управления документооборотом и взаимодействием в ООО «ТК ТранзитСити» в рамках поставленных задач обработки договоров и счетов на оплату специалистами Компании «Проекты и Решения» был разработан механизм интеграции ECM-системы DIRECTUM и 1С УПП. Для обеспечения простоты и удобства поиска данных было организовано единое электронное хранилище договоров и приложений. Разработанный маршрут позволил оперативно согласовывать документы и сохранять переписку. В ходе маршрута автоматически формируется лист согласования, что позволяет отказаться от "ознакомительных" подписей промежуточных согласующих. Также в рамках настроенного маршрута предусмотрена работа с протоколом разногласий и протоколом урегулирования разногласий.
На предприятии ежедневно согласовывается более 50 служебных записок. Ранее для этой процедуры сотрудники использовали электронную почту, что затрудняло отслеживание выполнения задачи. Для упрощения процессов работы и усиления контроля над процедурами были разработаны отдельные маршруты согласования для каждого вида заявок: служебные записки на безналичный расчет (заявка на оплату), на наличный расчет и заявка на ГСМ. Согласованная заявка на оплату выгружается в 1С для дальнейшей обработки. Использование типового маршрута позволило учесть такие нюансы, как разграничение операций по видам (например, оплата поставщику или перечисление налога) и согласование счета на сумму свыше лимита.
Использование ECM-системы DIRECTUM позволило закрыть основные задачи организации взаимодействия работников предприятия с учетом. территориально распределенной работы сотрудников. Если до внедрения системы значительная часть процессов взаимодействия велась с помощью электронной почты, то по итогам проекта внедрения сотрудники компании получили возможность оперативно отслеживать этапы выполнения бизнес-процессов, получать доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами, экономить время на многие рутинные операции с документами — создание, поиск, согласование. Сотрудники с разъездным характером работы, топ-менеджеры получили возможность удобно работать с задачами, заданиями и документами, включая просмотр и рецензирование документов, вынесение резолюций, создание инициативных поручений, контроль выданных поручений, цифровые подписи