Сравнение договорных документов с использованием технологий ABBYY

Работа с договорными документами - неотъемлемая часть деятельности любой компании. От качества и скорости этой работы зависит эффективность многих процессов в организации. В ходе согласования договоров часто возникает необходимость сравнивать его версии на предмет внесения изменений и правок. Данный процесс занимает длительное время, при этом остаются риски «проглядеть» ошибку или несогласованное изменение. Более того, в результате человеческого фактора возможно подписание не последней версии договора, что влечет серьезные репутационные и финансовые потери.

На снижение временных затрат и минимизацию рисков в договорной работе ориентировано интеграционное решение «ABBYY Comparator + DIRECTUM», разработанное Компанией «Проекты и Решения».

Свести к нулю количество ошибок, возникающих в процессе согласования договоров и сократить время проверки документов – задачи, которые удается решить при внедрении решения.

Ручное «постраничное» сравнение двух версий договора без использования средств автоматизации занимает много времени, что снижает производительность труда, увеличивает длительность бизнес-процессов и риск влияния «человеческого фактора», что ведет к значительным потерям рабочего времени.

Разработанное интеграционное бизнес-решение «Сравнение договорных документов» на базе СЭД DIRECTUM и OCR ABBYY Comparator обеспечило возможность точной сверки последней согласованной версии документа с той версией, которую прислали на подпись. При этом ответственным сотрудникам открываются новые возможности: не нужно вычитывать документы, появилась возможность увеличивать скорость заключения договоров. Автоматизированное решение позволяет избавиться от ошибок в договорах и сократить издержки, пени и штрафы по ним. Мастер действий «Сравнение договорных документов» состоит из 6 основных этапов:

  • Основная часть работы происходит с использованием вкладки «Выбор документа». Первый шаг для сравнения текстов договора – выбор варианта поиска сравниваемого документа по определенным критериям: «со сканера штрих-кода», «мои последние измененные документы», «по ИД документа», «по номеру договора», «общий поиск по договорным документам»:
  • Далее следует выбор версий документа для сравнения:

  • При последующем запуске ПО ABBYY Comparator локальные копии договора выгружаются в «Локальный путь для документов»:

  • На следующем этапе следует добавление отчета по сравнению договорных документов в СЭД DIRECTUM, после чего происходит выполнение задания по сравнению договора, которое автоматически заполняется файлом отчета. При этом у пользователя есть возможность перевыбрать другой файл отчёта. Если есть задание по сравнению договора, то его можно выполнить. Для этого установить галочку «Выполнить задание по сравнению договора» и выбрать результат выполнения:

  • При выполнении задания по сравнению документа, если есть отчет по сравнению и результат выполнения «Есть изменения», то отчет по сравнению автоматически вложится в задачу и уйдет заданием инициатору договора для принятия решения «Принять изменения» или «Новое подписание»:

  • На заключительном этапе появляется результат сравнения документов:


Таким образом, ответственный сотрудник в автоматизированном режиме с использованием ABBYY Comparator сравнивает две версии договора в DIRECTUM – отправленную изначально контрагенту с вернувшейся подписанной от контрагента. После завершения операции протокол сравнения документов автоматически в СЭД DIRECTUM направляется лицам, согласующим договор.

Использование решения снижает риски по задержкам выполнения условий и оплат, разгружает ключевых сотрудников.

ABBYY Comparator - наиболее подходящий вариант для решения задачи. Приложение не упускает ни одного изменения в сравниваемых документах, при этом показывает только действительно важные. Пользователям не придется отвлекаться на уведомления о лишнем пробеле или смене форматирования текста, как и тратить время на распознавание текста с графических файлов.

Возврат к списку