Объединяем внутренний и внешний ЭДО - опыт СК Чулпан интеграции Диадок и DIRECTUM
Нефёдов Д.А. (Начальник управления информационных технологий СК Чулпан): «До внедрения интеграционного решения Диадок+DIRECTUM приходилось согласовывать договоры и счета на оплату, передавая из рук в руки бумажные экземпляры документов, что не могло устраивать нас из-за больших потерь времени и отсутствия удобства процесса согласования и подписания документов.
Интеграция дала возможность создать единый сквозной процесс работы с договорами, состыковав внутренний и внешний документооборот: создание, согласование, подписание, отправка контрагенту, получение подписанного договора и его сохранение, включая печатную форму, протокол, сведения о сертификате ЭЦП, в связке с исходной версией договора. Система DIRECTUM выступила единой платформой для всей процедуры работы с договорами, включая этапы внешнего документооборота.
Механизм стандартного коннектора не подошел для наших задач, поэтому разработка Компании «Проекты и Решения» интеграционного решения «под ключ» стала удачным решением нашего вопроса».
Если говорить о деталях разработанного функционала, то в активном использовании у сотрудников СК Чулпан, курирующих работу с договорами, сейчас:
• кнопка «Открыть в Диадок» - добавлена в карточке договора в DIRECTUM
• выбор способа отправки договора контрагенту «Отправить в Диадок» – в карточке договора в DIRECTUM из перечня прочих способов доставки
• получение в DIRECTUM уведомления о том состоянии, в котором находится договор в Диадоке (подписан/отклонен контрагентом)
• автоматическое назначение куратора договора: создан сценарий, который с использованием данных двух справочников (контрагенты и сотрудники) определяет сотрудника, ответственного за работу с определенным договором.
АО СК «Чулпан», одна из крупнейших страховых компаний Приволжского федерального округа, выбрала систему DIRECTUM для совершенствования процессов документооборота и делового взаимодействия сотрудников. Автоматизированные в системе DIRECTUM задачи:
• рассмотрение входящей корреспонденции, контроль исполнения резолюций и поручений;
• управление служебными записками, исходящими письмами, организационно-распорядительной документацией;
• управление договорными документами;
• управление совещаниями;
• управление входящими счетами на оплату;
• организация централизованного хранения операционных документов;
• обработка обращений клиентов (урегулирование страховых случаев).
Пользователями DIRECTUM стали сотрудники головного офиса, 22-х филиалов и 7-ми представительств компании. Создана единая среда делового взаимодействия сотрудников, что упростило и ускорило взаимодействие звеньев цепи «филиал-офис» в решении текущих вопросов.
Закажите обратный звонок и узнайте, как организовать сквозной процесс работы с документами, состыковав внутренний и внешний документооборот.