Автоматизация контроля проектной деятельности в ООО "Таграс-Энергосервис"
История компании "ТаграС-Энергосервис" начинается с 1985. В результате реструктуризации энергетического комплекса Акционерного общества «Татнефть» в 2007 году все прокатно-ремонтные электроэнергетические и теплоэнергетические цеха были выведены из состава нефтегазодобывающих управлений в УК "ТаграС-Энергосервис". Во всех нефтяных регионах Республики Татарстан созданы сервисные подразделения по обслуживанию, строительству и ремонту энергетических объектов.
В настоящий момент в организации 13 действующих проектов, о текущем состоянии которых руководству еженедельно требуются отчеты. До начала работ по оптимизации бизнес-процессов, выполненных специалистами Компании «Проекты и Решения», предоставление отчетов руководству было довольно трудозатратной процедурой, включающей первоначальное предоставление отчетов ответственному за проекты сотруднику, который, в свою очередь, должен был сформировать отчет по всем проектам и подготовить их для доклада на совещании. Для оптимизации этой процедуры мы подготовили варианты автоматизации бизнес-процессов по проектной деятельности "ТаграС-Энергосервис". В результате проекта внедрения получили следующее:
Сейчас проект находится на стадии опытно-промышленной эксплуатации, и уже можно сделать вывод, что реестр отчетов во многом облегчает работу ответственного сотрудника за проектную деятельность "ТаграС-Энергосервис": вся необходимая информация по проекту систематизирована и доступна «в 2 клика», что позволяет даже одному человеку легко контролировать все проекты и оперативно предоставлять все необходимые отчеты. В результате выполненных работ практически полностью удалось исключить ручную работу сотрудника, контролирующего выполнение всех действующих проектов.
В настоящий момент в организации 13 действующих проектов, о текущем состоянии которых руководству еженедельно требуются отчеты. До начала работ по оптимизации бизнес-процессов, выполненных специалистами Компании «Проекты и Решения», предоставление отчетов руководству было довольно трудозатратной процедурой, включающей первоначальное предоставление отчетов ответственному за проекты сотруднику, который, в свою очередь, должен был сформировать отчет по всем проектам и подготовить их для доклада на совещании. Для оптимизации этой процедуры мы подготовили варианты автоматизации бизнес-процессов по проектной деятельности "ТаграС-Энергосервис". В результате проекта внедрения получили следующее:
- простое и быстрое формирование плана проекта по шаблону
- удобный справочник с сортировкой запланированных операций по сроку окончания/начала, по статусу операции и возможностью вручную запросить отчет или завершить операцию.
- ежедневное автоматическое сканирование планов проекта
- автоматическое формирование заданий на подготовку отчетов по всем действующим операциям на конец недели, а также операциям, срок выполнения которых завершен.
- Когда проект подходит к плановой дате завершения, системой автоматически формируется задание на предоставление отчета уже по всему проекту.
- формирование по каждому проекту реестров, которые содержат:
• название операции, по которым предоставлен отчет
• дату получения, выполнения и принятия отчета
• статус (выполнено/выполнено с замечаниями/не выполнено),
• ссылку на документацию по проекту
• комментарии с замечаниями
Сейчас проект находится на стадии опытно-промышленной эксплуатации, и уже можно сделать вывод, что реестр отчетов во многом облегчает работу ответственного сотрудника за проектную деятельность "ТаграС-Энергосервис": вся необходимая информация по проекту систематизирована и доступна «в 2 клика», что позволяет даже одному человеку легко контролировать все проекты и оперативно предоставлять все необходимые отчеты. В результате выполненных работ практически полностью удалось исключить ручную работу сотрудника, контролирующего выполнение всех действующих проектов.