ЗАО "Троицкнефть"
ЗАО "Троицкнефть" было создано 10 февраля 1998 года. К 2005 году предприятие достигло отметки 185 тыс. тонн годовой добычи нефти с ежегодным приростом производственных мощностей компании 12-15 %.
Рост производства и наращивание мощностей предприятия привели к расширению внешних связей и закономерному увеличению объема документооборота. В результате старые методы работы с документами уже перестали удовлетворять, и появилась потребность в автоматизации документооборота.
Для решения задачи, связанной с организацией управления документами, специалисты и руководители ЗАО "Троицкнефть" провели анализ функциональности и стоимости различных систем. В итоге выбор был сделан в пользу системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Поставщиком разработки стала компания "Проекты и Решения", Сертифицированный партнер DIRECTUM.
Проект стартовал в апреле 2010 года. В состав задач проекта были включены:
- управление входящей и исходящей корреспонденцией, автоматизация работы канцелярии;
- управление договорами;
- управление совещаниями;
- управление внутренним служебным документооборотом.
В ходе выполнения проекта были внедрены Базовые модули системы DIRECTUM, а также модули "Канцелярия", "Управление совещаниями", "Управление договорами". На основе стандартного функционала системы программистами компании "Проекты и решения" были разработаны специализированные механизмы контроля сроков действия договоров. Созданное решение позволило отслеживать периоды действия договорных документов, своевременно уведомлять ответственных сотрудников об истечении сроков их действия. Таким образом, с внедрением системы DIRECTUM был полностью переведен в электронный вид один из существенных процессов предприятия – реализация механизма согласования и регистрации договоров.
В работе с электронными документами были достигнуты следующие результаты:
- создано централизованное защищенное хранилище документов;
- упрощена процедура поиска и сортировки документов;
- снижены затраты времени на контроль исполнения задач и заданий;
- снижены риски использования неактуальных документов с истекшим сроком действия.
В настоящее время в системе одновременно работают более 20 сотрудников ЗАО "Троицкнефть".