Поддержка НИОКР с помощью системы Галактика ERP: эффективное управление договорной деятельностью

Галактика НИОКР:
современное решение для научно-исследовательских и конструкторских институтов

Управление научно-исследовательскими и опытно-конструкторскими работами (НИОКР) - это сложный процесс, при котором управленческие решения зачастую принимаются в условиях динамично изменяющихся внешней и внутренней среды организации. Возникновение непредвиденных проблем технического характера, необходимость перераспределения ресурсов, появление новых рыночных возможностей требуют поддержки современных гибких ИТ-инструментов.

Специальное решение по управлению заказами на НИОКР, разработанное корпорацией "Галактика", адресовано научно-исследовательским и проектным институтам, конструкторским бюро и организациям, выполняющим проектно-изыскательские работы.

Решение разработано на платформе системы "Галактика ERP" и предназначено для автоматизации процесса управления заказами на выполнение работ, включающим договора с заказчиками, контрагентами-субподрядчиками и работы внутренних подразделений предприятия.

С помощью решения "Галактика НИОКР" автоматизируются функции следующих подразделений и должностных лиц аппарата управления организации:

• отдел договоров;
• планово-экономический отдел;
• бухгалтерия;
• руководители центров финансовой ответственности;
• руководители тем.

В решении Галактика НИОКР эффективно реализованы следующие задачи:

Управление заказами:

• Ведение журнала учета заказов на выполнение работ. Заказ описывается номером, наименованием работ, ведущим подразделением и руководителем темы, датами начала и окончания работ, структурой сметы затрат.
• Поддержка связей заказа с договорами. С заказом может быть связан договор с заказчиком и несколько договоров с контрагентами.
• Классификация заказов по видам деятельности, направлениям НИОКР, темам работ, группам заказчиков и другим признакам. Выделяются заказы по основной деятельности и заказы по хозяйственной деятельности предприятия. Выделяются внутренние заказы, финансируемые за счет собственных средств предприятия.
• Планирование работ по заказу в виде последовательности этапов. Этап заказа описывается номером, наименованием и видом работ, датами начала и окончания, составом внутренних подразделений-исполнителей, их трудоемкостью. Поддержи­вается иерархическая группировка этапов заказов. С этапом заказа может быть связано несколько этапов договоров с контрагентами.
• Контроль исполнения этапов работ по заказу, перепланирование сроков, корректировка смет заказов. Отслеживается несколько стадий исполнения этапа заказа: заактирован (выставлен акт заказчику), принят заказчиком (подписан акт заказчиком), оплачен.

Управление договорами: 

• Ведение договоров с заказчиками. Ввод и хранение в системе всех существенных реквизитов договора.
• Ведение договоров с контрагентами (на выполнение сторонних работ, на закупку материалов и услуг).
• Формирование дополнительных соглашений к договорам.
• Формирование текстов договоров, соглашений и других документов по шабло­нам.
• Документальный учет сдачи работ и продукции заказчику. Автоматизированное формирование в системе актов сдачи-приемки работ, наклад­ных на отгрузку товаров, авансовых счетов, счетов на оплату выполненных работ, платежных требований, актов сверки.
• Документальный учет приемки работ контрагентов. Регистрация в системе актов сдачи-приемки работ, выставленных контрагентами, накладных на приход материалов и оборудования, счетов на оплату закупок.
• Формирование актов взаимозачетов с заказчиками и контрагентами.

Управление платежами: 

• Автоматизированное формирование в системе счетов на оплату, платежных требований, выставляемых заказчикам.
• Регистрация в системе платежных поручений заказчиков. Оплата работ по заказу может осуществляться либо платежным поручением заказчика, либо актом взаимозачета.
• Учет авансовых платежей заказчиков, сторнирование авансовых платежей при итоговых расчетах с заказчиком.
• Распределение сумм платежных поручений между заказами и этапами заказов, очистка распределяемых на заказы платежей от налогов.
• Распределение суммы выручки по заказу между подразделениями-исполнителями работ и контрагентами;
• Контроль выделения средств на оплату работ контрагентов. Имеется возмож­ность производить расчеты с контрагентами по заказу только после поступления платежей от заказчика.
• Автоматизированное формирование платежных поручений на оплату работ контрагентов. Контроль исполнения платежей.
• Учет документов по налогу на добавленную стоимость. Регистрация счетов фактур поставщиков. Формирование своих счетов-фактур. Ведение книги покупок и книги продаж.

Планирование и учет затрат: 

• Формирование смет затрат по заказам в аналитике статей затрат, этапов работ, центров финансовой ответственности. Смета затрат по заказу может быть рассчитана на предконтрактной стадии подготовки договора с заказчиком и включена в план доходов и расходов предприятия после заключения договора.
• Настройка применяемых исходных параметров для расчета смет (ставок начис­лений, процентов накладных расходов и прибыли и пр.). Возможность расчета смет по различным алгоритмам. Возможность подключения пользовательских алгоритмов расчетов. Возможность настройки нескольких шаблонов смет затрат, например, для различных видов деятельности и групп заказчиков. Выделение в смете заказа стои­мости собственных работ предприятия и стоимости контрагентских работ.
• Формирование и учет исполнения смет заказов в валюте.
• Корректировка смет затрат по заказам в ходе выполнения заказов с контролем понесенных фактических затрат.
• Документальный учет движения ресурсов и фактических затрат на внутренние работы по заказу. Целевой аналитический учет ресурсов под заказы. Все регистриру­емые в системе учетные документы содержат аналитику по заказам и этапам заказов.
• Распределение затрат с одних заказов на другие. По этапам заказов, находя­щимся в стадии незавершенного производства, часть затрат может быть перенесена на другие заказы путем формирования актов распределения затрат между заказами с отражением этой операции в бухгалтерском учете.
• Распределение накладных расходов предприятия на заказы.
• Контроль фактического исполнения смет затрат по заказам, этапам работ и подразделениям-исполнителям. Фактические затраты по заказам могут быть рассчи­таны на основе бухгалтерских данных или на основе данных управленческого учета.

Учет трудоемкости собственных работ:

• Возможность расчета смет затрат по заказам исходя из запланированной трудоемкости работ подразделений-исполнителей.
• Формирование фондов оплаты труда подразделений-исполнителей работ за месяц на основе смет заказов.
• Формирование тематических табелей подразделений по оплате труда работни­ков за выполненные работы по заказам. В тематическом табеле подразделения за отчетный месяц по каждому работнику показывается его затраченная трудоемкость и оплата труда в разрезе заказов, этапов заказов и видов оплат. Проверенные и утвер­жденные тематические табели передаются в модуль расчета заработной платы пер­сонала.
• Возможность распределения трудозатрат работников с одних заказов на другие путем формирования актов переноса трудозатрат.

Анализ деятельности предприятия: 

• Формирование аналитических отчетных форм, позволяющих анализировать результаты договорной деятельности предприятия за текущий и прошлые годы. Результаты деятельности группируются по заказам, ведущим подразделениям, подразделениям-исполнителям, кварталам года, собственным работам, работам контрагентов. Выделяется сметная, заактированная, подписанная и оплаченная заказчиками стоимость работ.

Галактика НИОКР: особенности и преимущества

Решение Галактика НИОКР позволяет вести единую базу данных предприятия по заказам и договорам. В карточке заказа видны все документы, когда-либо созданные или зарегистрированные в системе в процессе работы с заказом: договора, дополни­тельные соглашения, акты, накладные, счета на оплату, платежные поручения, акты взаимозачета, счета-фактуры. Что позволяет легко контролировать состояние работ по заказу.

Автоматизируются рутинные операции управленческого персонала по подготовке и обработке документов. Система обеспечивает программное формирование одних документов на основании других. Например, поддерживается автоматизированное формирование следующей цепочки документов с наследованием данных: заказ -договор с заказчиком - календарный план договора - акты сдачи-приемки работ -счета заказчику на оплату работ - платежные требования. 

Система поддерживает различные средства контроля исполнения заказов:

• контроль актирования работ заказчику в зависимости от подписания актов контрагентов;
• контроль расчетов с контрагентами в зависимости от поступления платежей от заказчиков;
• контроль полноты оплат заказчиков за выполненные работы;
• хранение истории изменения статусов договоров и причин изменения;
• хранение данных о пользователях, выполнявших модификацию документов.

Обеспечивается управление правами доступа должностных лиц к документам систе­мы, регулирование прав пользователей на создание, утверждение и просмотр доку­ментов. Например, руководитель темы имеет доступ только к своим заказам, руково­дитель подразделения имеет доступ на просмотр заказов своего подразделения, но не может их редактировать. Запрещается редактирование и удаление документов, переведенных в статус исполняемых. 

Галактика НИОКР: выгоды использования

• Специальное решение Галактика НИОКР позволяет организовать на предприятии эффективную систему управления договорной деятельностью за счет:
• Повышения скорости и качества планирования заказов и договоров.
• Оперативного контроля за состоянием исполнения заказов. Состояние актирования работ и расчетов с заказчиками и контрагентами может анализироваться ежедневно по всем текущим заказам предприятия. 
• Повышения ответственности управленческого персонала за качество и оперативность обработки информации. Система позволяет фиксировать все действия пользователей по вводу и изменению информации в базе данных.
• Снижения трудоемкости подготовки и обработки документов, исключения дублирования ввода данных.
• Повышения качества и оперативности анализа результатов деятельности предприятия.