DIRECTUM. Финансовый архив. Хранение финансово-хозяйственных документов

Финансовый архив

Средняя российская компания ежемесячно обрабатывает тысячи финансово-хозяйственных документов: накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ и пр. Поскольку объемы документации постоянно растут, повышается необходимость их оперативной обработки: своевременного согласования, подписи и отправки контрагентам.

Решение «Финансовый архив» обеспечивает надежное хранение, быстрый и удобный поиск электронных и бумажных первичных учетных документов, а также предоставляет средства для подготовки документов к передаче в контролирующие органы.

Ведение финансового архива

Документы заносятся в финансовый архив DIRECTUM одним из способов:

• формализованные первичные учетные документы (товарные накладные, счета-фактуры, универсальные передаточные документы) экспортируются из учетной системы или поступают через сервисы обмена, например, Synerdocs или Диадок;
• неформализованные документы (договоры, акты) аналогично поступают через сервисы обмена или сразу создаются в DIRECTUM;
• бумажные документы заносятся в систему со сканера.

Для обеспечения доступа к финансовому архиву можно разграничить права пользователей по обслуживаемым контрагентам, видам документов, периоду или договору. При этом доступ к архиву постоянен и не зависит от доступности интернет-связи.

При организации общего центра обслуживания в архиве могут храниться документы и основного подразделения организации, и филиалов, и удаленных подразделений.

Формализованные первичные учетные документы представляют собой XML-файл со структурированной информацией, которую сложно читать. Решение позволяет согласующим и утверждающим просматривать содержимое данных документов в печатном виде.

Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью, бумажные документы распечатываются и подписываются вручную.

Для массовой обработки документов можно использовать папки с дополнительными колонками и действиями. Например, утверждающему достаточно отсортировать или отфильтровать список и выбрать действие для подписания. В результате все отобранные документы будут подписаны.

Для подписания электронных первичных учетных документов руководителям доступно мобильное приложение DIRECTUM Jazz или Solo.

Интеграция с 1С

Решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» дополняет функциональность модуля «Финансовый архив», интегрируя его с 1С:Предприятие.

Решаемые задачи

Решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» позволяет:

• выгружать исходящие первичные учетные документы в DIRECTUM прямо из 1С для последующего согласования внутри организации;
• заносить информацию о входящих первичных учетных документах из DIRECTUM в 1С;
• открывать карточки документов 1С из системы DIRECTUM.

Описание работы решения

Исходящие первичные учетные документы, которые были сформированные в 1С, выгружаются в DIRECTUM в один клик.

При этом сохраняется связь документов: документ DIRECTUM можно открыть из учетной системы, а документ учетной системы – из карточки документа DIRECTUM.

Затем документ отправляется на согласование и подписание внутри организации по типовому маршруту модуля «Финансовый архив». Если документы по одной хозяйственной операции экспортировались раздельно, ответственный сотрудник формирует из них комплект, например, связывает счет-фактуру с накладной.

Если входящий первичный учетный документ поступил от контрагента, бухгалтер заносит его в 1С после внутреннего согласования и подписания.

Бизнес-эффект

Решение «Финансовый архив: интеграция с 1С» позволяет:

• снизить затраты бухгалтерии на синхронизацию информации между учетной системой и DIRECTUM и занесение входящих документов;
• сделать работу с объектами обеих систем более удобной и прозрачной, способствуя построению единого финансового архива компании.

Обмен финансово-хозяйственными документами с контрагентами

Отправка документов

После утверждения электронные документы автоматически отправляются контрагентам через сервисы обмена. Бумажные документы ответственный сотрудник отправляет по почте или другим способом. По итогам рассмотрения документов контрагентами ответственный получает уведомление о подписании или отказе в подписании.

Получение и рассмотрение документов

Полученные от контрагента через системы обмена документы поступают ответственному сотруднику на обработку. Он отправляет их на согласование или при наличии полномочий рассматривает и подписывает сам. На входящие бумажные документы наносится штрих-код, и они заносятся в финансовый архив с помощью сканера.

Утверждающий проверяет состав документов на соответствие заявленному в поставке и подписывает их. Бумажные документы предварительно распечатываются, подписываются «живой подписью» и архивируются в новую версию документа. После подписания финансово-хозяйственных документов контрагенту отправляется ответ о подписании или об отказе, по счетам-фактурам отправляется уведомление об уточнении.

Подготовка к аудиторским и налоговым проверкам

С помощью финансового архива можно быстро найти и выгрузить большой объем первичных учетных документов в нужном формате для предоставления в контролирующие органы, например, в налоговую инспекцию.

А благодаря специальному отчету можно отслеживать процесс выгрузки документов или отменить его.

>Сформированные комплекты документов отправляются в электронном виде через сервис отправки налоговой отчетности в ФНС. Таким образом сокращаются временные и трудозатраты на подготовку к проверкам.

Поиск документов

Для сверки документами с контрагентами удобно использовать поиск по архиву. Для этого достаточно указать вид и тип карточки документа, дату, контрагента или другие параметры:

Финансовый архив в веб-клиенте

В веб-клиенте поддерживаются основные возможности, доступные в десктоп-клиенте:

• Создание первичного учетного документа из локального файла.
• Отправка документов на согласование с учетом настройки.
• Согласование первичных документов.
• Автоматическое подписание документов при выполнении задания.
• Полнофункциональная обложка.
• Экспорт и печать первичных документов.
• Формирование отчетов.